Principiante Como manter, arquivar e fazer backup de seus dados no Outlook 2013

Hoje, estamos cobrindo as coisas "chatas" do Outlook. Manutenção e segurança, como, por exemplo, manter e proteger seu arquivo de dados do Outlook 2013 - cheio de todos os seus dados importantes - fazendo o backup e arquivando-o.

Até agora, se você estiver usando o Outlook para compor e enviar e-mails, e tiver tempo para importar seus contatos de G-mail para o seu catálogo de endereços, ou o fato de estar usando um Outlook livro de endereços, significa que você tem muitos dados que precisam ser protegidos.

Da mesma forma, você provavelmente também gastou muito tempo e trabalho criando suas agendas, adicionando tarefas e listas de tarefas, e talvez até tenha um monte de anotações que deseja salvar.

Tudo isso se resume a garantir que você, pelo menos, faça backup ocasionalmente de seu arquivo de dados porque, como qualquer um de nós pode atestar, é muito frustrante e deprimente perder todos os seus dados e ter que começar tudo de novo.

Painel de Controle de Correio

Para começar, vamos dar uma rápida olhada no painel de controle do Mail no Windows.

Como a imagem mostra, você tem acesso a três áreas principais da sua configuração do Outlook. Dito isto, clicar nos botões “E-mail Accounts…” ou “Data Files…” abrirá a mesma janela, em suas guias correspondentes.

Na captura de tela a seguir, vemos a guia E-mail, que permite realizar ações nas suas contas de e-mail, como repará-las ou alterá-las. Você também pode ver onde os dados são armazenados para cada conta.

Se você quiser afetar esses arquivos de dados diretamente, será necessário clicar na guia "Arquivos de dados". Há algumas coisas úteis que você pode fazer aqui.

Por exemplo, você pode clicar no botão “Open File Location” para ver onde seus arquivos de dados estão localizados. Isso é útil, porque você vai querer saber onde eles estão, caso você precise escaneá-los e repará-los (discutidos na próxima seção)..

Há outro recurso interessante que você pode usar na janela Configurações da conta. Se o (s) seu (s) arquivo (s) de dados ficou enorme e está ocupando muito espaço em disco (algumas pessoas coletam gigabytes com gigabytes de e-mail antigo), então você pode compactá-lo.

Clique no botão “Configurações” na guia Arquivos de dados e clique em “Compact Now” para reduzir o tamanho do arquivo de dados do Outlook.

O painel de controle Email é uma maneira confiável de manter seus arquivos de dados e perfis, mas não é o único caminho, e o aplicativo Outlook também permite que você administre suas caixas de correio. Mostraremos esses controles logo após demonstrarmos como reparar seus arquivos de dados.

Executando a Ferramenta de Manutenção PST

Se você não tivesse notado até agora, os dados do Outlook são armazenados em um arquivo .PST ou .OST e, na maioria das vezes, não há nada de errado com isso..

Infelizmente, às vezes seus dados ficam corrompidos, o que não é o mesmo que dizer que está ruim ou irremediavelmente além da recuperação, você só precisa executar a ferramenta de reparo da caixa de entrada. A ferramenta Reparo da Caixa de Entrada ou “ScanPST” varrerá e consertará seu arquivo de pastas pessoais, validando e corrigindo quaisquer erros enquanto faz um backup do seu arquivo corrupto .PST ou .OST, para o caso de algo dar errado durante a recuperação.

A ferramenta ScanPST pode ser encontrada na pasta de instalação do Outlook, geralmente em C: \ Arquivos de Programas \ Microsoft Office \ Office15. Ao localizá-lo, clique duas vezes no utilitário ScanPST para iniciá-lo.

A primeira coisa que você precisa fazer é procurar onde seus arquivos .PST ou .OST estão localizados. Na captura de tela a seguir, você vê onde eles estão localizados em nosso computador. Nós escolhemos um e clique em "Abrir".

Se a ferramenta ScanPST encontrar algum erro, ela informará você e oferecerá o reparo. Clique no botão apropriadamente intitulado para iniciar o referido reparo.

Uma vez terminada, a ferramenta ScanPST permitirá que você saiba que seu arquivo do Outlook foi reparado com sucesso.

Você pode fechar a ferramenta ou repetir o processo em qualquer outro arquivo de dados conforme necessário.

