Como proteger documentos e arquivos PDF com senhas de proprietário e usuário no LibreOffice

Existem duas maneiras de proteger um arquivo PDF: uma senha de proprietário e uma senha de usuário. Vamos explicar o objetivo de cada um e mostrar como aplicá-los aos seus arquivos PDF.

A senha do Proprietário ou Permissões permite que você aplique permissões a um arquivo PDF. Por exemplo, se você não quiser permitir que um arquivo PDF seja impresso ou que páginas sejam extraídas, poderá escolher o que deseja permitir e não permitir e aplicar uma senha de proprietário ao arquivo PDF. A senha do proprietário também pode ser chamada de senha mestre. É o que permite que você altere essas permissões.

A senha do Usuário ou Abrir permite que você solicite ao usuário que digite uma senha para visualizar o PDF. Se eles não digitarem a senha correta, o arquivo PDF não será aberto.

Existem vários serviços online para proteger arquivos PDF, como o PDFProtect, mas se você quiser adicionar uma senha a um documento confidencial, provavelmente não se sentirá à vontade para enviá-lo para um serviço que não conhece. Então, vamos nos concentrar na melhor opção off-line neste guia.

Nós cobrimos como criar um arquivo PDF protegido por senha no Microsoft Word, mas isso só adiciona uma senha de usuário. Não há opção para adicionar uma senha de proprietário. Fizemos algumas pesquisas e descobrimos que a melhor opção para proteger seus arquivos PDF offline é o LibreOffice gratuito. Mostraremos como proteger um documento do Microsoft Word ou do LibreOffice Writer com uma senha e como criar um arquivo PDF protegido por senha a partir de um documento.

NOTA: Usamos um arquivo do Word em nosso exemplo, mas você pode fazer a mesma coisa com os documentos do LibreOffice Writer (arquivos .odt). Você também pode abrir arquivos PDF no LibreOffice. Eles são abertos no LibreOffice Draw, mesmo se você estiver no Writer, Calc ou Impress, mas o procedimento para protegê-los com senha no Draw é o mesmo dos outros programas do LibreOffice e é descrito em “Como converter um documento em um Arquivo PDF Protegido por Senha ”abaixo. Você estaria convertendo um arquivo PDF desprotegido em um protegido por senha.

Como adicionar senhas abertas e de permissões a um documento

Antes de começar, baixe o LibreOffice e instale-o, ou baixe a versão portátil se preferir não instalar o LibreOffice. Abra o LibreOffice Writer e abra um arquivo do Word. Clique na seta para baixo no botão "Salvar" na barra de ferramentas e selecione "Salvar como" no menu suspenso.

Na caixa de diálogo Salvar como, navegue até onde você deseja salvar o documento protegido. Para o nosso exemplo, vamos substituir o documento original. Se você quiser salvar o documento protegido como um novo arquivo, insira um nome diferente para o arquivo na caixa “Nome do arquivo”. Para proteger o documento com senha, marque a caixa “Salvar com senha”. Em seguida, clique em "Salvar".

Se você estiver substituindo o arquivo original, a caixa de diálogo Confirmar Salvar Como será exibida. Clique em "Sim" para substituir o arquivo.

Na caixa de diálogo Definir senha, você pode especificar dois tipos de senha, assim como as senhas de usuário e proprietário dos arquivos PDF. Para exigir que o usuário insira uma senha para visualizar o documento (como a senha do usuário), digite uma senha na caixa “Inserir senha para abrir” e a caixa “Confirmar senha” em “Senha de criptografia de arquivo”. Se você também quiser proteger o documento contra edição (como a senha do proprietário), clique em “Opções” no meio da caixa de diálogo e digite uma senha na caixa “Inserir senha para permitir a edição” e na caixa “Confirmar senha” em Senha de compartilhamento de arquivos.

NOTA: A senha de compartilhamento de arquivos funciona somente para documentos do LibreOffice Writer, não para documentos do Word. Se você quiser usar a senha de compartilhamento de arquivos, salve seu documento como um arquivo .odt, que é a primeira opção na lista suspensa "Salvar como tipo" na caixa de diálogo Salvar como na figura acima..

