Como reduzir o tamanho de um documento do Microsoft Word
Os documentos do Word podem obter documentos enormes, extraordinariamente longos e complexos com muitas imagens incorporadas, fontes e outros objetos. Mas também parece que os documentos podem sair do controle por aparentemente nenhum motivo. Se você está lidando com um documento enorme, aqui estão algumas coisas que você pode tentar reduzir o tamanho do arquivo.
Quando você tem um documento do Word que é um pouco grande demais, a primeira coisa que você vai tentar é compactar as imagens nele. Isso ocorre em parte porque sites como o How-To Geek escreveram artigos abrangentes explicando como fazer isso, e em parte porque, bem, as imagens sempre parecem aumentar o tamanho de um documento do Word além da razão. Você ainda deve seguir em frente e seguir as dicas que escrevemos nesse artigo, porque se você tiver imagens, elas ajudarão você.
Mas se você não tem imagens, ou seguiu essas dicas e precisa reduzir mais o tamanho do arquivo, nós o cobrimos. Temos muitas dicas para compartilhar, então as dividimos em coisas que definitivamente ajudarão a reduzir o tamanho de um documento do Word, coisas que podem ajudar e algumas dicas comumente sugeridas com as quais você não deveria se preocupar.
Vamos começar.
Dicas que Ajudam Definitivamente a Reduzir o Tamanho do Documento
Nem todas as dicas que você encontrar serão úteis para você. Às vezes, isso ocorre porque eles não se aplicam à sua situação (se você não tiver imagens, dicas sobre a compactação de imagens não serão úteis), mas às vezes as dicas são simplesmente erradas. Testamos todas as dicas nesta seção, então sabemos que elas funcionam.
Converta o seu documento para o formato DOCX
A Microsoft lançou o formato DOCX no Office 2007, por isso, se você ainda estiver usando o formato .doc, é hora de converter. O tipo de arquivo .docx mais recente atua basicamente como um arquivo ZIP compactando o conteúdo do documento, portanto, simplesmente converter um arquivo .doc para o formato .docx reduzirá o tamanho do documento. (Isso também se aplica a outros formatos do Office como o Excel (.xls para .xslx), o PowerPoint (.ppt para .pptx) e o Visio (.vsd para .vsdx).
Para converter seu arquivo .doc, abra-o no Word e clique em Arquivo> Informações> Converter.
Clique em "OK" no prompt exibido, clique no botão "Salvar" e o Word converte o documento em .docx. O Word faz essa conversão criando uma nova versão do documento no novo formato, para que você ainda tenha sua versão antiga do .doc disponível.
Testamos isso com um arquivo .doc de 20 páginas de amostra que continha seis imagens, várias tabelas e marcas de formatação. O arquivo .doc original era de 6,001 KB, mas o arquivo .docx convertido pesava apenas 721 KB. Isso é 12% do tamanho original. Nada mais que sugerimos abaixo fará mais para reduzir o tamanho do seu arquivo, então se você tiver arquivos .doc que você pode converter para .docx, seu trabalho pode ser feito.
Inserir suas fotos em vez de copiá-las e colá-las
Quando você copia e cola uma imagem em seu documento, o Word faz certas suposições sobre como lidar com isso. Uma dessas suposições é que você deseja que a imagem colada seja um formato BMP, que é um tipo de arquivo grande ou, às vezes, PNG, que ainda é bastante grande. Uma alternativa simples é colar sua imagem em um programa de edição, salvá-la como um formato menor, como JPG, e usar Inserir> Imagem para inserir a imagem no documento..
Colar a pequena imagem abaixo diretamente em um documento do Word em branco fez o tamanho do documento passar de 22 KB para 548 KB.
Colar essa captura de tela no Paint, salvá-la como um JPG e inserir esse JPG em um documento em branco fez com que o documento passasse para apenas 331 KB. Isso é pouco mais de 40% menor. Melhor ainda, o uso do formato GIF resultou em um documento que foi mais de 60% menor. Em escala, essa é a diferença entre um documento de 10 MB e um documento de 4 MB.
Claro, você não pode sempre fugir disso. Às vezes, você precisará da melhor qualidade de imagem que formatos como o BMP e o PNG podem oferecer. Mas se é uma imagem pequena ou você não precisa de super alta qualidade, usar um formato mais leve e inserir a imagem pode ajudar.
