Como impedir que alguém encaminhe uma solicitação de reunião no Outlook
Se você já teve um problema com possíveis participantes da reunião encaminhando solicitações para outras pessoas, temos boas notícias. Se você tiver a versão mais recente do Outlook (2016 ou 365) ou se for um assinante do Office 365 usando o aplicativo Web do Outlook, poderá impedir que as pessoas encaminhem solicitações de reunião.
Conseguir uma reunião com os participantes certos pode ser frustrante. Você tem que encontrar um tempo todo mundo está disponível. Então você tem que encontrar um quarto livre. Em seguida, espere que os participantes não encaminhem a solicitação de reunião para alguém extra que não precise comparecer ou, pior, encaminhe a reunião para um subordinado para participar. Não podemos forçar as pessoas a serem livres, e não podemos enfeitiçá-lo em uma sala de reunião, mas se você estiver usando o Outlook, poderemos mostrar como evitar que as pessoas encaminhem sua solicitação de reunião. Vamos dar uma olhada.
Atualizar: Um dos nossos leitores chamou a nossa atenção que esta técnica só está disponível na versão do Windows do Outlook e não a versão do macOS. Obrigado por apontar isso, Floris!
Impedir que uma solicitação seja encaminhada no Outlook ou no Outlook Web App
Impedir que uma solicitação de reunião seja encaminhada é tão simples quanto inverter uma única configuração antes de enviar a solicitação.
No cliente completo do Outlook, com uma solicitação de reunião aberta, mude para a guia "Reunião". Clique no botão "Opção de resposta" e, em seguida, clique no botão "Permitir encaminhamento" no menu suspenso para desligá-lo (por padrão, está ativado).
No Outlook Web App, verifique se você tem uma solicitação de reunião aberta e pelo menos um participante foi adicionado. Clique no botão "Participantes" e clique no botão "Permitir Encaminhamento" para desativá-lo para esta reunião.
Infelizmente, não há como desativar a opção "Permitir encaminhamento" por padrão. Você precisa desligá-lo sempre que criar um novo pedido.
Então, o que acontece se alguém tentar encaminhar minha solicitação de reunião?
Três coisas podem acontecer quando alguém tenta encaminhar uma mensagem na qual você desativou a opção "Permitir encaminhamento":
- Se o seu participante estiver usando a mesma versão do Outlook que você (e se eles trabalham para a mesma empresa, é muito provável que eles sejam), então eles não terão a opção de encaminhar a solicitação de reunião..
- Se estiverem em uma versão mais antiga do Outlook, eles poderão encaminhar a solicitação de reunião, mas o Microsoft Exchange bloqueará a entrega e enviará ao participante uma mensagem de "não entregue".
- Se eles estiverem usando um sistema de e-mail que não seja da Microsoft, como o Gmail, eles poderão encaminhar a solicitação de reunião sem restrições. Isso ocorre porque os sistemas de terceiros não estão obrigados a respeitar o sinalizador "não encaminhar" da Microsoft. No futuro, é possível que eles comecem a respeitá-la (isso geralmente é uma situação do tipo "você coça minhas costas e eu coço as suas", em que alguém como o Google quer que o Outlook respeite uma bandeira específica do Gmail, então é feito um acordo ), mas também é inteiramente possível que nenhum sistema além do Outlook respeite a bandeira.
Ainda assim, desde que você esteja organizando reuniões com pessoas da sua organização, isso deve funcionar bem.
