Use a formatação condicional para destacar mensagens importantes do Outlook

O Outlook permite criar e personalizar exibições de pastas de várias maneiras, como adicionar e remover colunas ou agrupar e classificar mensagens. Você também pode aplicar regras para fazer com que o Outlook exiba mensagens de maneiras diferentes com base em suas propriedades (como o remetente, a linha de assunto ou o registro de data e hora). Isso é chamado formatação condicional. Vamos dar uma olhada em como funciona.

Atualizar: Um de nossos leitores nos chamou a atenção de que a formatação condicional está disponível apenas na versão do Windows do Outlook e não a versão do macOS. Obrigado, Christy!

Começando

Para começar a configurar a formatação condicional, vá para Exibir> Visualizar configurações.

Você também pode acessar as Configurações Avançadas da Visualização clicando com o botão direito do mouse no cabeçalho da pasta e selecionando o comando “Visualizar Configurações”..

A janela Advanced View Settings permite personalizar a exibição de pastas. Clique no botão "Formatação condicional".

Isso leva você à janela Formatação Condicional que você usará para configurar regras diferentes para como as mensagens são formatadas.

Os itens exibidos na lista “Regras para esta exibição” são as regras padrão que vêm com uma exibição de pasta não personalizada. Por exemplo, você pode ver que "Mensagens não lidas" são exibidas em negrito, fonte azul Segoe UI com um tamanho de 11 pontos.

Como funcionam as regras

As "regras" são as condições que uma mensagem precisa atender para que o Outlook aplique a formatação. Nas regras padrão, por exemplo, a regra "Mensagens não lidas" é ativada quando uma mensagem é marcada como não lida. Quando essa regra é ativada, o Outlook usa a fonte Segoe UI em negrito, azul e 11 pontos para exibi-la.

O Outlook aplica regras em ordem no topo da lista. Regras mais acima na lista têm precedência sobre regras mais abaixo. Como isso funciona na prática? Digamos que você tenha duas regras, uma no topo da lista que mude a fonte para verde, e uma abaixo na lista que muda a fonte para vermelho. Se uma mensagem atender às condições de ambas as regras, a fonte será alterada para verde porque essa regra está mais acima na lista - a regra que define a fonte para vermelho é ignorada.

Com as regras padrão, você só pode alterar a fonte. Você não pode excluir regras padrão ou mover o pedido ou alterar as condições da regra. Você pode desativar as regras padrão, desmarcando-as na lista "Regras para esta exibição"..

Como adicionar uma nova regra

Na janela Formatação Condicional, clique no botão “Adicionar”. Uma nova regra chamada "Untitled" será adicionada à lista. Dê um nome à sua regra e clique no botão "Condição".

A janela Filtro permite decidir sobre a condição ou condições que o email deve atender para ser formatado.

Vamos apenas usar um exemplo simples aqui e procurar mensagens enviadas por “Rob Woodgate” e conter a palavra “Outlook” no campo Assunto..

Para fazer isso, primeiro clique no botão "De", que abre o catálogo de endereços, e selecione um contato.

Em seguida, adicionamos “Outlook” ao campo “Pesquisar palavra (s)”, certificando-se de que a opção “Assunto somente do campo” esteja selecionada na lista suspensa “Em”. Clique em "OK" quando estiver pronto.

De volta à formatação condicional, clique no botão "Fonte".

Vamos fazer com que as mensagens que correspondem ao filtro que configuramos sejam exibidas em roxo e negrito. Configure o seu como quiser, clique no botão "OK", clique em "OK" novamente para fechar a janela Formatação Condicional e, em seguida, mais uma vez para fechar a janela Advanced View Settings.

As regras são aplicadas imediatamente. Você pode ver abaixo que as mensagens que atendem às nossas condições agora estão em negrito e púrpura.

Este é apenas um exemplo simples - você pode adicionar muitas condições, mesmo as mais complexas. De volta à janela do Filtro, você pode alternar para a guia "Mais opções" para ver um monte de condições adicionais que você pode escolher.

Aqui você pode escolher combinar uma mensagem se:

• Foi atribuída uma categoria específica
• É lido ou não lido
• Tem anexos ou não anexos
• Está marcado como prioridade alta, normal ou baixa
• Ele foi sinalizado por você, por outra pessoa, por ninguém ou marcado como completo
• O texto que você está procurando precisa corresponder ao caso
• É um tamanho específico, maior ou menor que um tamanho específico ou entre dois tamanhos

Alterne para a guia "Avançado" e você pode criar condições complexas.

A guia Avançado permite selecionar qualquer campo de qualquer lugar no Outlook e selecionar uma condição que você deseja corresponder. Isso pode ser bem simples, como combinar o remetente com um endereço exato, mas você tem muitas opções para escolher. Digamos que você queira que sua regra corresponda aos e-mails que você recebeu. Clique no botão “Field”, aponte para “Date / Time Fields” e clique na opção “Received”.

Clique na lista suspensa "Condição" para escolher sua condição.

As escolhas são muito maiores do que você poderia esperar:

• A qualquer momento
• Ontem
• Hoje
• Amanhã
• Nos últimos 7 dias
• Nos próximos 7 dias
• Semana passada
• Esta semana
• Semana que vem
• Mês passado
• Este mês
• Próximo mês
• Em
• Em ou depois
• Em ou antes
• Entre
• Existe
• Não existe

E os outros campos que você pode escolher oferecem quantidades semelhantes de opções.

Selecione sua condição, adicione um valor e clique no botão "Adicionar à lista".

Você pode adicionar quantas condições quiser à lista. Para dar uma ideia de quantos campos existem, veja aqui apenas o menu "Todos os campos de correio"..

O menu "Todos os campos de contato" tem mais de quatro colunas de opções - tantas que não conseguimos encaixar em uma captura de tela sensata. Então, não vamos passar por cada um dos campos e condições, mas agora você sabe onde eles estão e como usá-los.

Você pode configurar várias condições em uma regra para obter as coisas tão específicas quanto desejar. Deseja exibir mensagens de exibição do Outlook em uma fonte vermelha de 16 bits se elas forem de um determinado contato, recebidas nos últimos sete dias, conter uma palavra específica no assunto, e incluir um anexo? Não é um problema.

Como excluir uma regra

Se você criou uma regra e não quer mais, é fácil excluir. Na janela Formatação Condicional, selecione a regra que você deseja excluir e clique no botão "Excluir". Lembre-se de que você só pode excluir regras criadas por você, e não as regras padrão internas do Outlook..

Você pode adicionar quantas condições quiser e ter quantas regras desejar. E, como mostramos anteriormente, depois que você definir as regras de formatação condicionais da maneira desejada, copie a exibição para outra pasta ou para todas as pastas, se desejar..