Ferramentas de Produtividade vs. Produtividade Os Últimos Realmente Funcionam?

Quando eu estava estudando, tudo que eu precisava era de um bloco de anotações e uma caneta para acompanhar todas as minhas tarefas. Este método foi válido e confiável ... até o intervalo da escola. Minhas anotações têm a tendência de aumentar as pernas e fazer MIA em mim e, quando eu estava na universidade, blocos de notas eletrônicos e calendários online tornaram-se minhas escolhas preferidas. Laptops e PCs eram visivelmente mais difíceis de serem perdidos do que os rabiscos de seus planos de fim de semana baseados em celulose.

Então veio o período 'nós temos um aplicativo para aquele' - e todo o inferno se soltou. Este período deu origem a toneladas de aplicativos que entregam uma ou duas tarefas principais para o usuário. Agora eles podem ter muitos nomes, mas um dos mais populares é "ferramentas de produtividade". UMA ferramenta para te fazer mais produtivo? O que há para odiar, certo? Aparentemente, muito.

É o cantor, não a rima

Honestamente, as ferramentas tecnológicas só podem fazer muito. Ninguém imediatamente se torna um Master Chef só porque eles têm facas chef de renome. Por exemplo, os corretores ortográficos podem ajudar a minimizar erros de ortografia, mas eles não fazem você escrever melhor durante a noite. Os sistemas de sincronização garantem a obtenção dos arquivos de que você precisa em qualquer lugar, a qualquer momento, mas você ainda terá que acompanhar todas as diferentes versões de documentos que possui. E você precisa começar seu rastreador de tempo antes de começar a trabalhar, caso contrário, nada será rastreado.

A eficácia dessas ferramentas começa com o usuário. Se você não é nem um pouco produtivo no que faz, não espere que as ferramentas funcionem milagres para você, porque não é para isso que elas são feitas..

A armadilha das listas de tarefas

Eu adoro listas de tarefas. Eles são incríveis. Eu anoto tudo, nunca esqueço nada, qualquer evento ou recado nunca mais. Eu me tornei a rainha da produtividade. Então eu notei três quedas de ser muito produtivo para o seu próprio bem.

O elefante na sala

Um, é esperado que você se lembre tudo: seus colegas pedem que você confirme as coisas para eles; seu chefe te repreende quando você perde um prazo (já que é impossível que você esqueça a data); e esquecer o aniversário de sua mãe lançaria uma guerra nuclear em sua próxima reunião de família (desculpe, mãe).

Você não tem mais permissão para esquecer de nada. Agora isso é um pensamento assustador.

História interminável

Dois, você está constantemente priorizando seus recados toda vez que adiciona algo novo à lista. 'Conseguir o leite' pode demorar até uma semana para sair, porque você continua colocando tudo mais à frente, à medida que eles chegam. E sua mente terá a tendência de esquecer as coisas que você esqueceu de adicionar à sua lista..

Você será programado para ser totalmente dependente dessa lista. O efeito? Eu apaguei acidentalmente uma lista - que não foi salva em backup - uma vez no meio de um período super ocupado. Foi o caos. Caos total.

Quem está trabalhando para quem?

Três, você acabará listando, atualizando, riscando e excluindo seu planejador / organizador / aplicativo / ferramenta mesmo quando estiver preso no trânsito, esperando por um cliente, sentado no ponto de ônibus ou quando o telefone estiver no modo avião. Se você acha que isso é normal e um comportamento aceitável para os padrões de hoje, eu pergunto: você está sendo mais produtivo ou fazendo mais trabalho??

Eles não são a mesma coisa. Lembre-se que o conceito por trás das ferramentas de produtividade é que as ferramentas devem fazer Mais para que você possa fazer Menos. Se isso não ajuda você a ter mais tempo para si mesmo, então não deve ser chamado de ferramenta de produtividade.

O segredo para ser produtivo é ...

… Para gerenciar-se bem. Basta ter as ferramentas não é suficiente, você também precisa de autodisciplina, uma abordagem organizada para suas tarefas, a capacidade de usar bem seus recursos e saber quando deixar ir. Ah, e ficar de olho nos prazos e saber priorizar também são características importantes, mas elas podem ser ajudadas por essas ferramentas..

Lembrete gentil para sempre alocar algum tempo para si e para sua família (mesmo esses dois precisam ser separados). Os humanos são mais como células de bateria do que como máquinas. Não podemos trabalhar sem parar; precisamos desacelerar, descontrair, parar, recarregar e recomeçar.

Então, se trabalhar ou usar uma ferramenta tecnológica cheia de bugs, você está empurrando você sobre o limite de frustração, você é a única pessoa que pode colocar um sinal de parada e fazer uma pausa.

Ferramentas do meu comércio

Nem todas as ferramentas de produtividade são boas para todos. É a principal razão pela qual o seu colega pode gostar de um programa de sincronização, mas você gosta de outro. É também por isso que existem centenas de listas de ferramentas de produtividade que não têm semelhanças comuns. É um universo livre; você pode usar qualquer ferramenta que "sincronize" com você, por assim dizer.

Mais importante ainda, a seleção de ferramentas de produtividade é uma questão de preferência pessoal; é como quando você estava escolhendo aquele acessório que combina com seu traje de Halloween. Você sabe quando algo está funcionando para você e quando não está. Não deixe que ninguém o pressione a pensar que você deve ou pode usar apenas uma ferramenta ou aplicativo específico.

Conclusão

Quanto a mim, depois de deixar meu emprego para trabalhar como freelancer, malabarismo, uma criança carente e levar meus mestres para o lado, percebi que precisava de toda a ajuda que conseguisse. Minha ferramenta de produtividade favorita? A boa e velha caneta e papel - um caderno de bolso para ser exato. Eu não tenho que cobrar isso ou temer que o suco acabe; Eu posso fazer cópias dos meus lembretes, colocá-los na geladeira, prendê-lo em um quadro ou colocá-lo em um livro.

Minhas anotações são fáceis de compilar, escrever, corrigir e atualizar, e eu não preciso de um tutorial para usá-lo corretamente. Além disso, sempre que faço uma tarefa, colocar a nota na lixeira é sempre mais satisfatório do que clicar em "Concluído"..