Pesquisar e-mail do Outlook por remetente, data, palavra-chave, tamanho e mais

Pesquisando por e-mail do Outlook pode revelar-se uma tarefa difícil se você é alguém como eu com vários arquivos PST e dezenas de milhares de e-mails ao longo de décadas. A maioria dos ambientes corporativos usa o Outlook como e-mail e muitas pessoas acabam tendo e-mails comerciais e pessoais armazenados no Outlook.

Em versões mais antigas do Outlook, você precisava de complementos de terceiros, como o Xobni, para pesquisar seus e-mails rapidamente. Felizmente, desde o Office 2010, a Microsoft criou uma função de pesquisa utilizável que realmente funciona e permite que você encontre e-mails rapidamente usando uma grande variedade de filtros. Você pode pesquisar por texto, endereços, anexos, remetentes, etc. e pode filtrar por data, tamanho, assunto, importância e mais.

Neste artigo, mostrarei como garantir que todos os seus emails sejam indexados pelo Windows e, em seguida, como realizar diferentes tipos de pesquisas, dependendo do que você está procurando.

Observe que este artigo pressupõe que você está trabalhando no Office 2010, 2013 ou 2016, já que essas versões são as melhores para pesquisar.

Ativar a indexação

Antes de realizar pesquisas rápidas no Outlook, você precisa verificar se todos os seus e-mails foram indexados. Para verificar isso, vá em frente e clique na caixa de pesquisa que você vê na parte superior da sua caixa de correio de e-mail.

Ao clicar na caixa de pesquisa, você verá o Ferramentas de busca aparece na faixa de opções. Na extrema direita, clique em Ferramentas de busca e depois clique em Opções de busca.

Debaixo Fontes, Clique no Opções de Indexação botão.

Isso levará você ao Windows Opções de Indexação tela onde você pode escolher os vários locais que deseja indexar. Se você não vê Microsoft Outlook na lista, você precisa clicar no Modificar botão.

Vá em frente, confira Microsoft Outlook e, em seguida, clique em OK.

O Windows começará a indexar os e-mails imediatamente e você poderá verificar para ver quando ele é feito clicando em Status do Índice em Ferramentas de pesquisa, como mostrado acima.

Você verá uma mensagem indicando quantos itens restam para serem indexados e, depois de concluído, o Outlook concluirá a indexação de todos os seus itens. Agora vamos aprender como pesquisar no Outlook.

Realizando pesquisas no Outlook

Para começar a pesquisar no Outlook, clique em Caixa de entrada ou clique em uma pasta específica. Se você clicar na caixa de entrada, você notará que a caixa terá Pesquisar na caixa de correio atual listado. Você pode clicar na pequena lista suspensa à direita e escolher entre outras opções, como Pasta atual, Subpastas, e Todos os itens do Outlook.

Quando você clica na caixa de entrada, Caixa de Correio Atual é selecionado automaticamente. Isso pesquisará todos os e-mails em toda a caixa de correio, incluindo tudo na Caixa de Entrada, Itens Enviados, Itens Excluídos, Caixa de Saída, etc. Se você clicar em uma pasta específica, a caixa de pesquisa terá como padrão Pasta atual, que pesquisará somente o email nessa pasta específica sem incluir subpastas.

Se você tiver uma pasta com subpastas, selecione Subpastas a partir do menu suspenso, a fim de pesquisar apenas as subpastas.

Agora que entendemos isso, vamos aprender como executar vários tipos de pesquisas no Outlook. Há duas maneiras de fazer isso: usar a faixa Pesquisar ou usar a sintaxe da consulta de pesquisa. Como você pode saber, a última opção é mais técnica, mas permite que você crie algumas pesquisas complicadas.

Usando as ferramentas de pesquisa no Outlook

Vamos começar com o método mais fácil que funcionará muito bem para a maioria das pessoas. Clique na caixa de pesquisa depois de ter escolhido Caixa de entrada ou uma pasta e, em seguida, clique em Ferramentas de busca na faixa de opções. Vamos dar uma olhada em todas as diferentes opções.

Na extrema esquerda é o Escopo, que é o mesmo que a caixa suspensa que eu mencionei acima. Proximo é Resultados, que não estará ativo até você realizar uma pesquisa. Por padrão, o Outlook mostrará apenas os itens mais recentes que correspondem a uma pesquisa e pode não mostrar todos os resultados. Você pode clicar Incluir resultados mais antigos para mostrar todos os resultados ou vá até a parte inferior dos resultados da pesquisa e escolha Mostre mais.

