Como redigir e enviar email no Outlook 2013

O Outlook é bastante sinônimo de email. Portanto, além de todos os seus outros recursos, você quer ter certeza de que sabe como usá-lo com o e-mail da maneira mais eficiente possível..

Cobrimos aspectos do Outlook há algum tempo e os veteranos do Office já sabem tudo isso, mas os novos usuários, como aqueles que precisam saber como usar o Outlook em uma configuração de escritório, talvez precisem saber como usar o Outlook. em uma base diária. Dito isso, é um aplicativo de e-mail multifacetado e maduro que os usuários do Windows devem ter em sua caixa de ferramentas..

Como há muito o que aprender, temos pouco tempo a perder, então vamos começar imediatamente com a forma de compor e enviar mensagens, bem como uma análise de todas as opções que você pode ajustar para tornar o Outlook uma experiência mais útil e agradável.

Compor e enviar rapidamente uma mensagem

Se você quer ou precisa entender os conceitos básicos do Outlook, escrevemos um guia prático para iniciantes. Recomendamos que você o leia se o Outlook for inteiramente novo para você.

Caso contrário, na caixa de entrada do Outlook, você pode clicar no botão "Novo Email" ou usar "CTRL + N".

A nova janela de mensagem resultante deve ser bastante direta. Se você já usou o Microsoft Word ou um programa de edição de texto similar, os recursos do Texto Básico serão, sem dúvida, familiares para você.

Nesse ponto, você especifica para quem está enviando sua mensagem, redige a sua mensagem e clica no botão "Enviar". Tudo bem se você está apenas compondo uma mensagem única e pronto, mas há mais do que isso.

Um atualizador de contatos

Quando você redige um novo e-mail, a primeira coisa que você provavelmente fará é digitar seu destinatário ou destinatário. Você pode fazer isso simplesmente digitando o (s) endereço (s) de e-mail deles / delas ou você pode clicar em “Para…” e escolher os nomes do seu catálogo de endereços.

Lembre-se, se você quiser escolher rapidamente dois ou mais endereços simultaneamente, segure a tecla CTRL e clique em cada nome que você deseja selecionar, depois escolha suas opções de endereçamento: Para e Cc (ou Bcc). Quando você tiver selecionado todos os seus destinatários, clique em "OK".

Se você ainda não tem um catálogo de endereços, nós o abordamos. Você pode importar seus contatos para o Outlook do seu Gmail ou serviço de e-mail similar.

Alterando o endereço de resposta

Digamos que você tenha mais de uma conta de e-mail associada ao Outlook. Como você envia e-mails de outras contas??

Você notará que no botão "De" há uma pequena seta. Clique nesse botão e você verá suas outras contas em uma lista suspensa para poder escolher outra conta de e-mail.

Como alternativa, você pode usar uma conta de e-mail que não esteja associada ao Outlook, por exemplo, se estiver usando o computador de outra pessoa ou estiver usando seu computador no trabalho e quiser direcionar as respostas para sua conta pessoal..

Se você fizer isso, tenha em mente algumas coisas. Primeiro, qualquer mensagem que você enviar será copiada para a pasta de E-mails Enviados, portanto, não envie nada pessoal, a menos que pretenda excluí-la e esvaziar a lixeira. Além disso, se você enviar uma mensagem do seu trabalho, ela provavelmente a armazenará no servidor de e-mail..

Assinaturas e Estacionárias

Você já pode estar familiarizado com o conceito de assinaturas ou pode até mesmo usá-las. Basicamente, as assinaturas são pedaços de texto pré-compostos especiais que você pode anexar a cada mensagem. Estes podem ser seus detalhes de contato, informações vitais sobre um produto ou evento que você está promovendo, ou apenas uma citação profunda que você realmente gosta.

Neste exemplo, vamos anexar uma assinatura detalhando futuros planos de férias. Anexaremos essa assinatura a todos os e-mails originados de nossa conta de trabalho, mas não a respostas e encaminhamentos.

A partir daqui, até que você remova a assinatura usando essas configurações, seu aviso de férias será exibido toda vez que você redigir uma nova mensagem de e-mail.

Estacionário?