Arquivando Automaticamente Seus Dados

Vamos acabar com algumas informações importantes sobre como melhor arquivar e fazer backup de seus dados. A primeira coisa que queremos discutir são suas opções de AutoArquivar. Para começar, clique na guia "Arquivo" na faixa de opções para ver a seguinte tela.

Observe imediatamente que você pode escolher a qual conta deseja participar (se aplicável) clicando no menu suspenso localizado acima do botão Adicionar conta..

Vamos clicar no botão “Cleanup Tools” e depois selecionar “Mailbox Cleanup” nas opções. Abaixo estão as opções que você verá. Tudo aqui é dedicado a cortar a gordura da sua caixa de entrada e arquivar mensagens antigas.

Clicar no botão “AutoArquivar” significa que o Outlook irá auto-arquivar todas as pastas de correio que tenham sido configuradas como tal. Para definir suas opções de autoarquivo, você precisa clicar com o botão direito do mouse em uma pasta de e-mail e selecionar a guia "AutoArquivar"..

Aqui vemos uma janela de propriedades de pasta de correio típica. A guia AutoArquivar permitirá que você ajuste como a pasta é arquivada automaticamente. Observe que, nesta captura de tela, temos a pasta configurada para AutoArquivar por sua própria programação e ações.

Você também pode atribuir a pasta para autoarquivar de acordo com as configurações gerais de autoarquivamento padrão do Outlook. Se você definir a pasta para as configurações padrão e clicar em “Default Archive Settings…”, você verá a seguinte caixa de diálogo (porque elas são “default”, quaisquer alterações que você definir aqui serão aplicadas a todas as pastas configuradas para autoarchive padrão).

Não se esqueça, você também pode encontrar essas configurações abrindo as Opções e clicando no cabeçalho "Avançado".

Vamos seguir em frente para arquivar manualmente seus dados.

Arquivando seus dados manualmente

Simplesmente, se você não quiser usar o autoarquivar ou desejar facilitar um procedimento de arquivamento por conta própria, retorne às Ferramentas de limpeza encontradas na tela Informações da conta e clique em e escolha "Arquivar" para abrir a seguinte caixa de diálogo.

Fácil o suficiente, você simplesmente deseja escolher a pasta que deseja arquivar, selecionar a data para seus itens de arquivamento e, em seguida, escolher uma pasta para onde deseja que seu arquivo seja salvo. É isso aí, você está feito!

Fazendo backup e restaurando o arquivo de dados do Outlook

Fazer backup dos arquivos de dados do Outlook é tão fácil quanto copiar seus arquivos .OST ou .PST para outro disco rígido, servidor em nuvem, pen drive ou outro meio de armazenamento. Você lembra como localizar seus arquivos de dados?

Abra o painel de controle do Mail e clique no botão “Data Files”. Clique em "Abrir localização de arquivos ..." e você pode fazer backup de seus arquivos de dados.

Em uma nota lateral, você pode realocar permanentemente seus arquivos de dados para um local de nuvem, como uma pasta do OneDrive ou do Dropbox, garantindo assim que os dados do Outlook sejam sempre submetidos a backup técnico.

Para restaurar o arquivo de dados de backup, vamos voltar para a guia Arquivo e selecionar "Abrir arquivo de dados do Outlook".

Na captura de tela a seguir, o File Explorer abre automaticamente para nossos arquivos, mas obviamente você pode navegar para onde quer que seus arquivos de dados estejam localizados.

Selecione o arquivo desejado e clique em "Abrir" para acessar os dados salvos no arquivo. Depois de restaurado, você poderá navegar e visualizar itens como faria normalmente.

Se você não precisar mais acessar o arquivo de dados de backup, basta clicar com o botão direito do mouse na pasta mais alta e selecionar a opção de fechamento..

Fazer backup e restaurar arquivos de dados é, em grande parte, uma atividade manual, mas se você configurar suas pastas para autoarquivar com frequência e elas forem arquivadas em um local como uma pasta na nuvem, você terá um pouco de segurança lá.

A melhor maneira de garantir que você não perca nenhum dado, no entanto, é fazer um backup rotineiro dos seus arquivos de dados por atacado. Tem algo que você gostaria de adicionar? Por favor, deixe-nos saber em nosso fórum de discussão. Como sempre, aguardamos seu feedback.