Como alternar e personalizar a exibição de conversas no Outlook

De volta ao Outlook 2010, a Microsoft apresentou o Vista de conversa, que funciona como o encadeamento de conversas do Gmail. Está ativado por padrão nas versões mais recentes do Outlook, mas não se você atualizou de uma versão mais antiga, onde ele foi desligado. Então, se você não sabia que estava lá, talvez fosse hora de dar uma olhada.

Qual é a exibição de conversas?

Embora a Microsoft tenha falado muito sobre a Conversation View quando a apresentou, a maioria das pessoas fora dos departamentos corporativos de TI e os leitores de sites de tecnologia de alta qualidade provavelmente não sabiam disso. Afinal, quando foi a última vez que você procurou e leu o artigo sobre "novos recursos" em um aplicativo que você usa?

Isso é uma pena, porque o modo de exibição de conversas é um recurso útil que muitas pessoas queriam depois de ver o segmento de conversas no novo Gmail do Google, que estreou em 2004/5. Essa foi a demanda que, de repente, todos estavam falando sobre como usar a coluna "Conversação" para agrupar e-mails no Outlook 2003, embora isso só atendesse aos e-mails na mesma pasta. Então, algumas soluções complicadas foram criadas usando pastas de pesquisa dinâmicas, mas tudo isso foi um pouco grosseiro em comparação com a facilidade de uso do Gmail pelo AJAX.

A Microsoft entrou no caso e adicionou uma Exibição de Conversa adequada - que extrai emails de todas as pastas - quando eles foram lançados no Outlook 2010. Isso pode parecer um pouco atrasado, já que a versão anterior saiu três anos antes (Outlook 2007), mas só podemos supor que os gerentes de produto da Microsoft levaram algum tempo para perceber o quão popular era a visualização de conversas por encadeamentos do Gmail. Nesse ponto, já era tarde demais para adicioná-la a 2007. Não importa, o Outlook 2010 entendeu, e foi esforço decente que funcionou bem em todas as iterações desde.

Desde que o Outlook 2013 foi ativado por padrão, mas em muitas empresas, ele ainda é desativado por padrão pelo departamento de TI. Além disso, se você desativou em sua versão antiga do Outlook, ele permanece desativado quando você atualiza para uma nova versão. Um de nossos geeks o desativou há cinco anos no Outlook 2013, e ainda está desligado agora que está no Outlook 2019. Ele é ativado por padrão no aplicativo da Web do Outlook também, por isso é mais bem usado lá, mas para muitas pessoas, o cliente do Outlook é seu principal aplicativo de e-mail.

Vamos dar uma olhada em como ativar novamente a Exibição de conversas e quais opções de personalização você possui. Antes tarde do que nunca!

Como ativar e desativar a exibição de conversas

Você pode ativar e desativar a Visualização de conversas por meio de uma simples alternância, por isso, se você tentar e não gostar, é fácil desativá-la novamente. Para ativá-lo, ative a opção Exibir> Mostrar como conversas.

O Outlook exibe uma mensagem de confirmação que oferece a opção de ativar a exibição em todas as pastas ("Todas as caixas de correio") ou apenas a pasta atual ("Esta pasta").

Tente ativar "Esta pasta", que lhe dará a chance de ver se você gosta antes de ligá-lo em todos os lugares. Para desativar totalmente a Visualização de conversas, desative a opção Visualizar> Mostrar como conversas novamente.

O que a visualização de conversas faz?

A tela de conversas organiza suas mensagens em um segmento em ordem cronológica, com a mensagem mais recente na parte superior. Estes são inicialmente escondidos sob a mensagem principal, com um triângulo no lado esquerdo para indicar que existe um thread abaixo.

Clicar no triângulo expande o segmento e mostra os e-mails.

A mensagem principal é o cabeçalho da conversa e não é uma mensagem. Em vez disso, ele contém o nome da pessoa que iniciou a conversa e o assunto. Se você clicar nele, você não verá nada no Painel de Leitura.

Se você clicar em qualquer uma das mensagens sob o cabeçalho, o Outlook as exibirá no Painel de Leitura como de costume. Novas mensagens são automaticamente adicionadas ao topo da conversa sob o cabeçalho e exibidas em negrito e itálico para indicar que ainda não foram lidas.

Uma conversa com uma nova mensagem é enviada automaticamente para o topo da pasta, por isso as conversas mais recentes estão sempre no topo.

Isso também demonstra um dos recursos mais fortes da Visualização de Conversa, ou seja, que coleta e-mails de qualquer lugar no Outlook e os exibe em um único local, com o nome da pasta que contém o e-mail exibido em destaque. Nesta conversa, há e-mails na pasta atual, na Caixa de entrada e também na pasta Itens enviados. Se fôssemos aplicar a visualização de conversa à caixa de entrada, veríamos exatamente a mesma conversa.

Como você personaliza a exibição de conversas

Na opção Visualizar> Mostrar como Conversas, há a opção Configurações de Conversação. Clique aqui para mostrar as opções de conversação.

As opções são:

• Mostrar mensagens de outras pastas: Exibe mensagens na conversa, independentemente da pasta em que estão. Se estiver desativada, você verá apenas as mensagens de conversa que estão na pasta que está visualizando no momento..
• Mostrar remetentes acima do assunto: Exibe o nome do remetente na parte superior da conversa, em vez do assunto, quando no modo compacto (a exibição padrão das pastas no Outlook). As capturas de tela abaixo mostram quando a configuração está ativada e desativada, respectivamente.

• Sempre expandir a conversa selecionada: Exibe a conversa atualmente selecionada no modo expandido o tempo todo, mesmo se você sair da pasta e voltar a ela. Se você quiser que uma conversa específica apareça sempre no modo expandido em todas as pastas que contenham um dos e-mails da conversa, será necessário ativar essa opção em todas as pastas..
• Use o modo de exibição recuado clássico: Exibe as mensagens em um recuo inclinado, quanto mais antiga a mensagem, maior o recuo. Esta é uma configuração de pasta que será aplicada a todas as conversas na pasta.

Há mais uma configuração de personalização, que você pode encontrar em Arquivos> Opções. Escolha a categoria "Mail" à esquerda e role até a seção "Other" para encontrar a configuração "Não expandir automaticamente as conversas ao usar o teclado para alterar mensagens".

Por padrão, essa configuração é desativada, portanto, quando você usa as setas para cima e para baixo no teclado para navegar por uma pasta, as conversas são expandidas automaticamente quando você as seleciona. Se você ativar essa configuração, as conversas permanecerão contraídas quando selecionadas usando o teclado, e você poderá usar as teclas de seta ESQUERDA e DIREITA para expandi-las e contrai-las manualmente. Isto é particularmente útil se você é o tipo de pessoa que prefere usar o teclado sempre que possível.

Essa é a Visão de Conversa, a tentativa da Microsoft de encadear conversas. Achamos que é muito bom, com personalizações suficientes para atrair usuários diferentes, mas não tanto que é difícil de usar. E se isso não combina com você, você pode desativá-lo alternando novamente a opção Exibir> Mostrar como Conversas.