Como usar a ferramenta de limpeza de conversa no Outlook

Algumas pessoas gostam de manter suas pastas do Outlook perfeitamente controladas, com e-mails categorizados e armazenados em uma estrutura de pastas mínima e lógica. A maioria de nós não é assim, então a Microsoft forneceu ferramentas para ajudar. Uma dessas ferramentas é a pouco conhecida ferramenta Limpeza de Conversa, que exclui ou move e-mails redundantes de uma conversa. Veja como funciona.

Você pode executar a ferramenta Conversation Clean Up em uma única conversa, pasta ou pasta e todas as suas subpastas. Ele procura e-mails que são redundantes, o que significa aqueles que estão incluídos integralmente em outra mensagem na conversa. Em seguida, exclui (por padrão) ou move esses e-mails para outra pasta, dependendo de como você a configurou. Isso ajuda a impedir que sua caixa de correio seja preenchida com várias cópias da mesma mensagem.

Primeiro, você precisa definir os parâmetros Conversation Clean Up. Vá até Arquivo> Opções> Correio e role para baixo até a seção "Limpeza de conversa".

Por padrão, a Limpeza de conversas exclui itens, mas se você quiser mover itens redundantes para uma pasta, clique em "Procurar" e escolha a pasta para a qual deseja movê-los. Isso é útil se você quiser verificar por si mesmo que as mensagens que a ferramenta encontra realmente são redundantes. A ferramenta Conversation Cleanup é confiável em nossa experiência, mas às vezes não há substituto para verificar as coisas.

Provavelmente você pode deixar as outras opções padrão porque elas fazem muito sentido, mas se sua situação ou preferências forem diferentes, vá em frente e ative ou desative os parâmetros como achar melhor. Assim que tiver as configurações como quiser, clique em "OK" para voltar ao Outlook.

Agora você precisa abrir a ferramenta. Na guia "Página inicial", clique no botão "Limpar". O menu suspenso oferece a opção de limpar a conversa selecionada atualmente na pasta, na pasta inteira ou na pasta inteira e em todas as subpastas.

Você também pode acessar este menu clicando em Pasta> Limpar pasta se não precisar da opção "Limpar conversa".

Nós vamos com “Clean Up Folder” por enquanto, mas o processo é o mesmo se você limpa uma conversa, uma pasta, ou uma pasta e suas sub-pastas. E para uma opção de um clique, você pode sempre clicar com o botão direito do mouse em uma pasta no painel de navegação e selecionar "Limpar pasta".

Na primeira vez que você executar essa ferramenta, um aviso será exibido, oferecendo a opção de alterar as configurações, executar a ferramenta ou cancelar a operação..

Se você quiser que a ferramenta seja executada sem ver esse pop-up, ative a opção "Não mostrar esta mensagem novamente".

Clique em “Limpar pasta” para executar a ferramenta (se você tiver ativado a opção “Não mostrar esta mensagem novamente”, a partir de então a ferramenta será executada assim que você a selecionar). Quando a ferramenta está em execução, o que pode demorar um pouco se você a estiver executando pela primeira vez em uma pasta com muitas mensagens, um aviso de status será exibido na barra na parte inferior do Outlook..

Você pode continuar usando o Outlook enquanto ele está sendo executado. Quando o aviso de status desaparecer, a ferramenta será concluída. Não lhe dirá que está terminado - a ferramenta foi projetada para ser executada em segundo plano para ajudá-lo, não para bombardeá-lo com mensagens, mas lhe dirá se não encontrar nenhuma mensagem para limpar.

Isso é tudo que existe para isso. Quando executamos essa ferramenta em uma pasta de exemplo contendo 2487 e-mails, encontramos 502 e-mails que poderiam ser excluídos. Mais de um quinto dos e-mails da pasta foi redundante, por isso é uma grande surpresa e uma ferramenta que vale a pena usar se você estiver sem espaço ou cansado de conversar.