Prepare seu documento do Word para distribuição em massa

Este artigo convidado foi escrito por Askar, o nerd por trás do site de tecnologia DemoGeek.

Se você trabalha em uma equipe ou quando está lidando com seus clientes, convém garantir que você distribua seus documentos da maneira correta, de modo que as informações contidas no documento atinjam o público-alvo certo e que a confidencialidade das informações seja respeitada..

O Word 2007 tem um recurso com o qual você pode preparar formalmente seu documento do Word para distribuição adequada a um grupo de pessoas ou até mesmo a indivíduos com um determinado fator de credibilidade..

Preparação

Inicie o Word 2007 e crie o documento da maneira que você quiser.

Quando estiver satisfeito com o documento e estiver pronto para distribuir, pare por um momento antes de acessar o aplicativo de e-mail e siga estas etapas simples para preparar o documento para distribuição. Tenha em mente que essas etapas estão isoladas e o que isso significa é que você pode escolher as etapas que deseja seguir.

Clique no Botão de escritório e clique noPreparar”Opção de menu. Existem 7 opções diferentes que você deve poder ver. Vou explicar cada uma dessas opções para que você possa escolher a combinação certa de opções para seus requisitos de distribuição.

Propriedades do documento

O primeiro da lista é o “Propriedades ' opção com a qual você pode inserir informações de metadados sobre o documento.

Você pode inserir o nome do autor do documento, título, assunto, palavras-chave, categoria, status e comentários.

Alguns deles podem ser vistos através do Arquivo >> Propriedades diálogo.

Lembre-se de que, depois de finalizar o documento, você não poderá ver essas propriedades, mas até lá você pode associar propriedades ao seu documento para que outras pessoas tenham uma ideia do documento antes de abri-lo..

Inspecionar Documento

A segunda opção na lista é a “Inspecionar DocumentoOpção. Como parte da preparação para distribuir seu documento, você pode inspecionar o documento em busca de comentários, revisões, marcas de revisão e anotações de tinta. Você pode inspecionar metadados ocultos ou qualquer informação pessoal que tenha sido salva com o documento. Você pode inspecionar qualquer dado XML personalizado que tenha sido armazenado com o documento. Você também pode inspecionar qualquer informação sobre cabeçalhos, rodapés e quaisquer marcas d'água. Finalmente, você também pode inspecionar quaisquer textos ocultos no documento.

Escolha as opções de inspeção que você queria ter certeza antes de distribuir o documento e quando você bateu o “InspecionarBotão "O Word inspecionará o documento e o notificará sobre quaisquer itens que encontrar em sua inspeção.

Os itens que precisam de sua atenção seriam marcados com um ponto de exclamação e você pode optar por reinspetrar se quiser.

Criptografar Documento

Em terceiro lugar na lista é o "Criptografar DocumentoOpção. Escolha essa opção se quiser que o documento seja visualizado apenas por determinadas pessoas em quem você confia. Ele permite que você criptografe o documento com uma senha de sua escolha e os usuários devem digitar essa senha para visualizar o documento..

Escolha uma senha que você possa distribuir para o grupo. Meu conselho é não escolher uma senha que você use pessoalmente, mas sim uma senha que ninguém pode usá-la para rastrear suas contas on-line ou quaisquer contas confidenciais que você usa pessoalmente..

Confirme a senha mais uma vez. As senhas diferenciam maiúsculas de minúsculas e preservam / lembram a senha, pois não há como recuperar a senha se você esquecer e não há como abrir o arquivo se você esquecer a senha..

Depois de criptografado, você poderá ver que a opção de menu tem um pouco de cor de fundo para indicar que este documento está criptografado.

Quando as pessoas no seu grupo de distribuição tentarem abrir um documento criptografado, elas serão solicitadas a digitar uma senha.

Sem uma senha, eles não poderão abrir o documento.

Restringir Permissão

Em quarto lugar na lista é o "Restringir PermissãoOpção. Você pode usar a opção "Restringir Permissão" para restringir o que as pessoas podem fazer com o documento. Se o documento for confidencial, você poderá usar "Restringir Permissões" para impedi-las de editar, copiar e imprimir o documento..

Restringir Permissão usa o cliente do Windows Rights Management para implementar as restrições.

Você pode ser solicitado a instalar o Gerenciamento de direitos do Windows ferramenta. Não se preocupe, vá em frente e instale, é da fonte confiável. Uma vez instalado, você poderá configurar o que as pessoas podem fazer com o documento.

Adicionar uma assinatura digital

Quinto na lista é o "Adicionar uma assinatura digitalOpção. Assinaturas Digitais garantem a integridade do documento. Pense nas Assinaturas Digitais como uma assinatura de papel, mas feita eletronicamente por conveniência. Quando um documento possui assinatura digital, significa a integridade e a confiança do documento. Isso seria útil se você estivesse distribuindo o documento para um grupo muito grande de público.

Clique no "Adicionar uma assinatura digital”Opção e Word irá solicitar-lhe com o diálogo acima para procurar fornecedores de assinatura digital no Office Marketplace.

Em seu Office Online Marketplace, você deve encontrar um provedor de assinatura digital que possa ser usado para assinar o documento..

Executar o Verificador de Compatibilidade

Vamos pular para a última opçãoExecutar o Verificador de Compatibilidade" primeiro. Se você tiver usado algum recurso específico do Word 2007 e suspeitar que seu público esteja usando versões mais antigas do Word, execute o Verificador de Compatibilidade para garantir que o documento possa ser lido por todo o público..

O Word 2007 executará um conjunto de verificações de compatibilidade predefinidas e, se encontrar algum problema de compatibilidade, ele será listado na caixa de diálogo acima. Caso contrário, será bom passar para a etapa final antes de distribuir o documento..

Marcar como final

Este deve ser o último passo que você deseja seguir antes de distribuir o documento para o grupo. Como o nome indica, esta ação marcará o documento como todo definido para distribuição.

Como isso faz alterações significativas no documento, você será solicitado a garantir que deseja marcar o documento como final.

Quando um documento é marcado como Final, o documento não pode ser editado e será limpo de qualquer leitura de prova, comentários, etc..

Documentos finalizados recebem um novo ícone na barra de status que parece mais com um carimbo de borracha em um papel.

Obter um documento preparado para distribuição pode ajudá-lo a evitar certos erros óbvios cometidos ao distribuir um documento para um grande grupo de pessoas. Você não precisa seguir todos os passos; em vez disso, você pode escolher qual deles você quer / prefere. O Word 2007 é flexível o suficiente para fazer o que você pede para fazer ao preparar um documento para distribuição.

Espero que você ache isso útil e espero que você use a capacidade do Word 2007 para finalizar adequadamente um documento antes da distribuição. Se você tiver alguma pergunta ou comentário, por favor me avise nos comentários.