Como escolher a quantidade de downloads do Outlook para o seu computador

Você pode pensar que o Outlook exibirá todos os seus e-mails (afinal, por que não), mas, por padrão, o cliente do Outlook mantém apenas o último ano de e-mail no seu computador. Todo o seu correio ainda existe no servidor Microsoft Exchange, mas não é visível no Outlook. Veja por que a Microsoft define esse padrão e como alterá-lo se você quiser.

Nota: As informações a seguir abrangem todas as versões do Outlook de 2013-2019, incluindo o Outlook 365. Ela também se aplica somente se você estiver se conectando a um servidor Microsoft Exchange e isso inclui se você se conectar ao Hotmail ou ao Outlook.com. Se você se conectar a outro serviço, como o Gmail ou um servidor de e-mail pessoal, poderá configurar essas opções, mas o Outlook as ignorará..

Por que o Outlook não mostra todos os meus e-mails??

Quando você instala o Microsoft Office, ele verifica o tamanho do disco para garantir que você tenha espaço suficiente para instalar todos os aplicativos. Ele também usa essa verificação para definir um parâmetro no Outlook que determina quanto email será baixado para sua máquina local, com base nos seguintes tamanhos de disco:

• Menor ou igual a 32 GB: O Outlook mantém um mês de email no seu sistema.
• Entre 32 e 64 GB (não inclusivo): O Outlook retém três meses de email.
• Igual ou superior a 64 GB: O Outlook retém 12 meses de email.

A Microsoft faz isso porque o correio ocupa espaço em seu disco rígido e, se você tiver apenas um disco rígido pequeno, provavelmente não desejará muito dele com alguns arquivos grandes que alguém lhe enviou por e-mail há dois anos. O Outlook ainda baixa todos os seus compromissos do calendário, contatos, tarefas e tudo mais. Esse limite afeta apenas o seu e-mail (e seus feeds RSS).

Se a sua conta de e-mail usa um servidor do Microsoft Exchange (como Hotmail, Microsoft Live, O365 ou vários sistemas de correio corporativo), esse parâmetro determinará a quantidade de e-mails que serão baixados para o seu computador. Se você estiver usando um provedor de email diferente, como o Google ou o Yahoo, o Outlook ignorará esse parâmetro e fará o download de todos os seus emails.

Onde está o meu email e como faço para acessá-lo?

A boa notícia é que seu e-mail não foi a lugar nenhum; ainda está no seu servidor de e-mail. (Se você não sabe o que é um servidor de e-mail, a resposta curta é que ele é um computador poderoso com um disco rígido grande no qual seu provedor de e-mail armazena todos os seus e-mails. Escrevemos uma resposta mais longa, que vale a pena ler Você pode acessar seu correio a qualquer momento (contanto que tenha acesso à Internet) através do Outlook ou, dependendo da sua versão do Outlook, através de uma interface web..

Para ver seu e-mail no Outlook, role até a parte inferior da pasta. Se houver mais e-mails no servidor de e-mail, você verá uma mensagem informando.

Clique em “Clique aqui para ver mais no Microsoft Exchange”, e o Outlook irá baixar o resto de seus e-mails para o seu computador. Verifique se você tem espaço em disco suficiente para baixar todos eles!

Se você tiver o Office 365, também poderá acessar seus e-mails por meio do aplicativo Web do Outlook. Como o aplicativo da Web é basicamente apenas uma janela para o Exchange Server, ele mostrará todos os seus e-mails. Se você estiver usando o Outlook no trabalho, o pessoal de suporte de TI poderá ajudá-lo a acessar o aplicativo Web do Outlook. Se você estiver em casa, vá para o Office.com e faça login lá. Você pode acessar o Outlook e qualquer outro aplicativo da Web ao qual você tenha acesso, assim que estiver conectado.

Posso alterar o valor padrão?

Sim você pode. No Outlook, vá até Arquivo> Configurações da conta e selecione "Configurações da conta" no menu suspenso.

Na janela Configurações da conta, selecione a conta para a qual você deseja alterar o padrão (provavelmente você só tem uma conta) e clique no botão "Alterar".

Na janela Alterar conta que é aberta, você verá que a opção "Usar o modo de transferência em cache" está ativada. Você devo deixe isso habilitado, caso contrário, nenhum email será baixado para o seu computador. Mova o controle deslizante "E-mail para manter off-line" para o período que você deseja.

As opções são:

• Três dias
• Uma semana
• Três semanas
• Um mês
• Três meses
• Seis meses
• Um ano
• Dois anos
• Cinco anos
• Todos

Observação: as opções de três dias, uma semana e duas semanas não estão disponíveis no Office 2013, mas estão em versões posteriores.

Escolha “Todos” se você quiser que o Outlook baixe todos os seus e-mails para o seu computador, ou escolha o que quer que o valor funcione para você. (Se você não puder alterar o controle deslizante, seu administrador pode ter definido esse valor deliberadamente e impedido de alterá-lo.)

Depois de fazer sua seleção, clique em "Avançar" e o Outlook avisa que é necessário reiniciar.

Clique em “OK”, feche a janela Configurações da Conta e reinicie o Outlook. Dependendo da quantidade de email que deve ser baixada, o Outlook pode demorar um pouco para atualizar cada pasta. Você verá uma mensagem na parte inferior do Outlook enquanto baixa o correio em cada pasta.

E é isso; você está feito. O Outlook agora baixará todos os seus e-mails (ou o quanto você tiver selecionado) a partir de agora.