Como inserir rapidamente blocos de texto no Microsoft Word com AutoTexto
Todos nós temos alguns trechos grandes de texto que temos que digitar regularmente - como seu endereço, nomes longos ou frases, ou até mesmo tabelas e imagens que você usa com frequência. O recurso de AutoTexto no Word permite armazenar esses blocos de texto e inseri-los rapidamente com alguns pressionamentos de tecla, para que você possa perder menos tempo digitando.
O recurso de AutoTexto faz parte do Office há muito tempo, mas agora faz parte do Quick Parts, que foi adicionado ao Office 2007. Além das entradas de AutoTexto, o recurso Partes Rápidas permite inserir propriedades do documento (como título e autor). ) e campos (como datas e números de página). Entradas de peças rápidas e AutoTexto também são conhecidas como “Building Blocks” e o Word vem com muitos blocos de construção predefinidos. Você também pode adicionar quantos blocos de construção personalizados quiser.
Observação: já escrevemos anteriormente sobre como fazer referência a texto de outros documentos no Word para que você possa inserir conteúdo reutilizável em outros documentos que serão atualizados automaticamente. O truque discutido nesse artigo é semelhante ao uso de uma entrada de AutoTexto. No entanto, uma vez conteúdo é inserido usando uma entrada de AutoTexto, esse conteúdo não será automaticamente atualizado quando você altera a entrada de AutoTexto.
Há outro software lá fora, como o PhraseExpress grátis para Windows, que executa uma tarefa semelhante em todo o sistema. Isso é ótimo porque funciona em todos os aplicativos, não apenas no Word, mas o AutoText tem algumas vantagens próprias, ou seja, tem mais opções de formatação (especialmente as específicas do Word) do que o PhraseExpress e está disponível onde quer que o Word esteja. Portanto, se você não tiver permissão para instalar programas de terceiros em seu computador de trabalho, por exemplo, ainda poderá usar o AutoTexto.
Você só pode armazenar entradas de AutoTexto em modelos, não nos próprios documentos. Por padrão, novas entradas de AutoTexto são armazenadas no modelo Normal.dotm. Isso limita a disponibilidade de suas entradas de AutoTexto somente à sua máquina, a menos que você compartilhe seu modelo Normal.dotm com outras máquinas. Você pode adicionar entradas de AutoTexto a modelos personalizados, mas há limitações com isso que discutiremos mais adiante neste artigo.
Como criar uma nova entrada de texto automático
Para começar, crie um novo documento do Word e insira o conteúdo (texto, imagens, tabelas, etc.) que você deseja adicionar como uma entrada de AutoTexto. Em seguida, destaque o conteúdo e clique na guia "Inserir".
Se você deseja que o texto da entrada de AutoTexto seja armazenado com a formatação de parágrafo para todos os parágrafos na entrada, incluindo o último parágrafo, verifique se a marca de parágrafo no final do último parágrafo está incluída na sua seleção. A marca de parágrafo armazena a formatação do parágrafo. Quando você não seleciona a marca de parágrafo no final do parágrafo, esse parágrafo assume o estilo de parágrafo do texto ao redor quando você o insere. Se você não vir a marca de parágrafo no final de cada parágrafo, poderá optar por exibi-las nas opções. Qualquer formatação de caracteres aplicada ao seu conteúdo de AutoTexto é automaticamente armazenada na entrada de AutoTexto.
Na seção "Texto", clique no botão "Explorar partes rápidas" e mova o mouse sobre "AutoTexto" no menu suspenso. Em seguida, selecione “Salvar seleção na Galeria de AutoTexto” no submenu.
OBSERVAÇÃO: Você pode observar a opção "Salvar seleção na galeria de peças rápida" disponível diretamente no menu "Peças rápidas". Esta opção adiciona o texto selecionado como uma entrada “Quick Parts”, não uma entrada “AutoText”. Entradas “Quick Parts” e “AutoText” são ambos blocos de construção. Você pode adicionar a entrada dessa maneira, mas vamos discutir como adicioná-la como uma entrada de AutoTexto.
