6 dicas para não ter reuniões sem sentido
Quer tenha sido ad hoc ou agendada, a maioria das reuniões parece não ajudar em nada quando se trata de fazer o trabalho. Você pensaria que fazer com que todos os envolvidos no projeto se sentassem e conversassem sobre os problemas que surgiam, e depois pensassem em maneiras de resolvê-los, seria útil de uma forma ou de outra. Bem, esses caras da WebEx dizem que as reuniões são inúteis. E eu tenho certeza que a maioria de vocês concorda, porque alguém foi e fez isso: uma calculadora para descobrir quanto dinheiro foi desperdiçado apenas por ter reuniões!
Brincadeiras à parte, uma reunião mal administrada tirará os funcionários do que estão sendo pagos, deixando os telefones desacompanhados, os e-mails sem resposta. E o pior de tudo, na maioria das vezes, as pessoas saem da reunião com mais coisas a fazer do que cumpridas. - ótimo, Apenas o que eu precisava, mais coisas para fazer. Mas isso não quer dizer que as reuniões devam ser completamente retiradas do local de trabalho. Aqui estão algumas sugestões para ajudar a acelerar as coisas em uma reunião.
1. Foi em sessenta minutos
Deve ser crime as reuniões durarem mais de uma hora. Heck, deveria ser um pecado para agendado reuniões para durar tanto tempo. A lógica é simples: qual é o sentido de tirar seus funcionários do trabalho deles para que eles possam conversa sobre o que eles estão fazendo?
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Se for apenas um relatório, eles sempre poderão enviar uma proposta a você ou concluí-la com um anexo de e-mail de 23 KB. Se tudo o que você quer é ser mantido no circuito, leve o chefe do departamento para o seu escritório ou pegue um cuppa com ele ou ela depois do trabalho, obtenha as informações que você precisa e solte-as 15 minutos depois..
Reuniões semanais de progresso dificilmente podem ser úteis, uma vez que a maioria do trabalho precisa de mais de uma semana para se concretizar, e seria ser bobo apenas sentar e olhar para o outro se não temos nada a relatar.
O ponto é: As reuniões devem aumentar a produtividade, não atrasar os processos. Faça com que todas as reuniões sejam importantes e faça-as valer.
2. Nod-ders, mantenha-se afastado
Existem muitas reuniões onde havia principalmente uma pessoa falando e todos concordando com o discursoer. Se as reuniões estivessem lá apenas para ouvir as pessoas ecoarem o apoio, você poderia também colocar uma gravação do orador na sala de reuniões para que todos concordassem.
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Para consertar isso, tenha apenas tomadores de decisão na sala. E você quer aqueles que não têm medo de falar o que pensam. Você quer o executivo que vai lutar pelo pedaço do orçamento do seu departamento lá dentro. Você quer o gerente que pode se defender de uma carga de trabalho extra e irrelevante falando em seu nome. Você quer que seu supervisor corajoso diga ao seu chefe: "Não, Papai. Nós somos não te dando um carro novo. A equipe quer ir a Bangkok este ano e vamos tomar champanhe no vôo! "
O ponto é: Se você vai ficar preso em uma reunião, ter um pouco de diversidade nas decisões tomadas fará valer a sua hora.
3. Do que estamos falando novamente?
Quantas vezes durante uma reunião, um de seus colegas pergunte ao seu gerente algo irrelevante para o tópico em questão, e eles passam pelo menos uma (outra) hora tentando descobrir enquanto você toca seu telefone, tentando não parecer irritado?
Não é incomum ter uma série de pensamentos atrapalhados por uma pergunta súbita, mas se responder a essa pergunta e todas as outras questões na lista de pautas ficarem sem resposta, isso afetará a produtividade do restante da equipe..
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Faça questão de ter um limitado número de agenda a ser alcançada em todas as reuniões e assegurar que aquele que preside a reunião atinja as agendas predefinidas; nem mais nem menos. Use a marca de sessenta minutos como o ímpeto para que as agendas sejam eliminadas o mais rápido possível. Se há outras coisas para atender, e se é apenas entre algumas pessoas em vez de toda a equipe que está sentada dentro da sala de reunião, peça que a levem para fora, antes ou depois da reunião..
O ponto é: Mantenha-se no caminho certo para tornar suas reuniões valiosas.
4. Idéias são baratas; vem com soluções
Nada significa um final ruim para uma reunião do que ter participantes que vêm com uma mente em branco. Hoje em dia, sugestões vazias simplesmente não vão cortá-lo. Os chefes querem registros de trilha. Os gerentes querem o ROI. Executivos querem viabilidade. E eles não querem apenas lâmpadas acesas, querem provas de que uma ideia posso e vai trabalhos. Para obter essa prova, você deve primeiro fazer sua pesquisa.
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Quando você não faz, isso acontece.
Ashkin Fureit: Você sabe o que, acho que devemos tentar mudar para um novo fornecedor.Você: Quem você tem em mente??Ashkin Fureit: Não conheço novos fornecedores. Eu apenas pensei que seria uma boa idéia mudar para uma nova, já que esta é sempre tarde.
O grupo começa a passar a bola, perdendo mais 15 minutos, antes de saltar para a próxima agenda. Na próxima reunião, o mesmo fornecedor ainda é usado.
Se Ashkin já tivesse em mãos os contatos de fornecedores alternativos, suas cotações e as datas de entrega propostas, a equipe poderia decidir lá e então qual novo fornecedor aceitar. Este problema teria sido resolvido em menos de cinco minutos.
O ponto é: Tome posse de suas idéias e comece a frente. Pare de sugerir ideias brilhantes apenas para esperar que alguém o execute.
5. Crystal Clear apenas pode cortá-lo
Com que frequência você sai de uma reunião pensando que seu gerente disse uma coisa, mas não foi o que ouviu? Deixe tudo esclarecido antes de limpar. Se a comunicação é um problema persistente, é uma boa idéia que seu gerente repita a si mesmo enquanto você tem outras testemunhas na sala..
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O ponto é: Esclareça os objetivos da sua equipe antes de começar a correr em diferentes postes.
Se isso não funcionar, tente a próxima dica.
6. Dê-me um minuto
As atas de reunião são ótimas ferramentas para fazer as coisas funcionarem, se você souber como fazê-las corretamente. Para começar, deveria ter várias coisas: o que foi decidido; o que precisa ser feito e quem é responsável por fazê-lo; e os prazos para isso. A primeira coisa garantiria que a reunião fosse realmente útil para alguma coisa, a segunda garantisse que todos tivessem seus respectivos papéis, e a terceira, literalmente, os deixasse suados..
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Se você sair sem saber o que acabara de acontecer na sala de reuniões, o minuto ajudará você e todo mundo a se orientar corretamente. Caso contrário, quais são as reuniões para?
O ponto é: Ninguém engana quando as coisas são colocadas.
Conclusão
Sabe-se melhor do que generalizar, e é por isso que gostaria de saber sua opinião sobre as reuniões: elas funcionam? Eles são necessários no local de trabalho de hoje? O seu escritório perdeu o ritual semanal ou mensal estressante que é a reunião do escritório? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo.
