O que é AutoArquivar no Outlook e Como Funciona?

Se você usou a ferramenta de limpeza da caixa de correio, verá o botão AutoArquivar, mas talvez desconfie de como ela funciona e o que ela fará. Veja o que ele faz e como você pode usá-lo.

Clicar no botão AutoArquivar faz com que um processo percorra todas as pastas no Outlook e aplique as regras de AutoArquivar que você configurou (não se preocupe, a regra de AutoArquivar padrão é não fazer nada, portanto, não pode causar nenhum dano clicando no botão). Mas se você quiser mover seus itens mais antigos para um arquivo em que eles estejam fora do caminho, o AutoArquivar é como você automatiza o processo. Vamos passar por configurá-lo e executá-lo.

Como ativar o recurso AutoArquivar

Primeiro, você precisa ativar o AutoArquivar e escolher suas configurações. Vá até Arquivo> Opções> Avançado e clique no botão "AutoArquivar Configurações".

Contanto que a opção “Executar AutoArquivar todos” esteja desativada (que é o padrão), o recurso AutoArquivar nunca será executado.

Depois de ativar a opção "Executar AutoArquivar todos", todas as opções estarão disponíveis.

Ao contrário da Limpeza de Pasta, que possui uma janela de configurações em Opções de Arquivo e permite executar essas configurações em qualquer pasta que você goste como uma tarefa manual, as configurações de AutoArquivar mostradas aqui são as configurações padrão. Cada pasta que tem AutoArquivar ligado pode usar essas configurações padrão ou você pode usar configurações diferentes para pastas diferentes, se desejar. Nós vamos passar por como fazer isso mais tarde, mas por enquanto, vamos olhar para as configurações padrão.

Como configurar o recurso AutoArquivar

A primeira coisa a notar é que, quando o AutoArquivar for ativado, ele será executado a cada 14 dias. Você pode alterar isso usando as setas para cima e para baixo ou digitando um número, e você pode selecionar qualquer valor de 1 a 60 dias. Você pode digitar qualquer número de dois dígitos, mas se for mais de 60, o Outlook exibirá uma mensagem de erro quando você clicar em "OK" e você terá que alterar o valor antes de salvar.

A próxima opção - "Avisar antes de executar o AutoArquivar" - dá a você a opção de fazer com que o Outlook mostre um prompt antes que o AutoArquivar aconteça. Esse prompt permite revisar as configurações ou cancelar essa execução do recurso AutoArquivar se você quiser.

O restante das configurações está relacionado a quais itens serão arquivados e o que acontece durante o processo de arquivamento. A primeira opção aqui - "Excluir itens expirados (somente pasta de e-mail)" refere-se a e-mails que tiveram uma data de expiração adicionada a eles. Isso não afetará tarefas ou eventos, mesmo se você ativar o recurso AutoArquivar para essas pastas.

O restante das configurações se aplica a todos os itens, não apenas ao e-mail. Isso significa eventos de calendário, tarefas, anotações e entradas de diário.

Supondo que você deixe "Arquivar ou excluir itens antigos" ativado, as configurações padrão são para o Outlook mover itens com mais de 6 meses para um novo arquivo .pst separado denominado Arquivar (por padrão) e torná-lo visível no painel de navegação Outlook para que você possa acessar os itens arquivados sempre que desejar. Você pode alterar o valor "Limpar itens mais antigos que" para qualquer coisa de 1 dia a 60 meses, escolher um arquivo .pst diferente para arquivar os itens ou optar por "Excluir permanentemente itens antigos".

Esteja avisado que essa exclusão ignora a pasta Itens Excluídos e seus itens serão excluídos do Outlook completamente. Você ainda poderá acessá-lo em seu servidor de e-mail, dependendo de suas configurações, mas não deve confiar nisto. Escolha esta opção apenas se você quiser excluir os itens para sempre.

Quando você clicar em "OK", o recurso AutoArquivar será ativado. Ele será executado de acordo com o valor "Executar AutoArquivar todos" que você escolheu (a cada 14 dias por padrão), a partir de hoje. Então, quando você ligá-lo, você deve esperar que ele seja executado rapidamente. Em nossos testes, demorou menos de dez minutos entre ligá-lo e receber o aviso informando que o AutoArquivar estava sendo executado. O recurso AutoArquivar só é executado por padrão em algumas pastas, portanto, se você quiser que ele seja executado em pastas específicas, ou se desejar personalizar como ele é executado em pastas diferentes, continue lendo.

Como ativar e personalizar o recurso AutoArquivar para pastas diferentes

Quando você ativa o AutoArquivar, ele é executado por padrão nas seguintes pastas:

• Itens Enviados
• Itens deletados
• Calendário
• Tarefas

Se você quiser que ele seja executado em qualquer outra pasta, você precisará ativá-la para cada pasta (ou desligá-la em qualquer uma das quatro pastas contra as quais não deseja que ela seja executada). Faça isso clicando com o botão direito do mouse na pasta no painel Navegação e clicando em "Propriedades".

Você também pode acessar as propriedades da pasta selecionando Pasta> Propriedades da pasta na faixa de opções. (Para pastas como Calendário e Tarefas que não aparecem no painel de Navegação, essa é a única maneira de acessar as propriedades da pasta.) Há também a opção de ir direto para as Configurações de AutoArquivar, o que economiza uma etapa quando você ' re dentro das Propriedades da Pasta.

Na janela Propriedades da Pasta, clique na guia AutoArquivar para acessar as configurações dessa pasta.

Para a maioria das pastas, a configuração “Não arquivar itens nesta pasta” estará ativada por padrão. Isso significa que, quando o processo de AutoArquivar for executado, a pasta será ignorada e nenhum item será arquivado. Se você quiser que a pasta seja incluída, ative a opção “Arquivar itens nesta pasta usando as configurações padrão”.

Como alternativa, se você quiser que as configurações de AutoArquivar dessa pasta sejam diferentes dos padrões, ative “Arquivar esta pasta usando essas configurações” e altere as configurações de acordo com sua preferência.

Se, a qualquer momento, você quiser retornar todas as pastas para usar as configurações padrão, volte para Arquivo> Opções> Avançado> Configurações de AutoArquivar e clique no botão "Aplicar estas configurações a todas as pastas agora". Isso mudará todas as pastas que tenham a opção “Arquivar esta pasta usando estas configurações” para ativar a opção “Arquivar itens nesta pasta usando as configurações padrão”..

Uma vez que você tenha as configurações padrão do AutoArquivar e as configurações por pasta, configure como deseja, você pode deixar o processo trabalhar silenciosamente em segundo plano, liberando espaço para você e impedindo que suas pastas fiquem muito inchadas..