Mover automaticamente e-mails para pastas no Outlook usando regras

Neste post, vamos dar uma olhada em como você pode gerenciar melhor seu e-mail do Outlook fazendo com que as mensagens recebidas sejam movidas automaticamente para pastas separadas. Se você recebe muitos e-mails todos os dias, isso pode economizar muito tempo.

Em vez de gastar uma hora por semana movendo e-mails da Caixa de entrada para as pastas categorizadas, as regras de e-mail ajudarão a automatizar sua organização na caixa de entrada. Isso é muito semelhante ao uso de marcadores e filtros no Gmail.

As regras de e-mail podem parecer complicadas e podem ser verdadeiras, se você realmente quiser executar uma classificação sofisticada, mas, se quiser simplesmente mover os e-mails de trabalho para a pasta de trabalho automaticamente, é fácil..

Para que as regras sejam úteis, você deve primeiro criar algumas pastas sob sua caixa de entrada para categorizar seu email, como Projetos, Trabalho, Família, etc..

Você pode criar pastas clicando com o botão direito do mouse Caixa de entrada ou qualquer pasta e selecionando Nova pasta. O procedimento a seguir funciona no Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 e no Office 365.

Configurar regras do Outlook

Agora, para começar, abra o Outlook, clique no Arquivo guia e você verá o Gerenciar regras e alertas botão para o fundo.

A janela principal Regras e Alertas será exibida e, por padrão, você poderá ver uma regra já criada, dependendo da versão do Outlook..

A partir daqui, você vai clicar no Nova regra botão para iniciar sua primeira regra de email do Outlook. A caixa de diálogo do Assistente de regras será exibida e mostrará alguns modelos de regras comuns.

Estes são os mais comuns e, provavelmente, tudo o que você precisa. A regra mais comum é a primeira listada, “Mover mensagens de alguém para uma pasta“. Vá em frente e selecione-o e clique em Próximo.

Você notará que a caixa de listagem inferior, chamada “Etapa 2:” permanece na parte inferior com algum texto sublinhado. Na realidade, tudo o que você precisa fazer para configurar a regra é clicar nos links para pessoas ou grupo público e Especificadas para escolher o endereço de e-mail e onde você quer que esses e-mails sejam enviados.

Então você pode clicar Terminar e pronto. No entanto, se você quiser tornar a regra mais complicada, clique em Próximo vai te dar muito mais opções:

Ao verificar condições diferentes na caixa de listagem superior, a descrição da regra na parte inferior também será preenchida com mais hiperlinks. Você pode até criar regras que procurem palavras específicas no corpo do e-mail e, em seguida, executar ações nesses e-mails.

Sua próxima tarefa é clicar em cada hiperlink e escolher os valores associados, como endereços de e-mail, pastas etc. Em nosso exemplo acima, você vai querer clicar em pessoas ou grupo público e escolha um endereço de email.

Então clique na palavra Especificadas e navegue até a pasta para a qual você deseja que o e-mail seja movido ou clique Novo e uma nova pasta será criada na pasta destacada no momento.

Agora você verá a parte inferior atualizada com os valores reais da sua regra.

Ao clicar em Avançar, você pode definir mais ações para a regra. Normalmente, você pode deixar isso em paz se for uma regra simples, mas se quiser executar outras ações, como reproduzir um som, encaminhar o email, fazer uma cópia dele, imprimir o email, iniciar outro programa, executar um script etc. , então você pode fazer tudo isso nessa tela.

Clique Próximo quando você está feito e você será levado para o Exceções diálogo, onde você pode escolher em quais condições você não deseja que essa regra seja processada. A menos que você tenha alguns casos exclusivos, você pode deixar em branco, que é o padrão.

Clique em Avançar e finalmente chegamos ao final do assistente de regras! Dê à regra um nome como "Mover amigos por e-mail" para que você saiba o que ela faz quando você a vê mais tarde.

Então, se você já tiver e-mails na sua Caixa de entrada que correspondam à sua nova regra, marque a caixa para "Executar esta regra em mensagens já na caixa de entrada“. Você pode deixar tudo como padrão e clicar em Terminar!

Agora você pode criar regras para pessoas, boletins informativos, extratos bancários / de cartão de crédito e qualquer outra coisa que você possa imaginar para começar a gerenciar seu e-mail do Outlook com mais eficiência! Apreciar!