Como filtrar quais itens de downloads do Outlook do Exchange

Se você tem espaço limitado em disco ou uma conexão lenta com a Internet, convém limitar o que é baixado pelo Outlook. Mostramos a você como controlar os itens que o Outlook baixa com base nas idades dos itens, mas isso não é muito flexível. Ele também funciona somente em e-mails em sua caixa de correio (e, para o Outlook 2016 e posterior, delegar caixas de correio), portanto, se você tiver acesso a pastas públicas ou compartilhadas ou se tiver muitos eventos e tarefas da agenda, será necessário outra opção. Passo à frente sincronização de pastas, que permite filtrar as coisas que o Outlook baixa em uma base pasta por pasta.

Nota: A sincronização de pastas funciona com todas as versões suportadas do cliente Outlook quando você está conectado a um Microsoft Exchange Server, incluindo o Hotmail ou o Outlook.com. Se você se conectar a outro serviço, como o Gmail ou um servidor de e-mail pessoal, poderá configurar essas opções, mas o Outlook poderá ignorá-las.

Você pode acessar as opções de sincronização para uma pasta clicando em Pasta> Propriedades da Pasta..

Você também pode clicar com o botão direito do mouse na pasta no painel Navegação e clicar no comando “Propriedades”..

Na janela de propriedades da pasta, mude para a guia "Sincronização".

A boa notícia é que só há uma coisa a fazer nessa guia: criar seu filtro. Clique no botão "Filtro" para abrir a janela Filtro e começar.

A janela Filtro permite escolher a condição (ou condições) que uma mensagem deve atender ao Outlook para baixá-la nessa pasta. Qualquer e-mail que não atenda a essas condições ainda existe no servidor e você pode acessar esses e-mails por meio do aplicativo da Web do Outlook ou do Outlook on-line..

Cada pasta pode ter diferentes filtros de sincronização, portanto, se você criar um filtro na sua Caixa de entrada, isso não afetará nenhuma outra pasta. Você tem que criar um filtro separado para cada pasta, então só faz sentido usar isso em pastas com muitos itens.

Neste momento, minha caixa de entrada está repleta de e-mails onde eu tenho feito CC em coisas que não são tão importantes, então vamos criar um filtro que sincronize apenas mensagens enviadas para mim e onde eu sou a única pessoa no “ Para a linha.

Para fazer isso, adicione um nome à caixa "Enviado para", marque a caixa de seleção "Onde estou" e selecione "a única pessoa na linha Para" no menu suspenso à direita.

Clique no botão "OK" e uma mensagem de aviso aparecerá.

Esta mensagem significa que todos os e-mails correspondentes ao seu filtro serão baixados para a pasta e todos os e-mails que não corresponderem ao seu filtro serão removidos da pasta local. Os emails que não corresponderem não serão excluídos, eles ainda estarão disponíveis no aplicativo Web do Outlook e, se você alterar ou remover o filtro, o Outlook poderá baixá-los novamente.

Clique em “OK” na mensagem e depois em “OK” na janela de propriedades. Reinicie o Outlook e o filtro deve ser aplicado imediatamente, embora em pastas com milhares de emails possa levar algum tempo para sincronizar novamente. Uma vez que seu filtro de mensagens tenha sido sincronizado, você poderá compactar sua caixa de correio para maximizar o ganho de espaço.

Para remover o filtro, volte para a janela Filtro e clique no botão "Limpar tudo". Feche as janelas abertas e reinicie o Outlook para aplicar as alterações.

Essa ferramenta de sincronização é ótima para caixas de correio compartilhadas, nas quais você deseja apenas ver os e-mails enviados a você ou à sua equipe. Você também pode usá-lo para interromper a exibição de e-mails ou eventos da agenda com mais de uma certa idade, filtrar anexos grandes, interromper a sincronização de e-mails de endereços específicos e muito mais. Os critérios de filtragem são muitos e variados, portanto, se você quiser filtrar determinados emails, poderá encontrar uma combinação de critérios de filtragem que permita fazer isso..