A caixa de diálogo "Criar novo bloco de construção" é exibida. Digite um nome para a entrada de AutoTexto na caixa de edição "Nome".
Recomendamos que os nomes de suas entradas de AutoTexto sejam diferentes o suficiente para que você tenha que digitar apenas alguns caracteres do nome para inserir cada entrada em um documento. Se várias entradas de AutoTexto tiverem nomes muito semelhantes, você terá que digitar o suficiente para que o Word saiba qual entrada você deseja inserir..
Você também pode alterar a categoria para essa entrada. A lista suspensa "Categoria" fornece uma opção "Criar nova categoria" que permite adicionar esta entrada de AutoTexto a uma categoria personalizada. Você também pode alterar a "Galeria" na qual a entrada é criada.
A lista suspensa "Opções" permite que você especifique como a entrada é inserida no documento. Se você estiver inserindo um pequeno texto, como o nome de uma empresa, selecione “Inserir apenas conteúdo”, que insere o conteúdo da entrada em linha no cursor. Você também pode inserir o conteúdo como seu próprio parágrafo ou em sua própria página (perfeito para criar capas padrão).
Aceite a configuração padrão da lista suspensa "Salvar em". Isso salvará a entrada de AutoTexto no seu modelo normal.
Depois de configurar sua nova entrada de AutoTexto, clique em "OK".
Quando você fechar o último documento do Word aberto, a seguinte caixa de diálogo pode exibir perguntando se você deseja salvar as alterações feitas no modelo Normal.dotm, se você tiver ativado a opção para ser solicitado a salvar o modelo Normal. Para salvar sua entrada de AutoTexto no modelo "Normal.dotm", clique em "Salvar"..
Como inserir uma entrada de AutoTexto em um documento
Agora que criamos uma nova entrada de AutoTexto, vamos inseri-la em um documento. Crie um novo documento do Word ou abra um existente. Clique na guia "Inserir" novamente e mova o mouse sobre "AutoTexto" no menu suspenso. Você notará que a entrada de AutoTexto que você adicionou está disponível diretamente no submenu "AutoText". Selecione-o para inserir o conteúdo nessa entrada.
Você também pode inserir uma entrada de AutoTexto simplesmente começando a digitar o nome da entrada de AutoTexto. Um pequeno pop-up é exibido com o nome da entrada de AutoTexto correspondente e as instruções informando que você deve pressionar “Enter” para inserir. Pressione “Enter” para inserir toda a entrada de AutoTexto no seu documento. Você também pode pressionar "F3".
O conteúdo da entrada de AutoTexto é inserido, completo com as quebras de linha originais e formatação.
Para tornar mais rápido e fácil inserir entradas de AutoTexto, você pode adicionar o botão “AutoTexto” à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido..
Como ativar "Mostrar sugestões de conclusão automática"
Se você não estiver vendo a sugestão de AutoCompletar ao digitar seu nome de entrada de AutoTexto, talvez seja necessário ativar a opção "Mostrar sugestões de preenchimento automático"..
Para ativar "Mostrar sugestões de preenchimento automático", abra um documento do Word existente ou crie um novo e clique na guia "Arquivo".
Na tela do backstage, clique em "Opções" na lista de opções à esquerda.
Clique em "Avançado" na lista de itens no lado esquerdo da caixa de diálogo "Opções do Word"..
Na seção "Opções de edição", clique na caixa de seleção "Mostrar sugestões de preenchimento automático" para que haja uma marca de seleção na caixa.
Agora, você poderá pressionar “Enter” depois de digitar parte do nome de uma entrada de AutoTexto para inseri-la..
Como editar o conteúdo de uma entrada de AutoTexto existente
Digamos que você tenha mudado para uma nova casa e precise alterar seu endereço na sua entrada de AutoTexto. Isso é fácil de fazer. Basta digitar a entrada como você deseja em um novo documento do Word, selecioná-lo e, em seguida, acessar o submenu “AutoTexto” como discutimos anteriormente. Selecione a opção "Salvar seleção para Galeria de AutoTexto" no submenu abaixo de quaisquer entradas de AutoTexto existentes.
