Esqueça os truques Esta é a melhor maneira de organizar sua caixa de entrada do Gmail

Os truques da caixa de entrada de e-mail continuam aparecendo. Primeiro, o Google introduziu a Caixa prioritária e agora está usando as guias de categoria. O Dropbox comprou a Caixa de Correio, que transforma sua caixa de entrada em mais de uma lista de tarefas. Outlook.com da Microsoft tem um recurso de varredura que limpa automaticamente sua caixa de entrada.

Todas essas são tentativas de gerenciar sua caixa de entrada de e-mail para você. Esses truques nunca são tão inteligentes quanto você, portanto, você pode tornar seu e-mail mais inteligente ao assumir um papel mais ativo.

Usaremos o Gmail aqui, mas os princípios devem ser semelhantes para qualquer cliente de e-mail.

Use uma caixa de entrada clássica

Primeiro, vamos nos livrar de qualquer caixa de entrada gimmicky que o Gmail esteja usando hoje. Essas caixas de entrada nunca deixam as categorias e a priorização perfeitamente corretas. Eles forçam você a ler todos os seus e-mails para garantir que você não perca nada e incentivá-lo a continuar recebendo e-mails inúteis com spam, varrendo-os para baixo do tapete.

Para usar uma caixa de entrada mais clássica no Gmail, clique no ícone de roda dentada e selecione Configurações. Clique na guia Caixa de entrada, clique na caixa Tipo de caixa de entrada e selecione Não lida primeiro. Todas as guias e opções de prioridade desaparecerão.

Desinscrever do e-mail que você não se importa

Com as categorias com guias e as prioridades desativadas, todos os seus e-mails serão classificados em uma grande pilha. Todos esses e-mails e newsletters de notificação de rede social inúteis com os quais você não se importa estarão na sua caixa de entrada, juntamente com seus e-mails importantes reais..

Isso é bom - em vez de apenas receber e-mails que você não quer ver embaixo do tapete, você deve impedi-los de chegar completamente.

Considere o tipo de e-mail que você não deseja ver. Tipos comuns de e-mails inúteis incluem notificações do Google+ e do Facebook, e-mails promocionais e boletins informativos para os quais você pode ter se inscrito inadvertidamente. Sempre que um e-mail que você não deseja ver chegar, abra-o e use o link Cancelar Assinatura - você geralmente o encontrará na parte inferior do e-mail - para cancelar a assinatura do e-mail e impedi-lo de chegar no futuro.

(Observe que você não deve usar o link Cancelar inscrição se um e-mail for realmente spam, pois o spammer considerará isso como um sinal de que alguém está lendo o e-mail e enviará ainda mais spam do seu jeito. Clique no botão Spam se for um verdadeiro spam e clique em Cancelar inscrição se for uma organização legítima.)

Claro, a desinscrição é um pouco mais trabalhosa, mas torna o seu e-mail muito mais gerenciável a longo prazo. Sempre que um e-mail com o qual você não se importa chegar, use o link Cancelar inscrição e impeça imediatamente a chegada de e-mails futuros.

Enviar e-mails inúteis que você não pode cancelar a inscrição para a lixeira

De acordo com a legislação dos EUA (especificamente, a Lei CAN-SPAM), é realmente ilegal que uma empresa não forneça um link de cancelamento de assinatura em seus e-mails para que você possa desativar futuros e-mails. No entanto, algumas empresas não receberam o memorando ou não se importaram. Em vez de buscar ações legais para sair de suas listas de e-mail, você pode simplesmente criar um filtro que envia todos os e-mails futuros para a sua lixeira, onde você não precisa vê-los.

Ao lidar com um e-mail desse tipo no Gmail, abra-o, clique no link Mais e selecione Filtrar mensagens como essas. Ajuste seu filtro para bloquear os e-mails. Por exemplo, se você nunca se preocupa em receber outros e-mails desse remetente, é possível filtrar com base no endereço de e-mail deles. Use seu filtro para enviar todos os e-mails para o lixo.