Refinar é onde podemos realmente detalhar e encontrar exatamente o que estamos procurando. Em primeiro lugar, como é que procuramos o texto exato no Outlook? Digamos que você queira encontrar todos os e-mails com seu SSN ou com uma palavra específica. Nestes casos, você usa apenas aspas duplas.

Acima, procurei a palavra sherlock colocando-o entre aspas duplas. Se a palavra estiver na linha de assunto, ela será destacada em amarelo. Ao clicar em qualquer um dos e-mails, você também verá a palavra destacada para você, o que é conveniente.

Esse é um dos tipos mais comuns de pesquisas. Outra pesquisa comum é por remetente. Isso é realmente fácil de fazer no Outlook. Simplesmente clique no De botão na faixa de opções e comece a digitar o nome da pessoa ou o endereço de e-mail.

Se você quiser adicionar mais critérios de pesquisa, como ver apenas e-mails de um remetente específico que tenha anexos, basta clicar no link Tem anexos botão.

Você pode continuar adicionando mais filtros para reduzir o conjunto de resultados de e-mails. A maioria das outras opções é bastante autoexplicativa, como Não Lida, Sinalizada, Importante, etc. Se você deseja pesquisar por data, pode clicar em Esta Semana e terá algumas opções como Esta Semana, Este Mês, Este Ano, etc, mas é sobre isso.

Se você deseja procurar por data ou fazer algo como encontrar os e-mails mais antigos no Outlook, é necessário usar a opção Localização avançada ou a sintaxe da consulta. Vamos começar com o Advanced Find. Para chegar a ele, você precisa clicar em Ferramentas de pesquisa novamente e escolher Localização Avançada.

Observe que essa pesquisa procura apenas a pasta atual selecionada por padrão. Se você quiser pesquisar tudo, você tem que clicar no Squeaky toy botão no canto superior direito.

Se você quiser pesquisar tudo, selecione Caixa de entrada e verifique o Pesquisar subpastas caixa na parte inferior.

Agora, na tela de pesquisa principal, você verá Tempo na parte inferior, mas oferece apenas as mesmas opções da lista suspensa na faixa de opções. Para fazer uma pesquisa mais avançada, você tem que clicar no Avançado aba.

Aqui você tem que construir seus próprios critérios de pesquisa. Clique em Campo,então vá para Campos de data / hora e selecione Recebido. Agora clique em Condição e desloque-se para baixo até ver outras opções, como em ou depois, em ou antes, e entre.

Se você escolher entre, então você pode digitar datas como 01/01/2005 e 31/12/2005 e depois clique Adicionado a lista. Aqui está o que minha pesquisa parece.

Observe que você pode continuar adicionando mais critérios à lista para restringir os resultados. No meu exemplo acima, vou receber todos os e-mails nesse período, que provavelmente serão muitos.

Se você quiser encontrar o e-mail mais antigo no Outlook, escolha o em ou antes condição e, em seguida, basta digitar qualquer data que você acha que é bastante antiga.

Ajuste a data dependendo de quantos e-mails você recebe. Deve ser bastante fácil encontrar o e-mail mais antigo em todo o arquivo do Outlook usando esta pesquisa.

Outra pesquisa popular é procurar o maior e-mail em seu arquivo PST. Para fazer isso, clique no Mais escolhas guia na Localização Avançada e você verá uma opção para o tamanho na parte inferior. Escolher Melhor que e, em seguida, digite um valor em kilobytes. Se você quiser encontrar emails com mais de 5 MB, por exemplo, digite 5000.

Estas são apenas algumas das pesquisas que você pode realizar usando a Localização Avançada. Além disso, você pode digitar tudo isso na caixa de pesquisa usando a sintaxe de pesquisa e obter os mesmos resultados. Por exemplo, posso simplesmente digitar mensagens:> 5MB e obter os mesmos resultados.

Não vou passar por todas as diferentes opções de pesquisa nesta postagem porque a Microsoft tem uma página que lista todas as diferentes opções de sintaxe de pesquisa. Espero que, usando as ferramentas acima, você possa encontrar o e-mail que estava procurando. Apreciar!