Aumente sua produtividade de escrita de e-mail com o Microsoft Word Mail Merge

A mala direta do Microsoft Word é uma excelente ferramenta de produtividade. Saber como criar linhas de assunto e anexos personalizados que o recurso básico de mesclagem de e-mails do Word não suporta pode ser uma proteção de vida quando você precisa escrever e-mails em massa.

No artigo de hoje, você aprenderá como usar o Assistente de mala direta do Word 2010, escrever assuntos de email personalizados e configurar anexos diferentes para cada um dos destinatários do email.

Imagem por M! R

Criando uma lista de distribuição

A Mala Direta do Word nos poupa da tediosa tarefa de inserir o endereço de e-mail de cada destinatário manualmente, permitindo que importemos endereços de e-mail de contatos do Outlook, fontes de dados do Excel ou do Access ou arquivos de dados do Word..

O contato do Outlook é a melhor opção entre os três, e se você não o tiver usado, agora será um bom momento para atualizar seu catálogo de endereços do Outlook e mostraremos como fazer isso. Você pode pular a próxima seção e começar a escrever sua mala direta, se você já sabe como configurar o contato do Outlook, caso contrário as próximas duas seções lhe darão algumas noções básicas sobre como configurar seu contato do Outlook importando sua lista de contatos baseada na web.

Configurar o seu perfil de correio

A configuração do contato do Outlook começa com a criação de um perfil de e-mail que armazena o endereço de e-mail, a senha, as informações do servidor e links para outros dados, como mensagens de e-mail e endereços da sua conta..

Você pode criar alguns perfis, cada um adaptado para uma conta de e-mail específica.

Um nome de perfil adequado permite identificar a conta de email que você associa ao seu perfil de email.

Você tem a opção de configurar seu perfil de e-mail usando o endereço de e-mail que você recebeu do seu ISP ou sua própria conta de e-mail selecionando a terceira opção.

Selecione "E-mail da Internet" para usar um provedor de e-mail que forneça um serviço POP - por exemplo, o GMail.

Cada provedor de e-mail da Internet possui uma configuração POP diferente, certifique-se de ler o manual do usuário para saber sua configuração POP.

Parabéns! Se você vir esta tela, você configurou seu perfil de e-mail com sucesso. Agora, estamos prontos para configurar a pasta de contatos do nosso Outlook.

Preenchendo sua pasta de contatos

Você pode inserir sua lista de distribuição manualmente no Outlook ou importar outros catálogos de endereços baseados na Web, como o catálogo de endereços do GMail, Yahoo ou Hotmail. A maioria dos provedores de e-mail baseados na Web nos permite exportar nosso catálogo de endereços para uma fonte de dados compatível com o Outlook. Por exemplo, o Gmail nos dá a opção de exportar nossos contatos para um arquivo CSV compatível com o Outlook.

A função de importação do Outlook oferece suporte a vários tipos de arquivo: csv, vcard, RSS, iCalendar e muito mais, tornando-se uma ótima ferramenta para criar sua lista de distribuição de mala direta.

O arquivo CSV se enquadra na categoria "Outro programa ou arquivo" no Outlook.

Arquivo ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, arquivos PST, são alguns dos arquivos de programa que o Outlook suporta - para nós, escolhemos o tipo de arquivo Comma Separated Values (Windows).

Agora, localize o arquivo CSV que acabamos de exportar do catálogo de endereços do Gmail.

Fora de todas essas pastas, a pasta de contatos é a melhor opção para nossa finalidade de mala direta.

O Outlook precisa de alguns minutos para importar seu contato, dependendo do número de endereços de email que você está importando.

Devemos ser capazes de usar essa pasta de contatos, uma vez que o Outlook tenha terminado de importar todos os seus contatos, para a mala direta.

Assistente de mala direta

Comece com um documento em branco e abra a faixa de opções "Correspondências" para iniciar nossa mala direta.

O assistente é a melhor maneira de iniciantes começarem seu primeiro exercício de mala direta.

Selecionando Destinatários de Mensagens

O assistente nos pedirá para escolher o tipo de documento para nossa mala direta, mensagens de email é o tipo de documento apropriado para o exercício de mala direta de hoje.

Podemos começar a escrever nossa mensagem de e-mail a partir de um documento em branco, um modelo ou um documento existente.

Escolha nossa pasta de contatos do Outlook como nossa lista de distribuição de mala direta na etapa 3.

Temos a opção de usar qualquer um dos perfis de email que configuramos em nosso sistema.

Sua contagem de contatos deve ser maior que zero se o Outlook tiver importado seu endereço do Gmail com sucesso.

Escolha as pessoas que você deseja incluir em sua distribuição de e-mail marcando as caixas de seleção apropriadas.