Inserir uma senha para permitir a edição automaticamente faz com que o documento seja aberto no modo somente leitura. Se você quiser abrir o arquivo no modo somente leitura por padrão sem uma senha, marque a caixa “Abrir arquivo somente para leitura” e deixe as caixas de senha em Senha de Compartilhamento de Arquivos vazia.

Clique OK".

Se você aplicou uma senha aberta ao documento, na próxima vez que abrir o arquivo, será solicitado que você digite a senha aberta..

Se o seu arquivo for um documento do LibreOffice Writer (.odt) e você tiver atribuído uma Senha de Compartilhamento de Arquivo, o documento será aberto no modo somente leitura. Para editar o documento, clique no botão "Editar documento" na barra amarela.

Você será solicitado a digitar a senha de compartilhamento de arquivos para poder modificar o arquivo.

Como converter um documento em um arquivo PDF protegido por senha

Você também pode converter um documento do Word ou um documento do LibreOffice em um arquivo PDF protegido por senha e aplicar senhas de usuário e proprietário a ele. Para fazer isso, abra o documento e selecione “Exportar como PDF” no menu Arquivo.

Na caixa de diálogo Opções de PDF, clique na guia "Segurança".

Em Criptografia e permissão de arquivo, há inicialmente "Sem conjunto de senhas abertas" (senha do usuário) e "Sem senha definida" (senha do proprietário). Para definir essas senhas, clique em "Definir senhas".

Na caixa de diálogo Definir senhas, em Definir senha de abertura, insira a senha do usuário duas vezes que será necessário para visualizar o arquivo PDF. Em Definir senha de permissão, insira a senha do proprietário que impedirá que o arquivo PDF seja impresso, editado ou que o conteúdo seja extraído dele. Clique OK".

NOTA: Você não precisa usar as duas senhas, mas recomendamos que você faça isso para obter mais segurança. Um arquivo PDF com apenas uma das duas senhas aplicadas (qualquer uma delas) não é tão seguro quanto um com as duas senhas aplicadas. Planet PDF explica porque duas senhas são melhores que uma ao proteger arquivos PDF.

Você retorna à caixa de diálogo Opções de PDF e o status da (s) senha (s) definida (s) é exibido abaixo do botão Definir senhas. Se você escolher definir uma senha de permissão (proprietário), as opções no lado direito da caixa de diálogo se tornarão ativas. Se você não quiser que ninguém imprima o documento ou faça qualquer tipo de alteração no documento, selecione “Não permitido” em Impressão e alterações. Se você quiser apenas limitar o tipo de impressão e as alterações que podem ser feitas, selecione outra opção em Impressão e alterações. Se você não quiser que ninguém copie conteúdo de seu arquivo PDF, verifique se a caixa "Ativar cópia de conteúdo" está desmarcada. Para fins de acessibilidade, é uma boa ideia deixar marcada a caixa "Ativar acesso ao texto para ferramentas de acessibilidade". Clique em "Exportar".

Na caixa de diálogo "Exportar", navegue até a pasta na qual você deseja salvar o arquivo PDF protegido por senha. Digite um nome para o arquivo na caixa "Nome do arquivo" e clique em "Salvar".

Se você atribuiu uma senha aberta (usuário) ao arquivo PDF, será solicitada a senha na próxima vez que for aberta.

Você verá “(SECURED)” à direita do nome do arquivo na barra de título, indicando que é um arquivo PDF criptografado.

Se você aplicou uma senha de permissão (proprietário) ao arquivo PDF e optou por não permitir a impressão, observará que a opção "Imprimir" está desabilitada quando você clica na guia "Arquivo"..

Os procedimentos para adicionar senhas abertas e de permissão a um documento e para converter um documento em um arquivo PDF protegido por senha são as mesmas no LibreOffice Calc, Impress e Draw, bem como.