Digite o mesmo nome da entrada de AutoTexto existente na caixa de edição "Nome" e clique em "OK".
Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida. Clique em "Sim" para substituir a entrada de AutoTexto anterior pela nova..
Agora, você pode inserir a entrada de AutoTexto atualizada em qualquer documento do Word novo ou existente como você fez antes.
Observação: Lembre-se, alterar uma entrada de AutoTexto não altera o conteúdo dessa entrada em quaisquer documentos existentes onde você já inseriu. O conteúdo revisado da entrada de AutoTexto é usado somente ao inserir a entrada a qualquer momento depois de alterá-la.
Como editar as propriedades de uma entrada de AutoTexto existente
Além de editar o conteúdo de uma entrada de AutoTexto, você também pode alterar as propriedades da entrada, como o modelo no qual ela está armazenada, a categoria e assim por diante..
Para fazer isso, crie um novo documento do Word ou abra um existente. Clique na guia “Inserir” e, em seguida, clique no botão “Explorar partes rápidas” na seção “Texto”. Selecione “Building Blocks Organizer” no menu drop-down.
A caixa de diálogo “Building Blocks Organizer” é exibida. Uma lista de todos os “Building blocks” é exibida, mostrando o “Nome” de cada um e em que “Gallery”, “Category” e “Template” eles estão. Eles estão listados em ordem alfabética, de acordo com a “Galeria”. Nossa nova entrada "Endereço" está listada na parte superior porque está na galeria "AutoTexto". Clique na entrada para selecioná-lo. Uma prévia da entrada é exibida no lado direito da caixa de diálogo.
Depois de selecionar a entrada "Endereço", clique em "Editar propriedades" abaixo da lista de "Blocos de construção".
A mesma caixa de diálogo é exibida quando você criou a entrada de AutoTexto; no entanto, agora ele é chamado de "Modificar bloco de construção". Vamos mudar a opção para inserir o conteúdo em seu próprio parágrafo, para que o endereço seja sempre inserido a partir de uma linha separada, mesmo que o cursor esteja no final de outra linha. Clique em "OK" quando tiver feito a alteração.
Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida novamente, confirmando que você deseja substituir a entrada de AutoTexto pela entrada revisada. Clique em "Sim".
Como excluir uma entrada de AutoTexto
Se você descobrir que não precisa mais de uma entrada de AutoTexto, poderá excluí-la da coleção de blocos de construção. Para excluir uma entrada de AutoTexto, abra a caixa de diálogo "Organizador de Blocos de Construção", conforme descrito na última seção. Selecione a entrada de AutoTexto que você deseja excluir e clique em "Excluir" abaixo da lista de "Blocos de Construção".
Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida perguntando se você tem certeza de que deseja excluir o bloco de construção selecionado, neste caso, uma entrada de AutoTexto. Clique em "Sim" para excluir a entrada. Você retornará à caixa de diálogo "Organizador de Blocos de Construção". Clique em "Fechar" para fechá-lo e retornar ao seu documento.
O AutoTexto parece ter uma peculiaridade ao usar um modelo personalizado. Testamos a adição de entradas de AutoTexto a um modelo personalizado, mas quando criamos um novo documento com base nesse modelo, a entrada de AutoTexto não estava disponível. No entanto, quando criamos um novo documento com base no modelo Normal e, em seguida, anexamos o modelo personalizado a esse documento, a entrada de AutoTexto estava disponível. Portanto, se você deseja salvar entradas de AutoTexto em seu próprio modelo personalizado, não se esqueça de anexar o modelo a seus documentos depois de criá-los ou suas entradas de AutoTexto não estarão disponíveis. Se você descobrir o contrário, por favor, deixe-nos saber nos comentários.
Versões mais antigas do Word (2003 e anteriores) permitiam que você copiasse entradas de AutoTexto de um modelo para outro. No entanto, a partir do Word 2007, essa funcionalidade foi removida.