Compondo a mensagem de email

Comece a escrever sua mensagem de e-mail e insira campos de mesclagem nos quais deseja colocar mensagens personalizadas, como título ou sobrenome, no local apropriado do documento..

Cada campo de mesclagem será colocado dentro de uma dupla divisa; eles serão substituídos pelas informações do seu cartão de contato quando você concluir o assistente de mala direta.

Visualize sua mensagem de e-mail para ver como o Word processa os campos de mesclagem clicando no link “Próximo: Visualizar suas mensagens de e-mail”.

Se estiver satisfeito com a pré-visualização, clique no link “Próximo: concluir a mesclagem” e o Word enviará o email mesclado para todos os destinatários com uma linha de assunto comum..

Personalizando sua linha de assunto

O assistente divide o processo de mala direta nessas etapas: escolhendo o tipo e o modelo de documento corretos, criando uma lista de distribuição, avaliando a visualização da mala direta e enviando emails para todos os destinatários.

Nesse ponto, você pode observar duas atividades comuns de gravação de email que o assistente não oferece suporte, escrever linhas de assunto personalizadas e configurar anexos diferentes. Temos que usar a macro para fazê-las na mala direta, de preferência antes de concluirmos o assistente.

Com sua carta aberta, pressione "Alt + F11" e clique duas vezes em "ThisDocument" na sua janela do Word, para abrir o editor de macros.

Cole este código de macro, escrito por um codificador de macros especializado hutchinsfairy, no painel em branco e salve-o.

Dim WithEvents wdapp como aplicativo Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD Como Boolean
Private Sub Document_Open () Definir wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 End Sub Private Sub Document_Close () Definir wdapp = Nothing End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (Documento ByVal Doc, Cancel As Boolean) Dim i As Integer Com ActiveDocument.MailMerge Se FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Outro .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Fim se i = .DataSource.DataFields.Count Do while i> 0 .MailSubject = Substituir (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop Fim com End Sub Privado Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc como documento, ByVal StartRecord como longo, ByVal EndRecord como longo, Cancelar como booleano) FIRST_RECORD = True End Sub Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (documento ByVal Doc, ByVal DocResult como documento) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub

Volte para o seu documento e clique no link “Next: complete the merge” para enviar seu email.

Clique no link "Correio eletrônico ..." para enviar sua mensagem.

Coloque os campos de mesclagem apropriados, envolvidos por uma divisa, na linha de assunto.

A macro analisará o campo de mesclagem eo substituirá pelo sobrenome do destinatário quando o Word enviar o documento por email.

Anexando Itens Diferentes ao Seu E-Mail

Até este ponto, aprendemos como usar o assistente de mala direta e como personalizar os campos de assunto - e para concluir o tutorial de hoje, mostraremos um suplemento de terceiros que nos permite anexar um arquivo diferente para cada e-mail.

Baixe o suplemento, descompacte-o e você verá que o suplemento vem como modelos do documento do Word. Use “CreateEMailData Word 2007 Ver02”, se você estiver usando o Word 2007 ou 2010, e “CreateEMailData Word 2003 Ver02”, se você estiver usando o Word 2003.

Copie o modelo de documento apropriado para a pasta “% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP”, onde “% appdata%” é a pasta de inicialização da Microsoft - no nosso caso, é “C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming”.

Reinicie o Word, depois de copiar o arquivo para a pasta de inicialização da Microsoft, e você deverá ver dois novos suplementos: Criar arquivo de dados e mesclar para email, no menu da faixa de opções “Mailing”.

Prepare um arquivo de dados com uma tabela de duas colunas - o endereço de e-mail do destinatário na coluna da esquerda e o caminho completo para o arquivo de anexo na coluna da direita e salve-o na mesma pasta do documento de mala direta como “MergeAttachmentsData”. Precisamos enfatizar que você deve salvar o arquivo como "MergeAttachmentsData", caso contrário, o suplemento não poderá encontrar o arquivo para procurar por anexos.

Volte para o documento de mala direta e divida os documentos em arquivos individuais.

Uma nova janela do documento do Word deve aparecer e clique no botão "Mesclar para enviar por e-mail". Basta clicar no botão 'Ok' na caixa de diálogo amarela, pois já preparamos o arquivo de dados.

Coloque um assunto adequado para o seu email, clique em OK e o Outlook enviará o seu email com o anexo que você especificar no arquivo de dados.

O Word, com seus muitos recursos úteis, é realmente uma ótima ferramenta de produtividade. Estamos ansiosos para escrever mais artigos do Word para nossos leitores. Enquanto isso, confira os outros artigos do Words em nosso site.

Esperamos que você tenha aprendido como usar a mala direta do Word a partir do artigo de hoje. Sinta-se à vontade para discutir outras dicas de mala direta com os outros leitores na seção de comentários..