Como enviar um email ao seu professor e obter uma resposta rápida

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Professores são algumas das pessoas mais ocupadas ao redor. Eles têm que fazer palestras, manter o horário de trabalho, trabalhar com estudantes de pós-graduação e colegas, participar de conferências e outros eventos públicos e conduzir, publicar e apresentar pesquisas. Mas apesar de terem pouco tempo, há maneiras de se comunicar com eles por e-mail e obter uma resposta rápida para que você possa continuar fazendo seu trabalho com menos contratempos.

Coloque um rosto para o nome

É ideal conhecer seu professor pessoalmente antes de enviar o primeiro e-mail. Apresente-se durante a primeira semana de aula. Deixe seu professor saber sobre seus interesses, suas dúvidas ou algo mais exclusivo para você. Mostrar que você se importa o suficiente para conhecê-los mais pessoalmente os incentiva a responder oportunamente quando se trata de suas solicitações. A melhor impressão que você deixa, melhor eles se lembram de você.

Quando chegar a hora de enviar o primeiro e-mail com perguntas sobre um trabalho, seu professor poderá colocar seu rosto no seu nome. Isso os ajuda a colocar seu e-mail no contexto. Se eles já tiverem se comunicado com você no passado, estarão mais dispostos a se comunicar novamente sem hesitação. E talvez eles já confiem que você é um estudante sério.

Use uma linha de assunto detalhada

A linha de assunto é tudo quando se trata de obter uma resposta rápida ao email. Primeiro de tudo, quando as pessoas recebem e-mails de remetentes que não conhecem, elas procuram por pistas na linha de assunto. Com base apenas na linha de assunto, eles podem excluir e-mails que parecem spam ou simplesmente sem importância para eles.

Agora, os professores são obrigados a responder ao e-mail do aluno para assuntos administrativos e de classe. Mas a linha de assunto ainda é importante para chegar rapidamente ao seu professor. Crie uma linha de assunto para que, ao vê-la, o professor abra e leia imediatamente - em vez de arquivá-la para leitura posterior. (O próximo objetivo é criar o e-mail de tal forma que, logo após a leitura, seu professor responda imediatamente, mas chegaremos a isso em uma seção posterior.)

Portanto, antes de enviar seu e-mail, restrinja-o ao seu objetivo específico. Declare esse propósito tão diretamente quanto você puder na linha de assunto.

Em vez de usar "Gostaria de me inscrever em sua turma", especifique especificamente o nome da turma e como eles podem ajudar você a se inscrever:

Quanto mais específico você puder, mais fácil será para o seu professor. Um título muito específico permite que eles saibam de relance o que se espera deles.

Seja cortês e formal

Depois de usar uma boa linha de assunto, você precisa ter certeza de que sua abertura não impede que o professor leia a mensagem completa. Você não quer dizer "Hey" e depois continuar com sua mensagem. Isso define um tom não profissional que pode ser uma barreira para uma comunicação eficaz. Você quer errar do lado da cortesia.

Escreva sua mensagem da maneira mais educada e respeitosa que puder, mesmo que isso signifique permitir alguma imprecisão. Por exemplo, digamos que você esteja fazendo uma aula da faculdade comunitária durante o verão para atender aos requisitos gerais. Seu instrutor não é tecnicamente um professor, mas acabou de começar a ensinar meio período este ano..

Você ainda quer abordá-los como "Professor" porque é formal, educado e mostra que você está ansioso para estabelecer uma boa comunicação. Errar do lado da cortesia até que seja corrigido - quando o seu instrutor insistir para que você se refira a eles como “Sr. Bob "ou" Joey ".

Aqui estão algumas outras maneiras de manter sua mensagem cortês:

• Sempre assine com o seu nome - de preferência, primeiro e último, se houver muitos alunos na turma..
• Encerre com uma frase ou frase que demonstre sua apreciação por ler sua mensagem. Pode ser uma sentença antes de assinar seu nome, como: "Eu agradeço sua procura neste Professor John." Ou pode ser simplesmente um "Obrigado", seguido pelo seu nome.
• Fique no tópico; ir em tangentes indica que você realmente não respeita seu tempo, pois eles provavelmente têm centenas de outros e-mails para chegar.
• Não assuma que eles farão o que você pedir. Há algumas coisas que os professores devem fazer para os alunos, como dar permissão para entrar em um curso se você atender aos pré-requisitos. Mas mesmo assim, não assuma que eles farão o que você pedir. Você não quer mostrar desrespeito ou dar razões para reconsiderar como e se eles querem ajudá-lo. Então pergunte educadamente, indicando o mínimo possível de suposições.

