Reduzir o tempo gasto com envio e recebimento de email

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O e-mail pode facilitar a comunicação, mas também pode reduzir seu tempo. Saiba como processar e-mails recebidos e escrever e-mails enviados para economizar tempo.

De acordo com uma pesquisa de 2005, entrevistas com funcionários revelaram que o tempo perdido no e-mail fez com que uma empresa com 10 mil funcionários perdesse US $ 152 milhões em salários estimados por ano..

E-mail claramente tem suas desvantagens. E-mails pouco claros distraem os funcionários de tarefas importantes relacionadas ao trabalho, canais de comunicação na nuvem e geralmente criam trabalho extra. Evite as armadilhas do e-mail seguindo as sugestões abaixo.

Como o e-mail recebido pode desperdiçar seu tempo

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Existem muitos tipos de mensagens de e-mail que podem desperdiçar seu tempo. Aqueles que:

Poderia ser cortado de várias mensagens e condensado em um abrangente
Não se relacione diretamente com você
Se relacionar com você, mas não de uma forma direta, o que deixa você inseguro de como ou se deve responder (e come o tempo)
Não direcione você para tomar alguma ação (o que é improdutivo)
Distraia e / ou incentive você a perder tempo na Web
Não são adequados para o e-mail e fazem mais sentido por meio de um canal de comunicação dinâmico, como uma reunião de negócios ou algum formato mais adequado para o conteúdo (como um documento autônomo rico em informações)

Como processar emails recebidos com eficiência

Para ler e processar e-mails com eficiência, você precisa se concentrar em duas coisas - descobrir a mensagem do e-mail (ou falta de) e decidir qual ação tomar em resposta.

Etapa 1: descobrir a mensagem (ou a falta de)

Sempre que você ler um novo e-mail, leve o menor tempo possível para descobrir:

Se o orador está se dirigindo diretamente ou indiretamente
Se o orador lhe disse o que eles esperam de você
Se isso é feito de maneira clara
Se a mensagem geral é relevante para você
Se a mensagem geral parece apropriada, dado o contexto de seu relacionamento com o remetente (ou falta de, se eles estão tentando iniciar um relacionamento comercial, por exemplo)

Isso ajudará você a determinar qual é a mensagem do email e como deseja responder. Isto é, se você pretende responder em primeiro lugar.

É especialmente importante observar se o orador está fazendo uma ou mais coisas que podem atrai-lo a desperdiçar um tempo precioso, como:

Não sendo claro sobre o que eles estão tentando dizer
Usar a linguagem de maneira confusa ou eufemística para evitar falar em termos concretos (por exemplo, “Acho que precisamos ter um coração a coração em algum momento” versus “Você pode me ligar esta semana para falarmos ao telefone sobre algo importante? ")
Rambling ou saindo do tópico
Incluindo informações que não são da sua conta, inadequadas, ofensivas ou incoerentes
Cc ou bcc'ing você em mensagens que não são relevantes para você
Repetindo a mesma mensagem por meio de vários e-mails ou repetindo o que já foi abordado em comunicações anteriores, além do e-mail
Escrever sobre algo que você já discutiu e resolveu - de uma maneira esquecida ou descuidada

Nestes tipos de situações, tenha um cuidado especial para responder de forma eficaz, minimizando o tempo gasto na comunicação. Porque é fácil deixar os cenários de e-mail ambíguos acima drenarem seu tempo.

Etapa 2: Decida qual ação tomar

Depois de saber sobre a mensagem, descubra a maneira mais produtiva de responder. Aqui estão algumas respostas típicas:

Mudando a conversa para um melhor meio de comunicação, como telefone e teleconferência
Respondendo a uma pergunta recorrente feita por várias pessoas, não por e-mail, mas por meio de um meio mais rico em informações que pode ser compartilhado, como um Documento Google
Não responder a mensagens que não deixam claro o que o interlocutor espera de você (mesmo que pareça um pouco descortês)
Abordar mensagens pouco claras com perguntas concretas diretas e breves, como “Quando você gostaria de ter o relatório concluído?” Ou “Como você gostaria que eu contribuísse para este projeto?”
Pegar o telefone e ligar para a pessoa a qualquer momento começa a ocorrer um drama ou comunicação - desenhá-lo por e-mail só levará mais tempo e poderá intensificar o conflito.

Etapa 3: volte para a tarefa

Mais importante, depois de responder a um email (que pode consistir em não responder e, em vez disso, excluir a mensagem), você precisa voltar à tarefa. Vá para o próximo e-mail que está aguardando na sua caixa de entrada ou alterne as marchas e volte a trabalhar, em vez de responder às solicitações de outras pessoas.

