Guia para Colaborações On-line Dicas Úteis, Ferramentas e Aplicativos
A arte da colaboração on-line foi lentamente ajustada ao longo de algumas décadas. Pode-se argumentar que a rede digital começou com a popularidade dos telefones celulares móveis. Mas a World Wide Web expandiu-se para criar um ponto de encontro onde as ideias podem evoluir para algo muito real e tangível. Trabalhar com uma equipe de qualquer tamanho exigirá algum comprometimento. E com as ferramentas e ideologias certas, é possível construir alguns dos maiores avanços tecnológicos do futuro.
Parece muito mais fácil fazer isso por escrito do que quando você precisa colocar suas ideias em movimento. Você precisa fazer com que todos pensem na mesma página e comuniquem suas ideias de maneira eficiente. Isso requer uma liderança forte e a plataforma certa para iniciar empreendimentos criativos. Neste artigo, quero compartilhar alguns de meus indicadores para que sua equipe colabore on-line.
Obtendo a equipe organizada
Ao longo de muita tentativa e erro, cheguei à conclusão de que a organização é a número um conselho que você deve seguir. Se você tirar alguma coisa deste artigo, deve ser como organizar sua equipe.
(Fonte da imagem: applec2400)
Cada projeto pode precisar de um estilo diferente de organização. Você deve ter um método limpo para compartilhar ideias e agrupar tópicos relacionados. E-mail é uma escolha óbvia, pois você pode configurar categorias e tags para discussões arquivadas. Mas não é tão bom para compartilhar em tempo real entre várias pessoas.
Fóruns Privados
Os aplicativos de bate-papo são outra solução, mas não tão bons em salvar conversas de texto antigas. Isso significa que é extremamente difícil organizar as informações ou até mesmo acessá-las em uma data posterior.
Eu acredito que um fórum de discussão privado pode ser o lugar perfeito para compartilhar essas idéias. Cada um dos membros de sua equipe pode criar novos tópicos e responder a comentários em tempo real. Não importa quem está online, já que todos os posts mais antigos são segmentados de forma linear. Você também pode agrupá-los em categorias e subcategorias na página inicial do fórum..
Geralmente, a maioria dos hosts da web será padronizada para um ambiente de servidor PHP / MySQL. Para soluções de código aberto, eu recomendo phpBB ou Simple Machines. Cada um tem seu próprio conjunto de modelos da Web que são perfeitos para pequenas colaborações de equipe. Ambos os scripts ainda estão em desenvolvimento ativo e não mostram sinais de parar tão cedo.
Delegando Tarefas
Outro grande obstáculo que sua equipe enfrentará é a organização de tarefas. Eles podem incluir tudo, desde marketing, desenvolvimento de conteúdo, design / gráficos e codificação do frontend ou backend de um site, além de considerar outras tarefas importantes que você precisa realizar.
No que diz respeito ao gerenciamento de tarefas, existem soluções pagas mais do que suficientes a serem consideradas. O Flow é um sistema de gerenciamento de tarefas criado para equipes pequenas e grandes. As tarefas podem ser agrupadas em um formato de lista ou exibidas em um calendário mensal. Além disso, você pode organizar tarefas em categorias e tags e anexá-las a um usuário específico. A empresa até desenvolveu aplicativos Flow para dispositivos iPhone e Android. Infelizmente, seu sistema de gerenciamento custará até US $ 100 / ano e isso não é confiável para muitas pequenas empresas.
(Fonte da imagem: Dhaval Motghare)
Para uma solução gratuita, recomendo o Wunderlist. Este deve ser um dos melhores sistemas de gerenciamento de tarefas grátis que você pode encontrar online. Seu aplicativo da web é muito intuitivo e permite que você compartilhe com outros amigos em sua rede. Isso significa que você pode criar um espaço de trabalho do projeto e todas as novas tarefas que você criar serão sincronizadas automaticamente em suas contas! Wunderlist suporta Mac OSX e Windows, além de aplicativos móveis para iPhone, iPad e Android.
