Um guia para etapas rápidas no Microsoft Outlook

O Outlook inclui um recurso de Etapas Rápidas que permite aplicar várias ações a uma mensagem com um clique. O Outlook inclui várias Etapas Rápidas padrão, mas você também pode criar suas próprias (e excluir as padrão, se não precisar delas). Se você executar regularmente o mesmo conjunto de ações, criar uma Quick Step e atribuir uma tecla de atalho poderá economizar muito tempo. Veja como eles funcionam.

Os QuickSteps padrão

Você pode encontrar as etapas rápidas na guia "Página inicial" do Outlook. Quando você começa, você verá os passos rápidos padrão lá. Você pode clicar em qualquer um deles para aplicar as ações incluídas a uma mensagem selecionada.

As etapas rápidas padrão incluem:

1. Mover para ?: Abre uma janela para você selecionar uma pasta para a qual deseja mover a mensagem.
2. Para o gerente: Cria uma cópia encaminhada da mensagem atualmente selecionada com o endereço do seu gerente.
3. E-mail da equipe: Cria uma mensagem em branco endereçada aos membros de sua equipe. (Se o seu email for gerenciado pelo seu empregador, dependendo do modo como os administradores do Exchange configuraram sua caixa de correio, o Outlook talvez já saiba quem são os membros do seu gerente e da equipe. Caso contrário, você precisará preenchê-los na primeira vez que usar esses emails. passos rápidos.)
4. Feito: Marca a mensagem como lida e concluída e a envia para uma pasta especificada. Na primeira vez que você usar este, você terá que especificar a pasta, mas a partir de então o Outlook lembrará sua escolha e a enviará para essa pasta sempre que você usar o Quick Step.
5. Repetição e Apagar: Abre uma resposta para a mensagem atualmente selecionada e, em seguida, exclui a mensagem atualmente selecionada depois que você envia a resposta.

O Outlook exibe apenas as etapas rápidas disponíveis. Se você não selecionou uma mensagem, por exemplo, somente a etapa rápida "Email de equipe" é exibida porque os outros padrões funcionam em uma mensagem existente.

Como criar um passo rápido

Para adicionar uma nova etapa rápida, clique na opção "Criar nova" na caixa Etapas rápidas.

Isso abre uma nova janela onde você pode nomear sua etapa rápida e escolher as ações que deseja executar.

Quando você clica no menu suspenso "Escolher uma ação", recebe uma lista de ações possíveis, cada uma das quais pode oferecer opções adicionais para selecionar.

Vamos adicionar duas ações: uma para mover a mensagem para uma pasta e outra para marcá-la como lida.

Selecione a ação “Mover para pasta” e escolha a pasta para a qual você deseja que as mensagens sejam movidas.

Em seguida, clique em "Adicionar ação" para adicionar uma segunda ação.

Selecione "Marcar como lida" no menu suspenso.

Opcionalmente, você pode escolher uma das teclas de atalho internas e adicionar algum texto a ser exibido quando passar o mouse sobre a Etapa Rápida com o ponteiro (uma breve descrição que lembra as ações que a Etapa Rápida executa é útil).

Clique em "Concluir" e sua nova Etapa Rápida aparecerá na caixa Etapas Rápidas no Outlook. Se você passar o mouse sobre a etapa rápida, verá a tecla de atalho escolhida e qualquer texto de dica de ferramenta digitado.

Agora tudo que você precisa fazer é selecionar suas mensagens e clicar no novo QuickStep (ou acertar o combo de teclas de atalho) para aplicar suas ações..

Como editar ou excluir um QuickStep

Se você quiser editar ou excluir uma etapa rápida, clique na pequena seta na parte inferior direita do grupo Etapas rápidas na faixa de opções.

Isso abre a janela "Gerenciar etapas rápidas".

Aqui você tem a opção de editar, duplicar (o que cria uma cópia exata do Quick Step selecionado, se você quiser um similar, mas com uma pequena variação), ou excluir um Quick Step.

Você também pode alterar a ordem na qual suas etapas rápidas aparecem na faixa de opções ou criar uma nova etapa rápida.

Por fim, há a opção de "Redefinir para os padrões".

A seleção da opção “Redefinir para padrões” exclui todas as etapas rápidas que você criou e recria quaisquer etapas rápidas padrão que você possa ter excluído. Também remove todas as alterações feitas nas etapas rápidas padrão. Como você não pode desfazer essa ação, será exibido um aviso. Clique em "Sim" para fazer a reposição.

Você também pode ignorar a janela "Gerenciar etapas rápidas" para ações individuais da Etapa rápida clicando com o botão direito do mouse em uma etapa rápida na faixa de opções. Isso traz um menu de contexto onde você pode editar, duplicar ou excluir o Quick Step.

E isso é etapas rápidas. Nós não passamos por todas as ações possíveis que você pode adicionar a um Quick Step, porque há toneladas deles e é uma interface bastante intuitiva, uma vez que você saiba como funciona. Se você quiser tornar sua experiência do Outlook mais eficiente e menos demorada, as etapas rápidas são um ótimo lugar para começar.