Como enviar e-mail pode desperdiçar seu tempo

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Além disso, existem muitos tipos de mensagens de email você envia Isso pode desperdiçar seu tempo. Aqueles que:

São colocados desnecessariamente em várias mensagens, cada uma delas leva tempo e pensamento para ser adaptada, em vez de uma abrangente
Não se relacione diretamente com o destinatário, o que é um desperdício de esforço da sua parte
Não são claras o suficiente e geram longas conversas por e-mail e / ou mal-entendidos, ou nenhuma ação produtiva (o que significa que você terá que gastar tempo iniciando a conversa novamente mais tarde)
Não direcione o destinatário a tomar alguma ação, o que é improdutivo
Distrair e incentivar o destinatário a perder tempo na Web - o que significa que incentiva o mesmo de você
Não são adequados para o formato de e-mail, mas melhor comunicados por meio de conversas em tempo real ou por meio de um documento instrutivo ou rico em informações, como manual, artigo de blog, página de perguntas frequentes, relatório da empresa ou apresentação do PowerPoint.

Como enviar e-mail com eficiência

Para escrever e-mails que não desperdiçam seu tempo a longo prazo (sem mencionar o tempo do destinatário), você precisa se concentrar em cinco coisas: comunicar uma mensagem clara, solicitar que o destinatário execute etapas práticas, usar boa estrutura, editar antes de você apertar enviar e acompanhar de forma eficaz.

Etapa 1: fique claro em sua mensagem

Antes mesmo de esboçar um email, você precisa ficar bem claro na mensagem. Determinar:

O que você quer comunicar?
Por que você quer se comunicar
Qual ação você deseja que seu destinatário faça
Como você pode melhor persuadi-los a realizar tal ação

Aqui estão alguns motivos comuns para enviar email:

Para lembrar alguém de um prazo
Para dar instruções escritas para alguém sobre uma tarefa
Para fazer uma pergunta rápida que possa ser respondida adequadamente através da escrita
Para responder uma pergunta rápida que pode ser respondida adequadamente através da escrita
Para transmitir informações sensíveis ao tempo
Para oferecer datas disponíveis para agendar uma reunião
Para acompanhar após uma reunião e mostrar apreço

Em todos esses exemplos, exceto o último, você quer que seu destinatário realize alguma ação (mesmo que seja apenas uma resposta para você).

Às vezes, a ação não parece uma ação. Talvez você queira:

Passe uma dica para o seu colega de trabalho
Deixe seus amigos saberem que você pousou com segurança em seu destino de viagem
Dê uma breve atualização sobre como você está indo em seu novo destino e como você pode ser alcançado nas próximas semanas

Em cada uma dessas situações, você não está dizendo ao seu destinatário para realizar uma determinada ação. No entanto, está implícito que não se espera que eles tomem nenhuma ação, contanto que você forneça o encerramento correto do email ou, pelo menos, assine o seu nome. Eles entendem que a comunicação pode terminar facilmente com o seu email; que eles não precisam responder.

Etapa 2: Solicite ao seu destinatário etapas práticas

Para escrever e-mails eficazes que economizam seu tempo, você precisa torná-los acionáveis. E você precisa ter certeza de que seu destinatário está claro sobre qual ação é esperada deles.

Se você não está apontando para isso, mas está tentando explicar sua história de vida ou explicar por que você está esperando pelo próximo modelo do iPhone, em vez de obter o mais recente, você pode esquecer de economizar tempo porque muito pensamento e tempo.

Concentre-se no seguinte ao tornar o email acionável:

Definindo prazos
Delineando planos de contingência
Oferecer opções em potencial para o próximo curso de ação (por exemplo, horários em que você está disponível para uma reunião presencial, locais em que você está disponível para atender)
Fornecer uma opinião quando solicitado por um
Fazer um pedido adequado para escrever e é realmente mais conveniente que usar outro modo de comunicação
Fornecer um conjunto de instruções para uma tarefa que o destinatário concordou em executar

Seja proativo e assertivo ao delinear etapas práticas. Evite fazer perguntas abertas, a menos que não haja outra opção. Porque as perguntas abertas são o oposto do conteúdo acionável.

aqui estão alguns exemplos:

Em vez de pedir ao seu destinatário para lhe dar a sua agenda (e desperdiçar um e-mail no processo), comece enviando-lhe os horários disponíveis para a reunião..
Em vez de perguntar ao seu destinatário o que ele pensa sobre uma determinada decisão de negócios, defina a decisão em potencial e solicite feedback de construção; Dessa forma, eles não terão que criar algo por conta própria e terão algo para trabalhar

Você mantém o email acionável fornecendo instruções claras ao leitor e mantendo o conteúdo acionável em vez de ilimitado.