Use nomes e rótulos apropriados

Como já coberto, use rótulos adequados dentro de sua linha de assunto específica e consulte seu professor com cortesia. Certifique-se de ter rótulos, números, datas e horários corretos. Se você não tiver clareza sobre o horário da reunião ou se fizer referência acidentalmente ao teste errado, seu professor terá que gastar mais tempo para verificar novamente e, possivelmente, enviar um e-mail novamente para maior clareza. Isso transforma uma resposta potencialmente rápida a uma conversa que abrange vários e-mails.

Atenha-se ao ponto

Quando você vai em uma tangente em um e-mail ou divulga mais informações (pessoais) do que é necessário para a tarefa em mãos, em última análise, desperdiça o precioso tempo de leitura do seu professor - assim como o seu próprio tempo. Manter o foco é uma das várias maneiras de reduzir o tempo gasto no envio de e-mails e reduzir a necessidade de escrever e-mails extras para esclarecimentos..

Solucione palavras e frases desnecessárias, como "Eu estava pensando se" ou "Você acha que poderia ..." Em vez disso, faça a pergunta. Pode ser intimidante ser tão franco com seu professor, mas com a prática não será o caso por muito tempo. Porque você aprenderá a entender o ponto de maneira profissional, e isso cria confiança.

Aqui está um exemplo de uma mensagem que leva mais tempo para ler e que mais distrai em sua forma mais longa:

Como você pode ver, a forma condensada transmite a mensagem de maneira mais eficaz:

Mantenha-o curto

Mantê-lo curto é semelhante a ficar no ponto. Idealmente, você não quer mais do que três a quatro frases em um parágrafo. E você não quer encher uma mensagem com muitos parágrafos. A menos que você esteja compartilhando feedback ou uma história pessoal que ajudará seu professor a conhecê-lo e entender melhor como ele pode ajudá-lo.

Faça uma solicitação direta

Mesmo se você tiver uma ótima linha de assunto, ainda precisará seguir a própria mensagem. Você faz isso fazendo sua solicitação direta. Pode ficar mais claro se você colocar a solicitação como uma pergunta. Ou se você usar o abridor de "Por favor ... [solicite aqui]". Lembre-se de que, se estiver enviando um e-mail ao professor apenas para obter a opinião deles sobre um assunto, ainda é uma solicitação porque você pede que ele compartilhe o que eles sabem.

Faça seu pedido tão claro que seu professor não terá dúvidas sobre o que você pede. Se você conseguir realizar essa etapa importante, ajude seu professor a agir imediatamente após a leitura do seu e-mail. E você não apenas obterá uma resposta rápida deles, mas também entrará na classe de espera mais cedo.

Acompanhamento

Mesmo que você aplique com sucesso os princípios acima ao enviar um e-mail ao seu professor e não obtiver uma resposta em tempo hábil, pode ser que o professor ainda não tenha chegado ao seu e-mail ou esteja indisponível por algum tempo. Não se preocupe com as razões, simplesmente faça um acompanhamento cortês se não tiver recebido uma resposta em dois dias. Campi diferentes têm diferentes políticas ou culturas (mesmo que não escritas) para o que é considerado uma resposta oportuna, por isso pode variar dependendo da sua instituição ou do contexto.

Aplique os princípios de amostra listados acima ao seu e-mail de acompanhamento. Se, por algum motivo, você ainda não estiver conseguindo, outro e-mail de acompanhamento pode ser apropriado depois de outros três a quatro dias (novamente, dependendo da situação). Ou talvez seja hora de conversar com seu professor pessoalmente. Se esse for o caso, certifique-se de descobrir como se comunicar melhor por email.

Comunicar eficazmente com seu professor, conforme necessário, melhora muito suas chances de ter sucesso em uma determinada classe. Mantenha essa comunicação oportuna, suave e produtiva para que você possa se concentrar no seu trabalho.