Armazenamento na núvem
Armazenar seus arquivos na nuvem quase se tornou uma solução moderna necessária para armazenamento de arquivos e compartilhamento de arquivos. Há tantos aplicativos que você pode encontrar que oferecem armazenamento baseado em nuvem para todos os arquivos de projeto de sua equipe.
O objetivo é configurar uma única área onde todos possam acessar arquivos importantes a qualquer hora do dia. Isso é essencial se você estiver trabalhando com pessoas de diferentes partes do mundo e vivendo em fusos horários completamente diferentes. Seria difícil ficar sempre em sincronia um com o outro. Mas o armazenamento em nuvem mudou drasticamente a situação para melhor.
CloudApp é provavelmente a primeira ideia que me vem à mente. Suas contas pro são muito razoáveis e você quase não tem limites sobre o número total de arquivos que você pode enviar. Os usuários gratuitos nunca verão sua conta expirar, portanto, todos os seus arquivos serão armazenados com segurança no CloudApp pelo tempo que for necessário.
Outra solução é o Droplr, que é um aplicativo mais novo na cena do Cloud Hosting. Eles também têm software criado para sistemas operacionais Windows e Mac, o que significa que você pode ignorar totalmente a interface da web. A única diferença entre esses dois aplicativos é o design da interface do usuário e os gráficos de preços. Dê uma olhada nos dois e veja se você prefere um ao outro.
Google Web Apps
Ao discutir a colaboração na nuvem, não podemos esquecer o Google. Seus produtos pioneiros ultrapassaram os limites no campo da tecnologia da Internet e colocaram ferramentas gratuitas nas mãos dos empreendedores. Meu exemplo favorito é o Google Docs, onde você pode criar um número ilimitado de documentos do Word, planilhas e apresentações. Tudo o que você precisa é de uma Conta do Google e sua imensa rede de farms de servidores manterá seus arquivos armazenados com segurança.
A melhor parte é o seu sistema de compartilhamento exclusivo e interface fácil de usar. Uma vez dentro de um documento, você pode editar as configurações de privacidade clicando no “Compartilhar” botão no canto superior direito. Isto irá mostrar opções onde você pode abrir o documento para o público ou limitar a um número selecionado de pessoas. Eles são gerenciados por endereços de e-mail, por isso, mesmo que os membros de sua equipe não tenham uma Conta do Google, eles ainda poderão fazer login e editar o conteúdo.
Trabalhando no celular
Nem todo mundo fez a transição de plataformas de desktop para plataformas móveis. Concedido há ainda uma grande necessidade de usar computadores desktop que oferece muito espaço na tela, para não mencionar o suporte para milhares de aplicativos. Mas os telefones móveis com iOS ou Android estão rapidamente se tornando a norma na cultura popular.
Estamos até mesmo percebendo jovens que baixam novos aplicativos em seu iPhone ou iPod Touch. É difícil ignorar o mercado de dispositivos móveis quando se trata de colaborações on-line. Existem tantos produtos disponíveis, mas apenas os mais notórios conseguiram lançar aplicativos para dispositivos móveis.
Dois grandes exemplos incluem o Basecamp by 37signals e o Socialcast. Basecamp é mais uma ferramenta de colaboração tradicional, onde você pode criar espaços de trabalho do projeto e delegar tarefas para diferentes usuários. Isso é perfeito para equipes de projeto menores que fazem um pequeno lucro com seu trabalho. O Socialcast, por outro lado, é um produto muito mais profundo. Eles oferecem um plano gratuito que é ótimo para testar o site. Se você der uma olhada na página de informações do produto, verá todos os pequenos detalhes inseridos neste produto. Seu suporte móvel é impecável e permite que você acesse até mesmo os recursos mais notáveis. Alguns deles incluem dados de análise de tráfego da Web, atribuições de tarefas, e-mail do Outlook e até mesmo widgets de microblog (atualizações de status, comentários, perguntas etc.).
Mais Web Apps Populares
Juntamente com o acima, eu montei uma pequena coleção de aplicativos web muito populares para colaboração online. Sincronizar tarefas e construir um novo projeto nunca foi tão fácil com essas poderosas ferramentas.
