Criar e personalizar etapas rápidas no Outlook 2010

Um novo recurso no Outlook 2010 é a capacidade de aplicar várias ações de uma vez a suas mensagens de e-mail. Aqui, vamos dar uma olhada na criação de suas próprias etapas rápidas para gerenciar seu email no Outlook 2010.

Personalizar Etapas Rápidas

Se você estiver usando o Outlook 2010, você observará a nova seção Etapas Rápidas na Faixa de Opções. Existem alguns incluídos por padrão e podem ser personalizados. Para configurar ou alterar as etapas rápidas, na guia Início, use a seta suspensa na caixa Etapas rápidas e selecione Gerenciar Etapas Rápidas.

A janela Gerenciar Etapas Rápidas é aberta e aqui vamos modificar a etapa Para o Gerenciador. Realçar Para o gerente e clique no botão Editar.

Agora podemos editar o passo. Por exemplo, queremos sempre encaminhar alguns e-mails para nosso chefe. Digite o endereço de e-mail do seu gerente e você também pode selecionar para sinalizá-lo, selecionar o tipo de importância e adicionar texto extra para ele. Também adicionamos uma ação para mover o email para uma pasta específica no Outlook.

Teclado Ninjas vai gostar do fato de que você pode criar uma tecla de atalho para o passo também. Quando terminar de fazer ajustes na etapa, salve-a.

Depois de salvar sua etapa rápida, abra um e-mail que você deseja enviar para seu chefe e clique em Para gerente na caixa Etapas rápidas.

O e-mail será aberto para que você possa encaminhá-lo e adicionar mais destinatários, se desejar.

Crie seu próprio passo rápido

Você também pode criar seu próprio passo rápido. Na guia Início, clique em Crie um novo na caixa Etapas rápidas.

Agora você pode escolher ações para sua nova etapa, criar um nome para ela e adicionar texto que será exibido quando você passar o mouse sobre a nova etapa.

Por exemplo, aqui queremos copiar um email para uma pasta específica e sinalizá-lo. Você pode adicionar várias ações às etapas rápidas personalizadas, o que facilita o gerenciamento do seu email.

Aqui estão as seleções finais para o nosso novo Quick Step. Nós o nomeamos Copiar para nossa pasta misc, sinalizando, criamos uma tecla de atalho e incluímos um texto de dica de ferramenta. Quando terminar, clique em Concluir.

Agora, na caixa Etapas rápidas na faixa de opções, você verá sua nova etapa e poderá usá-la para os e-mails especificados.

Aqui temos um e-mail aberto e estamos usando nosso novo Quick Step com ele.

Lembre-se de que, se você tiver várias contas de e-mail no Outlook, precisará personalizar as etapas rápidas de cada conta.

Se você não quiser mais um Quick Step, clique com o botão direito nele e em Delete..

Há muitas personalizações que você pode fazer com o Quick Steps para facilitar muito o gerenciamento do seu email. O legal com o Quick Steps é que você pode atribuir várias ações para cada etapa. Se você quiser gerenciar seu e-mail com mais eficiência, personalizar as etapas rápidas existentes e criar seu próprio recurso é um ótimo recurso novo no Outlook 2010.