Criar um documento mestre no Word 2010 a partir de vários documentos

Você cria documentos muito longos no Word? Se assim for, você provavelmente sabe que o Word nem sempre joga bem com eles. Geralmente, é mais inteligente dividir seus documentos longos em vários arquivos do Word.

Mas, então, como você garante que as páginas sejam numeradas corretamente e crie facilmente uma tabela de conteúdo e um índice para todo o documento? É aí que o recurso de documento mestre do Word pode ajudar. Ele permite que você combine vários arquivos do Word em um único arquivo do Word.

Um documento mestre é um arquivo do Word que contém links para um conjunto de outros arquivos do Word separados, chamados subdocumentos. O conteúdo dos subdocumentos não é inserido no documento mestre. O documento mestre contém apenas links para os subdocumentos. Isso permite que você edite os subdocumentos separadamente. Quaisquer alterações feitas nos subdocumentos são incorporadas no documento mestre automaticamente. Se houver várias pessoas trabalhando em um único documento, um documento mestre permite enviar diferentes partes do documento para diferentes pessoas para trabalhar.

Neste artigo, mostramos as noções básicas de criar um documento mestre e subdocumentos a partir do zero e criar um documento mestre a partir de subdocumentos existentes. Também mostramos como adicionar facilmente um índice ao início do documento mestre.

Criar um documento mestre do zero

Se você estiver iniciando um novo documento mestre sem subdocumentos existentes, poderá criar um a partir do zero. Para fazer isso, crie um novo documento do Word em branco e salve-o, indicando no nome do arquivo que ele é um documento mestre.

Depois de salvar seu arquivo de documento mestre, clique na guia Exibir e clique em Contorno na seção Visualizações de documento da guia.

Comece inserindo os títulos do documento em forma de tópicos, usando a lista suspensa de estilos de Nível e as setas verdes direita e esquerda na seção Ferramentas de Contorno da guia Esboço para alterar os níveis de seus títulos..

Depois de inserir todos os títulos desejados, clique em Mostrar documento na seção Documento mestre da guia Esboço..

Mais opções ficam disponíveis na seção Documento mestre da guia Esboço. Selecione o contorno inteiro no documento e clique em Criar.

Clicar em Criar inclui cada documento em sua própria caixa. Salve o arquivo de documento mestre novamente neste ponto.

Cada caixa no documento mestre se torna um arquivo separado, como mostrado abaixo. O nome do primeiro título em cada caixa no documento mestre é usado como o nome do arquivo para cada arquivo de subdocumento.

Para voltar para a visualização anterior, como Layout de Impressão, clique em Fechar Visualização de Contorno na seção Fechar na guia Esboço..

Para adicionar um índice ao seu documento mestre, coloque o cursor no início do documento e clique na guia Referências. Clique no botão suspenso Table of Contents na seção Table of Contents. Selecione uma das opções da Tabela Automática para inserir um índice gerado automaticamente no ponto de inserção.

Para ver as quebras de seção inseridas pelo Word quando você criou os subdocumentos, clique na guia Início e clique no botão de símbolo de parágrafo na seção Parágrafo.

O Word exibe as quebras de seção e quais tipos eles são.

Observação: quando você cria um documento mestre do zero, o Word insere uma quebra de seção contínua antes e depois de cada subdocumento criado. Isso significa que não há quebras de página no seu documento. Você pode alterar facilmente o tipo de cada quebra de seção.

A imagem a seguir mostra como seu documento fica no modo de estrutura de tópicos com os subdocumentos mostrando expandido.

Criar um documento mestre usando arquivos do Word existentes

Se você tiver alguns documentos existentes que deseja incluir em um documento mestre, poderá criar um novo arquivo de documento mestre e inserir os documentos existentes como subdocumentos. Para fazer isso, crie um novo documento do Word em branco e salve-o como mencionamos anteriormente ao criar um documento mestre a partir do zero.

Clique na guia Exibir e, em seguida, clique em Contorno na seção Visualizações de Documento. A guia Esboço fica disponível e ativa. Clique em Mostrar documento na seção Documento mestre para ativar opções adicionais. Para adicionar um subdocumento ao documento mestre, clique em Inserir.

Na caixa de diálogo Inserir subdocumento, navegue até o local dos documentos que você deseja inserir. Selecione o primeiro arquivo e clique em Abrir.

Observação: pode ser mais fácil se você armazenar seus arquivos de subdocumento no mesmo diretório que seu arquivo de documento mestre.

Se a seguinte caixa de diálogo for exibida, informando sobre um estilo existente no subdocumento e no documento mestre, clique no botão Sim para todos. Isso mantém todos os estilos no subdocumento consistentes com os estilos no documento mestre.

Repita as etapas para inserir subdocumentos para cada um dos documentos que você deseja incluir em seu documento mestre. Quando terminar, você poderá recolher os subdocumentos, se desejar. Para fazer isso, clique em Collapse Subdocuments na seção Master Document da guia Outlining..

Você deve salvar seu documento para recolher os subdocumentos, assim a seguinte caixa de diálogo será exibida se você não tiver feito isso. Clique em OK para salvar o documento.

Observe que o caminho completo para cada um dos seus arquivos de subdocumento é exibido em cada caixa do subdocumento. Para abrir um subdocumento para edição, você pode clicar duas vezes no símbolo do documento, no canto superior esquerdo da caixa do subdocumento, ou Ctrl + Clique no link para o arquivo..

Observação: quando você importa arquivos do Word existentes em um arquivo de documento mestre, o Word insere uma quebra de seção próxima página antes e uma quebra de seção contínua após cada subdocumento. Novamente, você pode alterar facilmente o tipo de cada quebra de seção, se necessário.

Para visualizar o documento mestre em uma visualização sem contorno, clique na guia Exibir e clique em Layout de impressão ou outro tipo de visualização na seção Visualizações de documento.

Você pode adicionar um índice da mesma forma que mencionamos acima ao criar um documento mestre e subdocumentos a partir do zero.

Depois de incluir todos os subdocumentos no documento mestre, você pode adicionar ou editar cabeçalhos e rodapés, criar o sumário (como ilustramos), criar um índice e trabalhar em outras partes do documento que são comuns ao todo documento.

Para ambos os métodos discutidos neste artigo para criar documentos mestre, quando você edita um documento incluído em um documento mestre, o conteúdo para esse subdocumento é atualizado no documento mestre.

Documentos mestre em versões anteriores do Word, por vezes, corromperam os documentos. Você pode encontrar esse problema no Word 2010. Consulte o site do Microsoft Answers para obter mais informações.