Como compartilhar notebooks no Microsoft OneNote 2016

O Microsoft OneNote 2016 é uma ótima ferramenta gratuita de anotações, não apenas para você, mas também para colaborar em anotações e projetos com outras pessoas, como colegas ou membros da família. Mostraremos algumas maneiras diferentes de compartilhar seus blocos de anotações do OneNote.

Para compartilhar suas anotações e blocos de anotações no OneNote 2016 com outras pessoas, verifique se o seu notebook está sincronizado com sua conta do OneDrive on-line, para que outras pessoas tenham acesso a ela. Isso irá sincronizá-lo com a Internet, mas não o tornará automaticamente disponível para outras pessoas. Para fazer isso, você deve compartilhá-lo manualmente com outras pessoas para que possam visualizá-lo e, se desejar, editá-lo.

Para acessar as várias ferramentas para compartilhar anotações e blocos de anotações no OneNote 2016, clique na guia "Arquivo"..

Na tela do bastidores, clique em "Compartilhar" na lista de itens à esquerda.

Como compartilhar um notebook com alguém por e-mail

Você pode convidar pessoas para visualizar ou editar seu caderno enviando um e-mail usando a opção Compartilhar com pessoas na tela Compartilhar notebook. Somente pessoas que você convidar especificamente poderão acessar seu caderno. A opção Compartilhar com pessoas é o padrão, por isso é selecionada automaticamente na tela Compartilhar notebook.

Digite um nome ou endereço de e-mail na caixa "Digite os nomes ou os endereços de e-mail". Se você digitar um nome que esteja em seu catálogo de endereços do Outlook, será solicitado que você forneça contatos que correspondam ao nome ou endereço de e-mail que você começou a digitar, para que você possa escolher facilmente a pessoa que deseja. Você também pode clicar no botão "Pesquisar na Agenda para contatos" à direita da caixa Digite os nomes ou os endereços de e-mail. Para compartilhar seu bloco de anotações com várias pessoas, coloque um ponto-e-vírgula entre cada endereço de e-mail.

Quando você compartilha um bloco de anotações com outras pessoas, pode optar por permitir que ele visualize o bloco de anotações ou permita que ele também edite o bloco de anotações. Para especificar se podem editar o bloco de notas, selecione “Pode editar” ou “Pode ver” na lista suspensa à direita da caixa Digite os nomes ou os endereços de e-mail.

Se você quiser incluir uma mensagem para os destinatários do email, insira uma nota na caixa abaixo do endereço de email.

Clique em "Compartilhar" para enviar um link para as pessoas com as quais você escolheu compartilhar o bloco de anotações..

A pessoa com quem você compartilhou o bloco de anotações é adicionada à lista Compartilhado com na parte inferior da tela.

Se você decidir revogar o acesso de alguém com quem você compartilhou um caderno, clique com o botão direito do mouse na pessoa na lista Compartilhado com e selecione "Remover usuário" no menu pop-up. Você também pode alterar a permissão para essa pessoa nesse menu.

As pessoas para as quais você enviou convites receberão um e-mail contendo o botão "Visualizar no OneDrive".

Quando clicam no botão Exibir no OneDrive na mensagem de e-mail, o bloco de anotações é aberto no OneNote Online, onde podem ser visualizados e editados, dependendo da permissão que você definiu para eles..

Se você estiver permitindo que as pessoas com quem você compartilhou seu bloco de anotações o edite, o botão “Editar no navegador” estará disponível no OneNote Online.

Como compartilhar um notebook usando um link

Compartilhar um bloco de anotações do OneNote usando um link é semelhante ao compartilhamento com pessoas por email. A principal diferença é que quando você compartilha um bloco de anotações com pessoas por email e decide se deseja revogar o acesso ao bloco de anotações, é necessário remover cada usuário separadamente, conforme discutido na seção anterior. Mas, compartilhar um notebook usando um link permite revogar o acesso a todos que você compartilhou com um clique.

