Como remover as informações pessoais ocultas que o Microsoft Office adiciona aos seus documentos
O Microsoft Office salva metadados ocultos em seus documentos do Office, incluindo há quanto tempo você trabalha neles, o nome de todos que trabalharam no documento, quando o documento foi criado e até versões anteriores do documento.
Antes de publicar documentos do Office publicamente ou enviá-los para alguém, você provavelmente desejará verificar quais informações ocultas o documento contém e remover os dados confidenciais. Esses metadados podem violar sua privacidade ou ser potencialmente embaraçosos.
Ver e remover dados ocultos
No Office 2013 ou no Office 2010, clique no menu Arquivo, clique em Informações e a ferramenta Inspecionar Documento estará na frente e no centro, informando sobre as informações potencialmente confidenciais contidas no documento. Essas informações são mais óbvias do que nas versões mais antigas do Office, mas ainda assim é fácil ignorar se você não souber que o Office adiciona esses dados confidenciais aos seus documentos.
No Office 2007, clique no botão Orb do Office na faixa de opções, aponte para Preparar e clique em Inspecionar Documento..
Para exibir os metadados ocultos no documento, clique no botão Verificar Problemas, clique em Inspecionar Documento e escolha os tipos de metadados para os quais deseja examinar o documento. Você pode deixar todas as opções selecionadas para examinar o documento para todos os tipos de metadados.
Clique em Inspecionar e o Office examinará o documento em busca de metadados. Clique no botão Remover tudo ao lado de um tipo de metadado para removê-lo.
Observe que você não poderá recuperar a maioria desses metadados depois de excluí-los. Por esse motivo, a Microsoft recomenda criar uma nova cópia do documento (use o recurso Salvar como) antes de remover os metadados e publicar o documento. Você terá então uma cópia do documento com os metadados. É claro que, se você não quiser esses metadados, basta removê-los sem se preocupar em preservar uma cópia.
Que tipo de metadados o Office salva??
O Office salva as propriedades do documento, incluindo detalhes como o autor, assunto, título, a data em que você criou um documento, quando você o modificou pela última vez e quanto tempo você passou trabalhando no documento. Essas propriedades também conterão o nome de qualquer modelo usado durante a criação do documento, cabeçalhos de email e outras informações relacionadas. Isso pode ser potencialmente embaraçoso - por exemplo, você pode enviar um relatório TPS para seu chefe e dizer que passou o dia inteiro trabalhando sozinho. Mas os metadados podem revelar que você trabalhou apenas no relatório do TPS por alguns minutos, colaborou com outras pessoas e que usou um modelo chamado “Modelo de Relatório de TPS Inutilizável” ao criá-lo. Pior ainda, existem outras implicações de privacidade aqui - você pode querer publicar um documento na Web sem o seu nome associado a ele, mas seu nome aparecerá nas propriedades do documento por padrão.
Cabeçalhos, rodapés, marca d'água e texto formatados como texto oculto também podem ser incluídos, mas não aparecerão se você fizer um exame superficial do documento. A ferramenta informa se o seu documento contém essas informações.
Se você colaborou com outras pessoas ao escrever o documento, ele conterá ainda mais dados. Os metadados exibirão os nomes de todos que trabalharam no documento, bem como quaisquer comentários, marcas de revisão, anotações de tinta e versões anteriores do documento. Se você estiver publicando um documento em que trabalhou, provavelmente desejará remover todos esses dados em vez de compartilhá-los.
Como impedir que o Office salve metadados
Infelizmente, você terá que usar a ferramenta Inspetor de Documento para remover dados confidenciais de cada documento individual antes de publicá-lo ou compartilhá-lo com alguém. Não há nenhuma maneira interna de remover essas informações de vários documentos de uma só vez, nem há uma configuração em todo o Office para impedir que o Office aplique esses dados a documentos.
No entanto, você pode fazer com que o Office remova automaticamente os metadados sempre que salvar um arquivo. Você deve aplicar essa configuração a cada documento usado - é uma configuração específica do documento, não uma configuração de todo o sistema.
Para evitar que o Office salve metadados junto com seus documentos, clique no menu Arquivo, clique em Opções e selecione a categoria Centro de Confiabilidade. Clique no botão Configurações da Central de Confiabilidade e selecione Opções de Privacidade. Ative a opção "Remover informações pessoais das propriedades do arquivo ao salvar". Se aparecer em cinza, clique no botão Inspetor de documento abaixo, execute o Inspetor de documentos e remova todas as informações pessoais do documento. Você deve então ser capaz de clicar na caixa de seleção.
Lembre-se, você terá que alterar essa opção para cada documento separadamente.
Essas informações podem ser úteis, e algumas delas são cruciais para a colaboração ou para as corporações acompanharem quem trabalhou em um documento. Mas quando for a hora de publicar o documento, você provavelmente desejará remover esses metadados.