Eu recomendo que você experimente cada produto apenas para ver como ele funciona para você. Se algum aplicativo parecer desajeitado ou inútil, não tenha medo de soltá-lo e passar para o próximo. Seu tempo não é algo para ser desperdiçado, e quando você encontrar o aplicativo certo, você saberá!
Dropbox
Esta é outra startup muito legal que ainda tem que me decepcionar. Profissionais da indústria de tecnologia sabem que o boca a boca é uma grande peça para o marketing. E o Dropbox provou ser incrível com essa técnica ao expandir os limites de upload de usuários por meio de referências de afiliados.
O site principal tem links onde você pode baixar o software para Mac, Windows, Linux ou até mesmo dispositivos móveis. Sua equipe é incrível e o aplicativo realmente faz “simplifique sua vida”. O plano básico gratuito limita seu armazenamento de upload a 2 GB, mas contas e equipes profissionais podem aumentar para 1 terabyte ou mais!
Wunderkit
O Wunderkit pode ser a minha escolha favorita dentre todas as ferramentas de colaboração online da web. Isso é desenvolvido pelas mesmas pessoas que fizeram o Wunderlist, exceto com muito mais recursos. O aplicativo tem uma conexão social onde cada usuário tem seu próprio perfil de rede. Isso exibe os espaços de trabalho, as tarefas, a foto do usuário, a biografia e outras informações pessoais do projeto atual. Mas a melhor parte é que o Wunderkit permite que você segmente o público e espaços de trabalho privados.
Isso torna super fácil colaborar com muitas pessoas diferentes em um único aplicativo. E, melhor ainda, eles têm suporte para aplicativos nas lojas de aplicativos OSX e iOS.
Sync.in
Este é um aplicativo pequeno, porém notável, que aparece como uma ferramenta de colaboração on-line. O Snyc.in criará notas públicas que são definidas por IDs de chave exclusivos. Você pode adicionar qualquer texto, como URLs de link, marcadores, marcação HTML - na verdade, qualquer forma de entrada de texto.
Em seguida, copiando o URL da nota, você pode compartilhar o mesmo texto com todos os parceiros da sua equipe. Eles têm a opção de editar o que você já criou ou até mesmo adicionar suas próprias notas ao mix. E você pode definir configurações onde as edições de cada autor serão destacadas com uma cor diferente e categorizadas com um carimbo de data / hora.
É certo que o aplicativo não é tão útil para arquivar suas edições anteriores. Mas se você precisar de um arquivo de texto baseado em nuvem ao vivo para compartilhar notas simples, então o Sync.in é perfeito.
Projetos Zoho
O Zoho é muito parecido com o Basecamp, exceto que sua versão gratuita é estendida para sempre. Qualquer conta gratuita é limitada a um espaço de trabalho do projeto com um número ilimitado de usuários. Você também está limitado em uploads de arquivos, mas os wikis e outras ferramentas são excelentes.
Se você nunca ouviu falar de Zoho Projects antes eu recomendo fazer o tour rapidamente. Isso inclui algumas capturas de tela para se familiarizar com o painel de administração e muitas das funções subjacentes. Seu preço pode ficar muito caro em comparação com as outras opções que eu forneci. Mas se você pode gerenciar com uma conta gratuita, o Zoho oferece uma ótima solução como um espaço de trabalho de projeto temporário.
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Conclusão
Networking e colaboração é sempre uma área cinzenta para novos colegas de equipe. Pode ser difícil definir quem são os líderes do projeto e quais são as tarefas atribuídas a cada membro. Felizmente, temos acesso a muitos aplicativos espalhados por este post para facilitar o processo.
Espero que este guia tenha esclarecido alguns dos mecanismos internos necessários para trabalhar on-line. Qualquer equipe precisará estar confortável compartilhando idéias e tendo respeito um pelo outro. Os tipos criativos adoram construir coisas novas - estão em nossa natureza. E a única coisa melhor do que construir idéias criativas é construí-las com outras pessoas ao seu lado.