Arquivar automaticamente e-mails que você não deseja ver

Alguns e-mails são importantes, mas você pode não querer vê-los de qualquer maneira. Por exemplo, as lojas on-line podem enviar um recibo de confirmação sempre que você comprar algo delas. É bom ter esses recibos apenas para o caso de precisar deles, mas se você comprar produtos com frequência e nunca quiser ver esses e-mails, talvez seja melhor impedi-los de chegar à sua caixa de entrada, em primeiro lugar..

Isso se aplica a muitos tipos diferentes de e-mail - por exemplo, o PayPal envia a você um e-mail "Estamos transferindo dinheiro para seu banco" sempre que você sacar dinheiro. Você pode querer este e-mail para seus registros, mas você pode não querer vê-lo em sua caixa de entrada.

Se você arquivar automaticamente esses e-mails conforme eles entram, você pode colocar esse processo no piloto automático. Basta abrir um e-mail desse tipo, clicar no botão Mais no Gmail e selecionar Filtrar mensagens como estas. Ajuste seu filtro para incluir os e-mails que você deseja capturar - provavelmente com base no assunto, se for sempre o mesmo. Diga ao Gmail para arquivar automaticamente os e-mails e marcá-los como lidos para que eles não incomodem você.

Você também pode fazer com que o Gmail aplique automaticamente um marcador a eles, como "Arquivado automaticamente" ou um rótulo mais específico. Isso permitirá que você encontre rapidamente os e-mails no futuro, se realmente precisar deles.

Configurar etiquetas automáticas

Se você seguiu esse processo, deveria ter conseguido reduzir o volume de e-mails recebidos. Agora vamos ajudá-lo a classificar os e-mails com os quais você se importa.

Esta parte é opcional, mas pode ajudar se você receber muitos e-mails - especialmente para finalidades diferentes. Por exemplo, você pode ter combinado várias contas do Gmail em uma caixa de entrada e receber todos os seus e-mails pessoais e de trabalho no mesmo lugar.

Tente criar filtros que classifiquem automaticamente seu e-mail recebido em marcadores específicos. Por exemplo, você pode ter e-mails do seu banco recebendo automaticamente um rótulo "Banco". Você pode ter um e-mail pessoal com um marcador "Pessoal" e os e-mails de trabalho recebem um rótulo de "Trabalho". Recibos de produtos adquiridos podem receber um rótulo de "Recibos". Não há necessidade de fazer essa parte manualmente - basta configurar o Gmail para que ele classifique automaticamente seu e-mail em categorias para você.

Cor-codifique todos estes rótulos e você pode mandar seu cliente de e-mail automaticamente categorizar seus e-mails e lhe mostrar de onde eles são. Para codificar um rótulo com cor no Gmail, clique na caixa de cor no painel esquerdo e selecione uma nova cor.

Com esse sistema de marcadores, você pode até mesmo ter o aplicativo do Gmail no Android e os notificadores de e-mail em outras plataformas o notificarão somente quando novas mensagens chegarem a marcadores importantes, impedindo a sobrecarga de notificações.

Se houver determinados e-mails que você deseja destacar, talvez e-mails de seu chefe ou cônjuge, você poderá configurar um filtro para marcar automaticamente as mensagens desse remetente quando elas chegarem. Você pode selecionar um tipo de caixa de entrada "Com estrela em primeiro lugar" nas configurações da caixa de entrada do Gmail, para que esses e-mails importantes cheguem automaticamente ao topo da sua caixa de entrada. Isso aconteceria exatamente de acordo com a forma como você configura o Gmail. Você não teria que lutar com o sistema de prioridades da caixa de entrada e tentaria ensinar ao Gmail o que realmente é importante.

Este não é um processo de configuração e esquecimento. Claro, depois de cancelar o recebimento de e-mails ou configurar um filtro, seu cliente de e-mail continuará agindo em todos os e-mails recebidos - mas sempre haverá novos tipos de e-mails chegando. Você terá que tomar medidas para cancelar a inscrição e filtrá-los corretamente, impedindo que a caixa de entrada de e-mails se torne desorganizada novamente.

Os truques de e-mail tentam automatizar esse processo. Eles tentam ocultar automaticamente os e-mails que você não deseja ver, destacar o que é importante e categorizar seus e-mails para você. Mas, com um pouco mais de trabalho inicial, você pode configurar sua caixa de entrada de e-mail para funcionar exatamente como deseja, eliminando a necessidade de todos esses truques..