Enquanto você está salvando sua imagem, faça sua edição
Quando você edita uma imagem no Word, ela armazena todas as edições de imagens como parte do documento. Os meios, se você cortar uma imagem em seu documento, o Word ainda mantém a imagem original completa. Alterar uma imagem para preto e branco e o Word ainda mantém a imagem colorida original.
Isso aumenta o tamanho do documento desnecessariamente, portanto, quando você fizer alterações em suas imagens e tiver certeza de que não precisará reverter essas imagens, poderá fazer com que o Word descarte os dados de edição..
Mas é melhor, do que remover dados desnecessários do documento, não ter dados desnecessários no documento. Todas as edições que você pode fazer, mesmo as mais simples, como recortar ou adicionar uma seta, são melhor executadas em um editor de imagens antes de inserir a imagem no documento.
Comprimir todas as suas imagens de uma só vez
Sim, dissemos no início que este artigo era sobre de outros maneiras de diminuir o tamanho do arquivo, mas a maioria dos artigos sobre esse assunto informa como compactar suas imagens uma por vez (incluindo nosso artigo), e aqui no How-To Geek estamos procurando maneiras de fazer as coisas.
Clique em Arquivo> Salvar como> Mais opções. (Você pode ter "Salvar uma cópia" em vez de "Salvar como" se tiver o OneDrive com o AutoSalvar ativado.)
Isso abre a caixa de diálogo "Salvar como", onde você acessa algumas opções adicionais. Clique em Ferramentas> Compactar Imagens..
Isso abre o painel "Compactar fotos", onde você pode decidir qual compactação deseja aplicar a todas as suas imagens de uma só vez..
A opção "Aplicar apenas a esta imagem" está desativada porque é uma ferramenta de tudo ou nada - todas as suas imagens terão essas opções aplicadas quando você salvar o documento ou nenhuma delas será usada. Então, se você quiser escolher opções diferentes para imagens diferentes, isso não funcionará para você. Mas se você estiver procurando compactar todas as suas imagens de uma só vez, esta é a opção de usar.
Selecione suas escolhas, clique em "OK" e salve a nova versão do seu documento com todas as imagens compactadas.
Pare de incorporar fontes no seu documento
A menos que você esteja usando uma fonte incomum de uma galáxia muito distante, é quase certo que qualquer um com quem você compartilhe seu documento poderá lê-la usando sua cópia do Word (ou uma alternativa gratuita como o Libre Office). Então, por que você iria querer perder espaço no seu arquivo, incorporando as fontes? Pare com isso indo em Arquivo> Opções> Salvar e desligando a opção "Incorporar fontes no arquivo".
Você pode pensar que isso não faria muita diferença, mas você estaria errado. Se você tiver ativado a incorporação de fontes e a opção “Não incorporar fontes comuns do sistema” estiver desativada, a diferença no tamanho do arquivo será de quase 2 MB. Mesmo com “Não incorpore fontes de sistema comuns” ativadas (o que significa que fontes como Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman e assim por diante não estão incluídas), o arquivo ainda é quase 1,3 MB maior.
Então, sim, pare de incorporar fontes ao seu documento.
Pare de incorporar outros arquivos se você puder
Recentemente, mostramos como incorporar ou vincular uma planilha do Excel em um documento do Word (e você pode fazer isso com outros arquivos, como apresentações do PowerPoint ou diagramas do Visio, também). Se você puder vincular à planilha em vez de incorporá-la, economizará a maior parte do tamanho do arquivo do Excel. Você não salvará tudo isso, porque a planilha vinculada ainda adicionará algum tamanho, mas seu documento será muito menor com um link do que com uma incorporação completa. É claro que existem desvantagens na vinculação e nos benefícios, por isso leia esse artigo para compreendê-los antes de fazer isso..
Parar de armazenar uma miniatura para o documento
No passado, o Word permite armazenar uma imagem em miniatura do documento para que o Windows mostre uma prévia no Gerenciador de Arquivos. Atualmente, o File Explorer pode fazer isso sozinho e não precisa da ajuda do Word, mas a opção ainda está lá no seu documento. Em nosso documento de teste de 721KB, ativar esta opção aumentou o tamanho do arquivo para 3247 KB. Isso é 4,5 vezes o tamanho do arquivo original - para nada. Você encontrará essa configuração em Arquivo> Informações> Propriedades> Propriedades avançadas.
