Como adicionar uma data de expiração aos emails no Outlook (e para que servem)

O Outlook permite adicionar uma data de expiração ao email que você envia ou recebe. Depois que a data de expiração for aprovada, o email será exibido com formatação diferente e você poderá usar as ferramentas internas do Outlook para gerenciar automaticamente emails expirados..

As datas de expiração se aplicam somente a e-mails, não a eventos ou tarefas do calendário, porque esses itens têm suas próprias datas que você pode usar para gerenciá-los

Como definir uma data de expiração em um email

Para adicionar uma data de expiração a um email que você está enviando, você precisa abrir a janela Propriedades do email. Abra o email e clique em Mensagem> Tags.

Isso abrirá a janela Propriedades do email, que você também pode acessar clicando em Opções> Mais opções ou Arquivo> Propriedades. Ative a caixa de seleção "Expira depois" e escolha uma data e hora.

Clique em Fechar para retornar ao seu email. Não haverá nenhum sinal visível de que uma data de expiração foi adicionada e você pode enviar o e-mail como normal.

Para adicionar uma data de expiração a um email que você recebeu, abra o email e clique em Mensagem> Tags (ou Arquivo> Propriedades).

Isso abre a janela Propriedades do email. Não há tantas opções para um e-mail recebido quanto para uma mensagem que você está enviando, mas você ainda pode definir uma data e hora de expiração.

O que faz uma data de vencimento??

Então você adicionou uma data de validade a um email. Isso é ótimo e tudo, mas qual é o benefício de fazer isso??

As datas de expiração são usadas de várias maneiras pelo Outlook para ajudá-lo a se concentrar no que é importante. Os emails que expiraram geralmente não são tão importantes quanto os emails que não expiraram, portanto, o Outlook formata automaticamente os emails expirados de maneira diferente.

Se você examinou a configuração de formatação condicional no Outlook, talvez tenha percebido a regra de formatação "Itens expirados"..

Essa regra formata qualquer email cuja data de vencimento tenha expirado com uma fonte cinza e o texto atingido.

Isso permite que você saiba que o e-mail expirou para que você possa se concentrar nos e-mails mais importantes primeiro. Se você enviou um e-mail com uma data de expiração, esse formato também será aplicado no Outlook do destinatário, mas outros clientes de e-mail, como o Thunderbird, ou aplicativos da web, como o Gmail ou o Yahoo! Mail, vai ignorar a data e não fazer nada com isso.

Você também pode adicionar uma coluna a uma pasta que mostre a data de expiração de qualquer email. Clique com o botão direito do mouse em um cabeçalho de coluna na pasta à qual você deseja adicionar a coluna e, em seguida, clique em "Seletor de Campo".

Selecione "Date Time fields" na lista suspensa e selecione a opção "Expires".

Arraste e solte o item "Expires" em sua pasta para adicioná-lo às colunas.

Quando você abre um email expirado, o Outlook o notifica com uma mensagem no cabeçalho.

Você ainda pode responder ou encaminhar um e-mail expirado, mas se tentar encaminhá-lo, o Outlook mostrará um aviso primeiro.

Clique em "Sim" para enviar o email ou em "Não" para cancelar.

Usando a data de expiração para gerenciar seu email

Algumas das ferramentas internas do Outlook também usam datas de expiração. Se você configurou o AutoArquivar no Outlook, talvez tenha percebido uma opção para "Excluir itens expirados (somente pasta de e-mail)".

Se isso estiver ativado, o recurso AutoArquivar excluirá ou moverá (dependendo das outras configurações) os e-mails onde a data passou. Esta é uma ótima maneira de remover e-mails expirados automaticamente e impedi-los de encher sua caixa de correio.

Se você não quiser que seus e-mails expirados sejam excluídos ou movidos, mas também não deseje vê-los no Outlook, defina as regras de sincronização do Outlook para impedir que eles sejam baixados do servidor de e-mail do Exchange..

Ao criar seu filtro de sincronização, clique na guia "Avançado" e depois no botão "Campo"..

Selecione os campos Data / Hora> Expira no menu. O campo está disponível nas opções "Todos os campos de correio" e "Todos os campos de postagem" também.

Defina "Condição" para "on ou before" e o "Value" para "ontem" e clique em "Add to List".

Isso filtrará todas as tarefas expiradas para que, se elas expirarem ontem ou antes, não sejam sincronizadas com o Outlook e não apareçam na sua caixa de correio. Eles ainda estarão disponíveis no aplicativo da web do Outlook se você quiser vê-los lá.

Você não pode configurar regras para adicionar datas de vencimento automaticamente aos e-mails recebidos ou criar uma etapa rápida que aplique uma data de expiração ao pressionar um botão, mas você pode adicionar automaticamente uma data de expiração a todos os e-mails enviados. Clique em Arquivo> Opções> E-mail, role para baixo até Enviar mensagens e ative a opção "Marcar e-mails como expirados após vários dias".

Digite o número de dias após os quais você deseja que as mensagens expirem e, em seguida, clique em "OK". Isso adicionará automaticamente uma data de expiração a todos os e-mails enviados.

As datas de expiração são uma maneira útil de gerenciar suas prioridades e sua caixa de correio por meio de mensagens de baixa iluminação que não são mais relevantes e permitem que você use as ferramentas do Outlook para excluir ou ocultar mensagens desnecessárias. É mais uma ferramenta na luta para evitar que sua caixa de correio fique fora de controle e uma ferramenta muito útil.