Como definir uma data de expiração ao compartilhar arquivos no Google Drive

Compartilhar um arquivo do Google Drive é uma ótima maneira de permitir que clientes e contratados acessem documentos sem precisar fazer o download deles. Se você quiser que as pessoas tenham acesso temporário aos arquivos, você poderá definir uma data de expiração automática quando as compartilhar. Veja como.

Nota: Para usar esse recurso, como proprietário do documento, você precisa ter uma conta paga do G Suite. As pessoas com quem você compartilha o documento não não precisa de uma conta paga para ver os documentos.

Como definir uma data de expiração nos arquivos do Google Drive

Abra o Google Drive que está vinculado à sua conta do G Suite, clique com o botão direito no arquivo que você deseja compartilhar e clique em "Compartilhar" no menu de contexto.

Adicione os endereços de e-mail de todas as pessoas com quem você deseja compartilhar o arquivo e clique no botão "Enviar". Se você enviar o convite para uma conta do Gmail, essas pessoas serão adicionadas automaticamente à lista de pessoas que podem acessar o arquivo. Se você enviar para outro tipo de endereço, cada pessoa receberá um email com um link que direciona para o arquivo.

Agora, clique com o botão direito no arquivo e clique no comando "Compartilhar" novamente.

Desta vez com as opções de compartilhamento abertas, clique no link "Avançado".

Além das informações de contato de cada pessoa, você verá um ícone do timer. Clique para definir uma data de expiração.

A partir daqui, clique no menu suspenso "Acesso expira" para escolher 7 dias, 30 dias ou para definir uma data de expiração personalizada.

Escolher a opção "Data personalizada" abre um calendário para você selecionar uma data mais precisa.

Se você quiser definir uma data de expiração para qualquer outra pessoa, clique no cronômetro ao lado do nome dele. Você deve definir uma data de validade para cada pessoa.

Por fim, clique em "Salvar alterações" para finalizar as edições feitas em todos os usuários.

Há uma advertência aqui da qual você deve estar ciente. Por padrão, as pessoas com as quais você compartilha podem baixar, imprimir ou copiar o arquivo e, se o fizerem, terão acesso a essas cópias após qualquer data de expiração definida. Você pode definir a permissão para visualizar somente e, em seguida, ativar a opção "Desativar opções para baixar, imprimir e copiar para comentaristas e espectadores" para evitar isso, mas essas pessoas não poderão editar o documento.

Ainda assim, se você tem pessoas que precisam apenas de acesso temporário para visualizar ou comentar em um documento, esse recurso funciona muito bem.