Desmarque a caixa de seleção "Salvar miniaturas para todos os documentos do Word" e clique em "OK".
O nome desta opção é um pouco enganador, pois desativá-la aqui afeta apenas o documento que você abriu, mesmo que ela indique "todos os documentos do Word". Se isso estiver ativado por padrão quando você cria um documento, você Terá de o desativar no modelo Normal.dotx e a Microsoft forneceu instruções excelentes para o fazer, se não tiver a certeza de como.
Você também pode desativar essa configuração na caixa de diálogo "Salvar como", onde é chamada de "Salvar miniatura" um pouco mais correta.
Remover informações pessoais e ocultas do seu documento
Não apenas as informações pessoais são adicionadas ao tamanho do documento, mas também, potencialmente, fornecem aos leitores informações que você não deseja que eles tenham. Também pode haver informações que foram formatadas como ocultas e, se você não precisar desse texto oculto no documento, por que não se livrar dele?
Remova estas informações desnecessárias do seu documento, indo para Arquivo> Informações> Verificar problemas e, em seguida, clicando no botão "Inspecionar documento".
Certifique-se de que "Propriedades do documento e informações pessoais" está ativado e clique em "Inspecionar". Quando o Inspetor terminar a execução, clique em "Remover tudo" na seção "Propriedades do documento e informações pessoais"..
Essa ação reduziu o tamanho do nosso arquivo de teste em 7 KB, portanto, não é uma quantia tremenda. No entanto, é uma boa prática remover informações pessoais de seus arquivos, então você provavelmente deve fazer isso de qualquer maneira. Esteja avisado de que você não pode recuperar esses dados depois de removê-los. Portanto, certifique-se de que você esteja satisfeito antes de removê-los. Você pode fazer o mesmo para as opções “Invisible Content” e “Hidden Text”, mas isso só tornará o seu arquivo menor se você tiver conteúdo oculto.
Desativar AutoRecuperação (se você ousar)
Um dos excelentes recursos do Word - na verdade, um dos ótimos recursos de todos os aplicativos do Office - é a AutoRecuperação. Esse recurso faz backups regulares do arquivo enquanto você trabalha, portanto, se o Word travar ou o computador for reiniciado inesperadamente (como quando o Windows atualiza o sistema durante a noite), você verá automaticamente as versões recuperadas de documentos abertos na próxima vez que iniciar Palavra. Naturalmente, todas essas versões são adicionadas ao tamanho do arquivo, portanto, se você desativar a AutoRecuperação, o arquivo será menor.
Vá para Arquivo> Opções> Salvar e desative a opção "Salvar informações de AutoRecuperação a cada [x minutos]".
Isso não fará uma diferença imediata, mas impedirá que novas versões de AutoRecuperação sejam adicionadas ao arquivo enquanto você trabalha nele.
Apenas esteja avisado de que você não terá mais versões do AutoRecuperação, portanto, se o Word travar ou fechar inesperadamente, você perderá todo o seu trabalho desde a última vez que você salvou.
Copie tudo em um novo documento
Enquanto você trabalha em um documento, o Word salva várias coisas em segundo plano para ajudá-lo. Mostramos como desativá-los quando possível e como excluir os dados que o Word coleta, mas provavelmente ainda haverá coisas no documento que você não precisa. Se você se encontrar sujeito a esse tipo de tamanho de documento, crie um novo documento e depois copie tudo para ele..
Comece criando um novo documento em branco. Selecione todo o conteúdo do seu documento atual pressionando Ctrl + A. No novo documento, pressione Ctrl + V para colar tudo. Isso copia todo o seu texto, seções, formatação, opções de layout de página, numeração de página, tudo que você precisa.
Seu novo documento não terá nenhuma das salvamentos em segundo plano anteriores, informações de AutoRecuperação ou versões anteriores, e isso deve reduzir o tamanho do arquivo.
Lembre-se de que isso copiará todos os dados de edição nas imagens, portanto, convém removê-los do documento original antes de copiar tudo para o novo documento. Se você não fizer isso, não é grande coisa. Você ainda pode removê-lo do seu novo documento.
Não podemos dizer o quanto isso economizará, porque pode ser de alguns kilobytes a muitos megabytes, mas vale sempre a pena fazer isso se você quiser extrair o máximo de gordura possível do documento.
