Como criar e personalizar uma exibição de pasta no Outlook
Se você trabalha em um escritório, as chances são de gastar muito tempo lidando com e-mails, provavelmente no Microsoft Outlook. Vale a pena dedicar um pouco de tempo para que o Outlook exiba as informações de que você precisa. Para email, a melhor maneira de fazer isso é com exibições de pastas. Veja como eles funcionam.
O que é uma exibição de pasta??
Todo lugar em que você guarda seu e-mail no Outlook - seja na caixa de entrada, itens enviados, arquivo, itens excluídos ou qualquer outro lugar - é uma pasta. Cada uma dessas pastas tem a mesma aparência por padrão, com colunas que contêm metadados sobre o email, como o remetente, o assunto, a data e a hora de recebimento e assim por diante. O Outlook agrupa os e-mails por data (com o mais recente no topo), estiliza mensagens não lidas em texto azul em negrito e mostra mensagens lidas em uma fonte preta comum.
Isto é o visualização de pasta padrão.
Mas você pode mudar essa visão se quiser. Você poderia criar uma visão diferente para cada pasta, ou você poderia criar uma visão de pasta que você gosta e aplica isto a toda pasta. O Outlook ainda tem algumas visualizações internas alternativas com as quais você pode começar.
Como alterar para outra exibição interna
Para começar, vamos mudar para uma das outras visualizações internas clicando em Exibir> Alterar Visualização..
A visualização compacta é a exibição padrão usada por todas as pastas, mas você pode alterar para qualquer uma das outras duas:
- Solteiro: Isso remove o agrupamento Por data e mostra todas as suas mensagens em uma lista simples.
- Preview: Isso (um pouco contra-intuitivamente) remove o painel de visualização.
Como personalizar a exibição existente
Você pode personalizar a visualização da pasta atual clicando em Exibir> Configurações da visualização..
Isso abre a janela Configurações Avançadas da Visualização, onde você pode alterar todo tipo de coisas sobre a exibição.
Vamos alterar as colunas exibidas e as configurações de classificação como um exemplo. Clique em "Colunas" para abrir a janela Mostrar Colunas..
Selecione "Mention" na coluna da direita, clique no botão "Remover" e, em seguida, clique em "OK".
De volta à janela Advanced View Settings, clique no botão “Sort” para abrir a janela Sort.
No menu suspenso "Classificar itens por", escolha "De" e clique em "OK".
Agora clique em "OK" nas Configurações Avançadas da Visualização. A exibição da pasta foi alterada para que a coluna "Menção" fique oculta e a pasta seja classificada pela pessoa que enviou o email.
Estes são apenas dois exemplos rápidos do que você pode fazer. Você pode adicionar ou remover várias colunas diferentes, agrupar e classificar mensagens de maneiras diferentes e até mesmo alterar as fontes e os estilos usados para exibir mensagens. Brinque com as várias opções para encontrar o que funciona melhor para você.
Aplicar uma vista a outras pastas
Depois de personalizar sua visualização, você pode aplicar a mesma visualização a qualquer outra pasta sem precisar personalizar cada uma delas. Clique em View> View Settings novamente e, desta vez, clique no comando "Apply Current View to Other Folders".
Selecione as pastas às quais você deseja aplicar a exibição e clique em "OK".
Você pode selecionar quantas pastas (ou subpastas) quiser.
Salvar uma exibição de pasta personalizada
Você também pode manter sua exibição personalizada como um modelo para poder aplicá-la a outras pastas no futuro. Clique em View> View Settings novamente e selecione o comando “Save Current View as a New View”.
Isso abre a janela Copiar visualização, na qual você pode dar um nome à sua vista e escolher quem pode ver a visualização. Clique em "OK" quando tiver configurado tudo.
Se você clicar em Exibir> Visualizar Configurações novamente, o Outlook exibirá sua nova visualização como uma opção disponível. Clique em "Gerenciar vistas" para ver todas as visualizações às quais você tem acesso.
A janela Gerenciar todas as visualizações permite adicionar, editar e excluir visualizações, bem como ver as configurações aplicadas a cada visualização.
Criar uma vista do zero
Se você quiser criar uma nova visão, clique no botão "Novo" na janela Gerenciar todas as visualizações. Isso abre a janela Criar uma nova exibição.
Selecione o tipo de visualização de base que você deseja iniciar e clique no botão "OK". A janela Advanced View Settings é aberta e você pode personalizar sua visualização da maneira que desejar. Quando terminar, clique em "OK" até voltar à janela Gerenciar todos os modos de exibição e, em seguida, clique em "Aplicar exibição" para aplicar a exibição à pasta atual..
Depois de criar uma nova visualização, você pode se inscrever em qualquer outra pasta, personalizá-la ainda mais ou usá-la como base para outra nova visualização.
Remover personalizações de uma vista
Se você tiver feito algumas personalizações na sua visualização existente, poderá reverter a visualização existente facilmente. Essa é uma boa maneira de testar as coisas sem ter que se preocupar em desfazê-las se as mudanças não funcionarem para você. Clique em Ver> Redefinir visualização para remover todas as personalizações não salvas da pasta atual.
Com essas ferramentas do View, você pode fazer com que suas pastas funcionem exatamente da maneira desejada e começar a domar a lista de mensagens transbordando..