Para obter um link de compartilhamento, acesse a tela Compartilhar Caderno, conforme discutido no início do artigo. Clique em "Obter um link de compartilhamento" em Compartilhar.

Para obter um link de compartilhamento que permitirá aos usuários visualizar o bloco de anotações, mas não editá-lo, clique em "Criar link" à direita de "Visualizar link".

Um link é exibido em uma caixa em Exibir link. Selecione o texto do link e pressione Ctrl + C no teclado para copiá-lo.

Você pode enviar o link por e-mail para as pessoas com as quais deseja compartilhar o bloco de anotações. Você também pode compartilhar o link com outras pessoas usando mídias sociais, software de mensagens instantâneas, software de colaboração, postando o link em um site ou qualquer outro método que funcione para você.

Quando clicam no link da mensagem de e-mail, o bloco de anotações é aberto no OneNote Online, da mesma forma que usamos a opção Compartilhar com pessoas na seção anterior. Observe que, como compartilhamos o bloco de anotações com um link de visualização, não há um botão Editar no navegador e o bloco de anotações não pode ser editado.

Se você quiser colaborar em um caderno com alguém e permitir que ele faça alterações no bloco de anotações, clique no botão "Criar link" à direita de "Editar link"..

Assim como no View Link, você receberá um link que poderá copiar e enviar para alguém.

Para revogar o acesso ao notebook, basta clicar no botão "Desativar link" ao lado do tipo de link que você deseja interromper o compartilhamento. Todos que tiverem esse link não poderão acessar o notebook.

Como compartilhar um caderno em formato PDF

Em ambos os casos acima, as pessoas com quem você compartilha o notebook têm acesso ao notebook inteiro. Talvez você queira compartilhar apenas uma determinada seção ou apenas algumas das notas do caderno. Você pode criar um arquivo PDF contendo anotações, seções ou todo o bloco de anotações e enviar esse arquivo para qualquer pessoa com quem deseja compartilhar o bloco de anotações. Clique nesse link para obter instruções sobre como exportar uma nota para o formato PDF.

Como compartilhar um notebook com uma reunião

Você não precisa mais fazer anotações sozinho em reuniões. Você pode compartilhar um bloco de anotações do OneNote com os outros participantes da reunião e também fazer anotações. Dessa forma, você pode ter certeza de não perder um importante item de ação ou uma decisão importante tomada durante a reunião..

Se estiver participando de uma reunião on-line no Skype ou no Lync que foi agendada usando o Outlook, você poderá compartilhar um bloco de anotações com os outros participantes da reunião usando a opção Compartilhar com reunião na tela Compartilhar o bloco de anotações. Depois de clicar no botão “Compartilhar com a reunião” e selecionar a reunião que você está participando, um link para o bloco de anotações é enviado para todos os participantes da reunião. Eles podem acessar o notebook e todos podem adicionar ao notebook ao mesmo tempo.

Você também pode usar um dos métodos discutidos nas seções anteriores para compartilhar um bloco de anotações do OneNote com outras pessoas em uma reunião..

Como mover um bloco de anotações compartilhado

Se você compartilhou um bloco de anotações e agora precisa mover esse bloco de anotações para um local diferente, pode mover o bloco de anotações, mas não é tão fácil quanto simplesmente selecionar um novo local. Você precisará notificar todos os usuários com quem compartilhou o notebook e seguir esse processo para mover o notebook para um novo local..

O OneNote é um ótimo programa para coletar informações, compartilhar idéias, compartilhar notas com seus amigos ou colegas e acessar suas anotações e documentos em praticamente qualquer dispositivo. Se você estiver usando o Evernote e quiser mudar para o OneNote devido ao plano gratuito mais limitado ou aos planos pagos mais caros, a Microsoft agora fornece uma ferramenta gratuita para migrar facilmente do Evernote para o OneNote.