O que é o BCC e por que você é uma pessoa terrível se você não usá-lo

Poucas facilidades no fluxo de trabalho digital moderno são tão amplamente disponíveis, mas tão amplamente ignoradas (ou abusadas) do que a função de e-mail BCC. Se você é culpado de abusar ou negligenciar seu poder (e há uma boa chance de que você esteja), é hora de se arrepender e, no processo, reduzir o spam e proteger a privacidade de seus amigos e familiares..

O que é o BCC e de onde veio?

Há três slots de endereço em cada cliente de email: TO, CC e BCC, que representam “[deliver] to”, “carbon copy” e “blind carbon copy”, respectivamente. Essas denotações são um resquício do mundo que precedeu o correio eletrônico: cartas e memorandos físicos.

Em memorandos de negócios de meados do século, por exemplo, haveria um slot TO para o destinatário principal, um slot CC para indivíduos que precisavam estar na comunicação, mas que não eram os destinatários principais, e um terceiro slot, BCC, para indivíduos que precisavam estar na comunicação também, mas, por qualquer razão, sua identidade seria retida dos memorandos distribuídos aos destinatários nos locais de endereços TO e CC..

Com o advento do correio eletrônico, as mesmas convenções usadas no correio em papel e nos memorandos foram copiadas, tanto por familiaridade quanto por terem permanecido úteis, embora a mensagem não fosse mais copiada e entregue fisicamente..

Se essas convenções existiram por décadas antes do advento do e-mail e continuaram a existir no meio século, mais ou menos, onde então surge o problema? Existem duas formas de uso indevido de CBCs: a cópia de carbono cego passivo-agressivo (a forma de forma mal-intencionada de problemas) e a negligência em usar cópias cegas para proteger a privacidade (problema que surge da ignorância). Vamos dar uma olhada em como e por que evitar cada.

Diga Não à Cópia de Carbono Cega Passivo-Agressivo

O pior uso da cópia oculta é agredir passivamente um colega de trabalho. Esse tipo de abuso de BCC surge quando os funcionários recorrem ao uso da função BCC como forma de indiretamente enganar seus colegas de trabalho, sugando seu chefe, ou de outra forma se envolvendo em ligações inadequadas no local de trabalho..

Imagem cortesia da EC Comics. 

Um funcionário, por exemplo, pode colocar seu chefe como destinatário da BCC em um e-mail que está enviando para outro funcionário, para que o chefe perceba que está se comunicando com outro funcionário ou que o outro funcionário não esteja cumprindo algum tipo de obrigação ou data limite. Esse tipo de comunicação secreta-esquilo é geralmente desaprovada no local de trabalho e não estamos prestes a endossar qualquer tipo de comportamento que crie um ambiente de trabalho agressivo e passivo..

Nosso único conselho sobre o assunto é: pare com isso.

A menos que seu departamento de RH ou seu chefe explicitamente vem até você e instrui você a BCC suas comunicações, você deve evitar a prática.

Se as pessoas fora da comunicação principal precisarem ser mantidas em sigilo, mesmo os superiores, a melhor prática é incluí-los como destinatários da CC e notificar os destinatários da OT sobre quem foi incluído e por que motivo.

Isso não apenas cria um diálogo mais maduro no local de trabalho, mas também ajuda a evitar um evento particularmente embaraçoso: se seu chefe ou outro destinatário do CCC usar a função responder a tudo, ele efetivamente se desmascarará e revelará que ficou a par do conteúdo do email anterior. Tente explicar isso para o colega de trabalho que você estava conspirando contra o bebedouro.

Felizmente, o número de pessoas que usam maliciosamente a função BCC é pequeno, o que nos leva àqueles que compõem a maior parte do abuso: o inconsciente.

Amigos Não Carbono Copy Friends

Se a maioria das pessoas não usa maliciosamente a função BCC como parte de uma campanha de guerra psicológica contra seus colegas de trabalho, então, onde isso nos deixa? Deixa-nos com o milhões de pessoas que inconscientemente negligenciam até mesmo usar a função BCC em primeiro lugar.

Cortesia de imagem da Biblioteca Pública de Denver, Coleção de História do Ocidente.

Por que a função BCC é tão importante? Ele permite que você envie um e-mail para alguém sem que essa pessoa veja todos os outros que receberem o e-mail, protegendo efetivamente suas informações privadas. Aqui está um exemplo de encaminhamento de email, selecionado de nossos próprios arquivos de email:

Cada desfoque azul na imagem filtrada por privacidade acima é um endereço de e-mail. Não só havia mais de 40 endereços de e-mail na lista de destinatários encaminhados em que estávamos incluídos, mas também há dois conjuntos de blocos de encaminhamentos no email encaminhado (visto acima) que incluem 13 e 8 endereços de e-mail, respectivamente. Isso significa que existem mais de 60 endereços de email no corpo completo do email.

