Como criar regras do lado do servidor no Outlook

As regras do lado do servidor são executadas no servidor, e não no cliente do Outlook, permitindo que você aplique regras antes que as mensagens cheguem ao seu sistema. Veja como eles funcionam e o que você pode fazer com eles.

O que são regras do lado do servidor?

Quando você configura regras normais no Outlook, elas só funcionam quando o aplicativo do Outlook é aberto no sistema. Estes são chamados regras do lado do cliente porque eles funcionam no aplicativo cliente do Outlook. Eles são ótimos para coisas como filtrar e-mails em pastas diferentes porque as regras são disparadas quando você abre o Outlook ou quando qualquer mensagem chega à sua caixa de entrada.

Mas e se você quiser regras que são disparadas quando o Outlook é fechado, como o encaminhamento de mensagens para um colega enquanto você está de férias? Para isso, você precisa regras do lado do servidor, que funcionam no servidor que lida com seu e-mail, independentemente de você ter o Outlook aberto no seu computador. O Outlook permite que você crie esses também, então vamos percorrer o processo.

Embargo: As regras do lado do servidor funcionam se você estiver usando o Microsoft Exchange para seu servidor de email (O365 baseado em nuvem ou um servidor Exchange local), mas não se estiver usando o Outlook para processar emails de um provedor como o Gmail ou o Yahoo !. Você ainda pode configurar uma resposta de ausência temporária e regras para uma conta que não seja da Microsoft, mas terá que deixar o Outlook em execução. Se é isso que você precisa, nós temos instruções para você.

Como configurar regras do lado do servidor

Você cria regras normais (do lado do cliente) no Gerenciador de regras indo para Início> Regras, mas não as usamos. Em vez disso, vá para Arquivo> Opções e clique no botão "Respostas automáticas".

Para começar a criar uma regra do lado do servidor, clique no botão "Regras".

Isso traz o painel Regras de Resposta Automática e, como você pode ver, não há muito o que fazer, exceto clicar no botão "Adicionar Regra"..

A janela Editar Regra que é aberta é onde você pode formar sua nova regra do lado do servidor.

Você verá que as opções para essas regras são muito mais simples do que no Gerenciador de regras. Isso ocorre porque você está limitado a ações que podem ser executadas pelo servidor. Se você quiser que o Outlook reproduza um som específico quando um e-mail de seu chefe chegar, você só poderá fazer isso com uma regra do lado do cliente.

Digamos que um membro da equipe esteja ausente, e eles querem que qualquer e-mail sobre o How-To-Geek seja movido para uma pasta específica e encaminhado para uma pessoa específica. Primeiro, eles selecionariam a opção "Enviado diretamente para mim". Em seguida, eles digitariam “How-To-Geek” na linha de assunto. Em seguida, selecionariam a opção "Copiar para" e escolheriam uma pasta. E finalmente, eles marcariam a opção "Avançar", selecionar o destinatário no catálogo de endereços e clicar em "OK".

A regra é adicionada à lista de regras do lado do servidor e, em seguida, será executada independentemente de o Outlook estar aberto.

Você pode adicionar quantas dessas regras desejar. E obviamente, você pode fazer mais com eles do que o exemplo simples que mostramos aqui. Você pode usá-los para alterar a importância de mensagens de contatos específicos ou que contenham certas palavras no assunto. Ou você pode ter uma regra do lado do servidor para excluir certos tipos de mensagens antes mesmo de chegarem à sua caixa de entrada..