Como testar a legibilidade de sua escrita no Microsoft Word ou no Outlook

O Microsoft Word e o Outlook há muito tempo apresentam a capacidade de exibir estatísticas de "legibilidade" para o que você está escrevendo, para que você saiba como é simples ou complexo estar escrevendo. Isso pode ajudar a garantir que sua escrita seja legível o suficiente para o seu público-alvo.

Em versões mais antigas do Word, o recurso estava a apenas um clique de distância na sua barra de status. Em versões iniciadas em 2013, você precisa habilitar o recurso primeiro e acessá-lo executando uma verificação ortográfica e gramatical.

A verificação ortográfica e gramatical no Word e no Outlook ocorre no Painel de Revisão de Provas e oferece uma maneira bastante sólida de revisar documentos. Existem alguns suplementos de verificação de gramática melhores para o Office por aí, mas mesmo se você tiver esses ativados, você ainda precisará habilitar a verificação de gramática interna para poder usar as estatísticas de legibilidade. Se isso vale a pena, depende de você. E se você não se importar em ter a verificação gramatical ativa, mas preferir não se distrair com os sublinhados ondulados enquanto trabalha, pode sempre desativar a verificação ortográfica e gramatical enquanto digita..

Como habilitar estatísticas de legibilidade

Para acessar estatísticas de legibilidade no Word, primeiro você precisa ativar o recurso. No Word, clique na guia Arquivo e, em seguida, clique em Opções. Na janela Opções, selecione a guia Prova. Ative as caixas de seleção "Verificar gramática com ortografia" e "Mostrar estatísticas de legibilidade". Clique em OK quando terminar.

O processo é semelhante no Outlook. Clique na guia Arquivo e, em seguida, clique em Opções. Na janela Opções, selecione a guia Correio e clique no botão "Ortografia e correção automática".

Na janela Opções do editor, selecione a guia Revisando. Habilite as caixas de seleção "Verificar gramática com ortografia" e "Mostrar estatísticas de legibilidade" e clique em OK.

Observe que, no Word e no Outlook, você pode desmarcar as opções para verificar erros de ortografia e gramática enquanto digita, se encontrar essa distração..

Como visualizar estatísticas de legibilidade

Agora que você ativou a leitura de estatísticas, verificar a pontuação de legibilidade de um documento ou uma seleção de texto é simples. Tudo o que você precisa fazer é executar uma verificação ortográfica e gramatical. Você pode selecionar um texto específico para verificar ou certificar-se de que nada esteja selecionado para verificar todo o documento. Inicie uma verificação ortográfica e gramatical pressionando F7 ou clicando no botão Prova na barra de status na parte inferior da janela..

Execute a verificação ortográfica e gramatical e, quando terminar, a janela Estatísticas de legibilidade será exibida.

A janela mostra algumas estatísticas básicas, como contagem de palavras e caracteres, além de algumas médias, como sentenças por parágrafo. Na seção Readability, você verá duas pontuações: Flesch Reading Ease e Flesch-Kincaid Grade Level. Ambas as pontuações são baseadas em fórmulas que levam em consideração o comprimento médio das frases (ASL) e as sílabas médias por palavra (ASW).

• Facilidade de leitura do Flesch. Esta pontuação classifica a legibilidade do seu texto em uma escala de 100 pontos, com pontuações mais altas sendo mais fáceis de ler. As pontuações de 0 a 60 são geralmente consideradas como nível de graduação em faculdades ou faculdades e bastante difíceis de ler. As pontuações de 60 a 80 são consideradas razoavelmente fáceis de ler e escritas em inglês simples. A maioria dos documentos profissionais se enquadra nesse intervalo. Pontuações mais altas que 80 são consideradas fáceis de ler para crianças.
• Nível de Grade Flesch-Kincaid. Essas pontuações classificam a legibilidade do texto com base nos níveis escolares dos EUA. Uma pontuação de 4,0, por exemplo, significa escrever que pode ser entendida por um aluno da quarta série. A maioria dos documentos profissionais está em algum lugar no intervalo de 7.0-11.0.

E se você gosta de saber a matemática por trás das coisas, a fórmula usada para determinar a pontuação Flesch Reading Ease é:

206,835 - (1,015 x ASL) - (84,6 x ASW)

A fórmula usada para determinar o escore de Nível Grau de Flesch-Kincaid é:

(0,39 x ASL) + (11,8 x ASW) - 15,59

E é isso! É um recurso simples para ativar e usar e, embora talvez você não queira basear tudo o que escreve em pontuações de legibilidade, elas ainda podem ser uma ferramenta útil para garantir que você esteja alcançando o público certo com sua escrita.