Como bônus, também vimos essa cópia / colagem em um novo truque de documentos resolver erros estranhos em documentos do Word que eram difíceis de rastrear..
Dicas que Poderia Ajude a reduzir o tamanho de um documento
Algumas dicas parecem ajudar, mas não conseguimos um resultado positivo com elas. Não estamos dizendo que eles não ajudarão a reduzir o tamanho do arquivo, mas parece que você precisará de um determinado conjunto de circunstâncias para obter qualquer benefício deles. É altamente recomendável tentar as dicas da seção anterior primeiro e, em seguida, dar-lhes uma chance se você precisar.
Desativar o plano de fundo salva
Quanto mais complicado um documento, e quanto mais tempo você passou desde que você o salvou, mais tempo pode levar para salvar quando você clica no botão “Salvar”. Para ajudar a contornar isso, o Word possui uma configuração em Arquivo> Opções> Avançado, denominada "Permitir gravação em segundo plano".
Essa configuração é ativada por padrão e salva o documento em segundo plano enquanto você está trabalhando nele. A idéia é que, quando você clicar em "Salvar", haverá menos alterações a serem salvas e, assim, economizará muito mais rapidamente. Isso é basicamente um retrocesso para os dias em que o Word ocupava uma quantidade proporcionalmente maior de recursos do sistema e, nos sistemas modernos, provavelmente não é necessário, especialmente se você não estiver editando documentos extremamente longos ou complicados..
O júri é sobre se isso faz diferença no tamanho do arquivo. Deixar um documento aberto com essa configuração não fez nenhuma diferença no tamanho do nosso documento de teste (ao passo que deixar a AutoRecuperação ativada fez aumentar o tamanho do arquivo). Fazer modificações em um período de aproximadamente 30 minutos também não causou alterações significativas no tamanho do documento, independentemente de “Permitir gravação em segundo plano” estar ativada ou desativada. Também não foi possível alterar a rapidez com que o documento foi salvo.
Em suma: este é com você. Se a desativação não reduzir o tamanho do arquivo, deixe-o ligado, porque qualquer coisa que o Word salva automaticamente nos documentos é uma coisa boa.
Converter para RTF e depois converter de volta para DOCX
RTF significa Rich Text Format, e é um padrão aberto para documentos que fornecem um pouco mais de formatação do que o texto simples, mas não todos os recursos do DOCX. A idéia de converter um DOCX em RTF é que ele remove toda a formatação extra e todos os dados ocultos para que, quando você salvar seu RTF de volta como um arquivo DOCX, o tamanho do arquivo seja menor..
Convertendo nossa página 20, o documento de teste de 721 KB para RTF transformou o tamanho do arquivo em 19,5 MB (portanto, não use RTF se você quiser um arquivo pequeno). Convertendo-o de volta para o DOCX resultou em um arquivo de 714 KB. Isso é uma economia de 7 KB - menos de 1% - e como o RTF não conseguiu lidar com a formatação de tabela simples que usamos, tivemos que reformatar o arquivo ... o que elevou o tamanho para 721 KB.
Este não parece ter muitos benefícios para o seu documento, especialmente quando o DOCX moderno tem tantos recursos de formatação que o RTF não pode manipular..
Converter para HTML e depois converter de volta para DOCX
Esta é a mesma ideia que a conversão para RTF, exceto que o HTML é um formato da Web. Nosso teste de conversão mostrou resultados quase idênticos ao uso de RTF.
Tentamos isso em nosso arquivo DOCX de 721 KB e o convertemos em um arquivo HTML de 383 KB. Convertê-lo de volta para DOCX resultou em um arquivo de 714 KB. Essa é uma economia de 1%, mas isso atrapalhou a formatação, especialmente os cabeçalhos, e eles teriam que ser refeitos.
Descompacte o Documento e Comprima-o
Um documento DOCX é um arquivo compactado, como um arquivo que você faz com o 7-Xip ou o WinRar. Isso significa que você pode abri-lo com uma dessas ferramentas e ver todo o conteúdo. Uma dica que você pode ver é extrair todos os arquivos do DOCX, adicioná-los a um arquivo compactado e renomeá-lo para uma extensão de arquivo DOCX. Ei pronto, você tem um documento do Word que foi compactado! Em teoria, isso parece plausível, mas usando tanto o 7-Zip quanto o WinRar e vários formatos de arquivo, descobrimos que toda vez que tentamos abrir o arquivo .docx que criamos, o Word nos disse que o arquivo estava corrompido..