Assinaturas são fáceis o suficiente para descobrir, mas e quanto ao estacionário? Enquanto estiver lá, vamos em frente e discuti-lo. Como com assinaturas, você provavelmente viu o e-mail parado de alguma forma ou de outra, mas basicamente funciona assim: já que você está enviando e-mail como HTML, o papel fixo permite atribuir fundos, estilos de fontes diferentes e cores ao seu mensagens.

Você vê aqui como isso funciona. Selecionamos o tema “Bears” da lista, o que nos dá um background com ursinhos adornando-o.

É claro que, se você estiver no trabalho, talvez queira abster-se de mensagens com ursinhos de pelúcia, mas se quiser que suas mensagens realmente se destaquem, você pode usar o recurso estacionário para criar alguns resultados realmente atraentes..

Respondendo e encaminhando mensagens

Responder e encaminhar mensagens é simples e você provavelmente já percebeu as ferramentas de resposta na Faixa de Opções.

Você vê a resposta, responde todas as opções (use com cuidado) e encaminha as opções, que são bastante auto-explicativas, mas as outras opções?

Se você clicar em "Reunião", poderá solicitar uma reunião quando responder; confira todas as opções que você recebe quando faz isso.

Vamos cobrir as reuniões com mais detalhes em um artigo futuro, no qual discutiremos os poderes de calendário do Outlook.

Configurando opções de resposta e encaminhamento

Vamos abrir as opções de resposta e encaminhamento para uma rápida olhada. Existem várias maneiras de alterar a aparência das mensagens originais quando você responde ou encaminha, ou se elas são incluídas como anexos ou não são exibidas.

Você também pode definir como as respostas e encaminhamentos são abertas e se seus comentários são precedidos de seu nome.

O restante das opções de email do Outlook

Há muitas outras coisas acontecendo nas opções do Mail, então antes de deixarmos você hoje, queremos passar algum tempo falando sobre elas.

Aqui estão algumas coisas básicas, como opções de editor para alterar a forma como você escreve mensagens, opções de ortografia e autocorreção, e opções de assinatura e estacionárias, que já abordamos.

Muitas dessas opções se abrem para subopções. Por exemplo, se você clicar em “Opções do Editor…”, descobrirá uma grande quantidade de caixas de seleção (divididas em duas categorias, Proofing e Avançado) para percorrer.

Rolando para baixo, há opções de chegada de mensagem para selecionar como o Outlook o alerta quando as mensagens chegam em sua caixa de entrada.

Além de como o Outlook marca os itens como lidos quando você usa o painel de leitura.

Você pode decidir com que frequência as mensagens são salvas automaticamente, onde são salvas e assim por diante.

Quando você envia mensagens, o que acontece? Com as opções “Enviar mensagens”, selecione os níveis de importância e sensibilidade padrão, verificação automática de nomes e alguns outros pequenos, mas distintos ajustes que você pode fazer na sua experiência de usuário..

Se você estiver interessado em rastrear mensagens, há maneiras de fazer ajustes também. Por exemplo, é aqui que você pode ativar os recibos de leitura, o que envia uma notificação sempre que alguém lê seu e-mail.

Finalmente, encontramos algumas opções para alterar o formato das suas mensagens, que você provavelmente nunca usará.

As opções Outras possuem alguns recursos úteis, como mostrar opções de colagem (possivelmente irritantes) e exibir os links seguinte e anterior nos cabeçalhos das mensagens ao ler várias mensagens na sua caixa de entrada (provavelmente úteis).

Há também opções para configurar como o programa executa a limpeza de conversa, mas abordaremos esse e outros aspectos do gerenciamento de mensagens do Outlook em um artigo futuro..

E-mail é uma parte tão integrante do Outlook, não é de admirar que haja muitas maneiras de configurá-lo. É desnecessário dizer que, à medida que você aprende a usar o Outlook, você se verá retornando às opções de vez em quando para alterar certos aspectos de como o e-mail é formatado e se comporta.

Nós não terminamos de explorar o Outlook, ainda temos muito para mostrar a você, como as maneiras como você lidará com o envio e recebimento de anexos, calendários, tarefas e muito, muito mais. Por enquanto, gostaríamos de ouvir mais de você, então, por favor, reserve um momento para nos enviar uma nota rápida em nosso fórum de discussão..