Mais importante, você precisa ter certeza de que qualquer ação que você espera do seu leitor é claramente comunicada. Não assuma que eles sabem que você quer marcar uma reunião nesta semana, apenas oferecendo seus horários disponíveis. Não assuma que eles sabem a qual tarefa de trabalho seu conjunto de instruções se aplica. Diga isso de forma explícita e gentilmente deixe que eles saibam o que você quer que eles façam.

Etapa 3: criar uma boa estrutura

Uma vez que você tem sua mensagem claramente definida e você a tornou acionável, é hora de organizá-la de maneira a transmitir essa clareza e suas solicitações acionáveis.

Parágrafos: Uma regra geral a seguir é manter os parágrafos com menos de cinco sentenças. Não é apenas difícil focar em parágrafos longos enquanto lê na web, mas parágrafos desajeitados dão ao destinatário a oportunidade de perder o foco e talvez perder os pontos mais importantes. Isso leva a respostas desleixadas ou redundantes, que obscurecem o canal de comunicação.

Frases: Use a voz ativa ao escrever frases. Mantenha frases curtas e diretas. Evite entrar em tangentes ou explicar desnecessariamente seu raciocínio ou sentimentos sobre as coisas. Em vez disso, atenha-se aos fatos e a ação que você solicita ao destinatário..

Palavras: Tente não usar palavras grandes ou gírias, a menos que você saiba que seu público as entenderá. Evite piadas e referências culturais que possam ser mal compreendidas, porque qualquer coisa que possa ser facilmente mal interpretada é uma barreira potencial para uma comunicação eficaz..

Evite palavras extras e frases qualificadoras. "Dada a situação atual em que isso está acontecendo atualmente, acho que pode ser sábio para ..." é uma declaração de qualificação que não só desperdiça palavras e tempo, mas distrai a mensagem real. Em vez disso, apenas informe sua recomendação sem precisar qualificá-la.

Outro exemplo: "Eu queria saber se eu poderia perguntar a você ..." Corte essa frase e simplesmente faça a pergunta. Também aumentará sua confiança, porque você não procurará inconscientemente permissão para se comunicar proativamente.

Pontuação: Mantenha a pontuação simples. As palavras e frases de qualificação só são eficientes quando usadas para estabelecer cortesia ao iniciar a comunicação com alguém com quem você gostaria de ter um relacionamento comercial ou pessoal. Em tais casos, você não necessariamente quer ser próximo, mas use algumas frases educadas para mostrar respeito por seu tempo.

Minimize o uso de vírgulas - isso naturalmente ajuda a manter as frases curtas. Evite falar com inspiração de texto preguiçoso, com o uso excessivo de pontos e pontos consecutivos. Em vez disso, pontue suas frases com o inglês adequado e utilize as contrações quando fizer sentido, porque elas melhoram o fluxo de leitura.

Além disso, considere pontuar listas com pontos de marcador e usar uma linha de traços para dividir seções principais (que podem incluir um ou mais parágrafos).

Os marcadores e as quebras de seção melhoram a legibilidade da Web, além de ajudar você a organizar sua mensagem com mais clareza.

Etapa 4: editar antes de enviar

Antes de enviar um e-mail, leve 1-2 minutos para ler em voz alta. Isso irá ajudá-lo a detectar erros ou perceber partes estranhas que você normalmente não diria em pessoa. Tire as palavras extras e simplifique a pontuação. Bullet out listas e reduzir seus parágrafos.

Quando você puder responder às seguintes perguntas com um "sim", estará pronto para clicar em "enviar":

A mensagem está clara?
As expectativas são acionáveis e claramente indicadas??
Meu destinatário poderá receber minha mensagem com sucesso? Sucesso significa que eles sabem qual resposta é esperada deles.
Se as funções fossem invertidas, eu seria capaz de receber com sucesso essa mensagem?

Passo 5: Acompanhamento Efetivo

Além disso, seja proativo ao acompanhar seus e-mails. Se alguém não responder a uma solicitação direta, não perca tempo imaginando o que aconteceu. Em vez disso, envie um email de acompanhamento educado, mas direto, para fazer o check-in. Aplique os princípios listados acima. E não perca muito tempo tentando obter uma resposta; se o destinatário não estiver se comunicando com você, saiba quando seguir em frente ou abordá-lo pessoalmente.

Use o email para economizar tempo

O e-mail pode poupar muito tempo se você souber usá-lo com eficiência. E isso vale tanto para o envio como para o recebimento de mensagens.

E-mail é melhor usado para entregar mensagens acionáveis que são adequadamente comunicadas por escrito. Se você aproveitar os benefícios do email e evitar as muitas armadilhas que desperdiçam tempo, ele serve como uma ferramenta poderosa.