Pode haver algum mérito nessa ideia - nosso arquivo de 721 KB acabou tendo apenas 72 KB -, mas nós não o recomendamos, a menos que você queira gastar muito tempo brincando com ele para tentar fazê-lo funcionar. Além disso, o salvamento pode ser simplesmente porque o processo de compactação removeu / compactou algo que impede que o Word abra o documento, mas não podemos ter certeza.
Dicas comumente sugeridas que provavelmente não farão diferença
Existem algumas sugestões flutuando na internet que som sensata, mas não terá muito efeito. Isso não quer dizer que você não deveria experimentá-los, apenas que você não deve esperar muito impacto no tamanho do seu documento..
Remover versões anteriores do documento
O Word mantém versões anteriores do documento enquanto você trabalha nele. Esta é a funcionalidade AutoSalvar, e algumas pessoas sugerem que você as exclua acessando Arquivo> Informações> Gerenciar Documento e removendo todas as versões antigas.
No entanto, não faz sentido fazer isso porque essas versões antigas são armazenadas no sistema de arquivos do Windows, não em seu documento do Word. Excluí-los não tornará seu documento menor. Se você quiser remover qualquer informação de versão anterior de dentro do documento, copie o conteúdo para um documento totalmente novo ou faça um Arquivo> Salvar como para salvar em um novo documento, como sugerimos anteriormente.
Colar somente texto, não a formatação
Quando você deseja copiar e colar de um documento em seu documento atual, é possível usar diferentes opções de colagem.
A opção padrão usada se você clicar no botão “Colar” (ou pressionar Ctrl + V) é “Manter formatação original”. Isso copia fontes e formatações não padrão, como negrito, itálico e assim por diante. Mas se você clicar na opção "Manter somente o texto" em vez disso, isso vai - ou assim a teoria diminui - o tamanho do arquivo, removendo a formatação.
Tentamos isso com um documento de 20 páginas que tinha várias formatações aplicadas ao texto em todas as páginas, e a diferença média de tamanho era de pouco menos de 2 KB por página. este poderia ser significativo se você tiver um documento com mais de 250 páginas, onde ele totaliza cerca de 0,5 MB, mas você realmente terá um documento do Word de 250 páginas sem formatação? Provavelmente não, porque seria praticamente ilegível, então você perderia suas economias quando adicionar a formatação de volta.
Quaisquer benefícios para este método provavelmente estão abaixo da dica que fornecemos acima - copie e cole todo o documento em um novo documento para remover versões anteriores, edições antigas e assim por diante..
Alterar o tamanho da página
O Word oferece a opção de alterar o tamanho da página indo para Layout> Tamanho e alterando o tamanho padrão de "Carta". Há dicas flutuantes que dizem que se você escolher um tamanho menor, mas similar, como “A4”, outros leitores não notarão, e você terá uma pequena economia de tamanho..
Nós tentamos isso com um documento de 20 páginas usando o tamanho “Carta” que era de 721 KB. Alteramos o tamanho para “A4”, “A5” (metade do tamanho de “A4”) e “B5” e nosso documento permaneceu constante de 721 KB. Em outras palavras, não fazia diferença para o tamanho do arquivo.
Parar de Incorporar Dados Linguísticos
Há uma configuração em Arquivo> Opções> Avançado, denominada "Incorporar dados lingüísticos", e você verá dicas em vários lugares que o informam para desativá-lo. Na superfície, isso parece razoável - dados lingüísticos extras não aumentariam o tamanho de um documento?
Em suma, a resposta é não se você estiver usando um arquivo .docx moderno. O Word lida com os dados lingüísticos nos bastidores e não ocupa nenhum espaço no documento.
Desativar essa opção pode fazer uma ligeira diferença para arquivos .doc mais antigos, mas mesmo assim, somente se você tiver usado uma ferramenta de manuscrito e o Word tiver algumas “informações de correção de reconhecimento de manuscrito” para armazenar. Caso contrário, não faz diferença alguma.
Essa é a nossa lista bastante abrangente de maneiras de reduzir seus arquivos do Word até o tamanho, mas estamos sempre à procura de novos métodos para tentar (ou desmistificar). Disparar nos comentários se você conhece uma técnica que perdemos, e vamos dar uma olhada!