Agora, você pode estar se perguntando “E daí? O que isso importa? ”É importante por várias razões. Em primeiro lugar, há a questão simples de privacidade e tratar a privacidade das pessoas em sua lista de contatos (sejam amigos, familiares ou colegas de trabalho) respeitosamente. Não é preciso dizer que as pessoas que enviam e-mails em massa com dezenas de amigos e associados não dedicam tempo para contatar pessoalmente cada uma dessas dúzias de destinatários e perguntam se gostariam que suas informações de contato fossem compartilhadas com todos os outros. lista de destinatários. É totalmente desrespeitoso compartilhar informações de contato sem a permissão do indivíduo em questão.

Torna-se ainda mais desrespeitoso e problemático quanto mais diversificada a multidão de pessoas que você é e-mail. Se você estiver enviando dez pessoas por e-mail em uma pequena organização cívica que já se conhece, o problema pode ser discutível. Se você é um professor e está enviando dezenas (se não centenas) de material suplementar para os alunos, de repente você está compartilhando as informações pessoais de contato de muitas pessoas com muitas outras pessoas com as quais eles não desejam compartilhar.

Pior ainda, se alguém acidentalmente pressionar "Responder a todos" para qualquer um dos e-mails que você enviar com os slots TO e CC totalmente carregados, cada pessoa na lista de destinatários original recebe a resposta. Na melhor das hipóteses, isso é relativamente inofensivo, mas certamente desperdiça o tempo de todos os outros, pois eles abrem o e-mail para ver o que há de novo na discussão. Na pior das hipóteses, como já aconteceu muitas vezes em corporações em todo o mundo, o e-mail pode ganhar vida própria, já que centenas de funcionários respondem, discutem e interagem com o e-mail. Uma reação como essa - todas as cadeias de reações podem abranger milhares de e-mails e podem até gerar guerras de chamas (houve uma guerra de chamas em Tandem Computers no final do século 20 que durou anos).

Em segundo lugar, e de interesse mais prático para aqueles de vocês que poderiam se importar menos com boa etiqueta de e-mail e proteger a privacidade de seus amigos, esses e-mails em massa inadvertidamente criam pequenas listas de endereços de e-mail de software malicioso e spammers. Se o seu endereço de e-mail acabar em um enorme e-mail encaminhado ao redor do mundo proverbial, você pode ter certeza de que em algum lugar ao longo da linha você acabará em uma lista de spam. Pior ainda, se um dos usuários que acaba com seu e-mail encaminhado nas entranhas de sua caixa de entrada for atingido por um malware que replica via listas de contatos e endereços de e-mail encontrados na caixa de entrada, você provavelmente acabará com um e-mail malicioso encontrando o caminho para você.

Usando BCC sabiamente

Se você está no último grupo, aqueles que ignoram a função do BCC, provavelmente você está se perguntando o que pode fazer para evitar a falta de privacidade e segurança que descrevemos acima. Não se preocupe, uma vez que você esteja ciente de como é terrível ignorar a função de BCC, fica evidente o que você precisa fazer para se livrar de seus comportamentos anteriores de e-mail..

Primeiro, e acima de tudo, você começa perguntando a si mesmo: “Eu realmente preciso enviar este e-mail para todos na minha lista de contatos? Trinta deles? Alguma delas? ”A resposta a essas perguntas para a maioria dos e-mails é: Não. Não, você não precisa enviar um e-mail pessoal ou encaminhar a todos na sua lista de contatos..

Em segundo lugar, quando você Faz encontre-se com um motivo legítimo para enviar um email a muitas pessoas ao mesmo tempo. Como, por exemplo, você está migrando para um novo provedor de e-mail ou quer enviar seu novo endereço de correspondência para cem de seus amigos e parentes, a única coisa apropriada a fazer é colocar seus endereços no espaço do BCC. Isso garante que todos os males do e-mail TO / CC em massa sejam eliminados: os endereços de e-mail de todos os destinatários são mantidos em sigilo, não há chance de um spam ou malware no computador de um destinatário coletar o e-mail de outro destinatário e Se algum deles precisar responder a você para fazer uma pergunta ou algo do tipo, eles não vão disparar sua pergunta ou comentário para todas as outras pessoas..

O BCC aumenta a privacidade, aumenta a segurança e reduz a caixa de entrada que seus amigos e associados precisam percorrer. Não há absolutamente nenhum motivo para evitar usá-lo quando isso é tão simples quanto colocar os endereços em um slot de endereço diferente.