Mantendo o controle das alterações feitas em um documento

Agora que você configurou o modelo para o seu documento na Lição 1, e o primeiro rascunho do seu documento foi escrito, é o tempo de edição. Se você tiver várias pessoas colaborando no documento, poderá usar o recurso Controlar alterações no Word para saber quais alterações foram feitas e quem as fez.

NAVEGAÇÃO ESCOLAR

1. Usando modelos para garantir layout e formatação comuns
2. Mantendo o controle das alterações feitas em um documento
3. Usando comentários para indicar alterações em um documento
4. Restringindo e protegendo documentos e modelos
5. Versionamento, comparação e combinação de documentos

Quando você altera um documento com “Rastrear alterações” ativada, todas as alterações feitas no documento são exibidas como uma marcação colorida, a cada revisor sendo atribuída uma cor diferente.

O texto excluído não desaparece, ele é riscado e os textos adicionados são sublinhados. Isso permite que você visualize todas as alterações no documento antes de torná-las permanentes e escolha aceitar ou rejeitar cada alteração. Mostraremos como aceitar e rejeitar as alterações mais adiante nesta lição.

Nesta lição, mostraremos como ativar o recurso "Controlar alterações" e usar as diferentes visualizações. Para garantir que outros revisores acompanhem suas alterações, você pode bloquear o recurso "Rastrear alterações". Depois que todas as alterações tiverem sido feitas, cada alteração deverá ser revisada. Vamos mostrar-lhe como aceitar e rejeitar as alterações. Personalize o recurso "Controlar alterações" usando as várias opções disponíveis.

Ative as alterações da faixa

Para ativar "Controlar alterações", clique na guia Revisar e clique em "Alterações de percurso."

Quando “Track Changes” está ativado, o botão é exibido com um fundo azul.

Agora, todas as alterações feitas no documento serão exibidas como marcações coloridas.

Alterar a exibição de marcação e ocultar alterações controladas

Quando você ativa "Rastrear alterações", existem diferentes maneiras de visualizar a marcação. A visualização "Todas as marcações" exibe todas as revisões reais em seu documento, conforme mostrado acima. Esta é a visualização padrão dos documentos abertos com “Rastrear alterações”. No entanto, se você tiver muitas revisões no documento, pode ficar confuso para lê-lo com todas as revisões mostrando.

Para melhorar a legibilidade do seu documento, você pode usar a visualização “Marcação Simples”, que oculta marcações complexas. Observe que cada alteração é marcada por uma barra vertical à esquerda do texto. Clique nesta barra para mudar da vista "All Markup" para a vista "Simple Markup".

NOTA: A mudança de vistas de marcação afeta todas as alterações controladas no documento, não apenas aquela em que você clicou na barra vertical.

A exibição “Marcação simples” oculta as alterações controladas no texto e recolhe comentários (discutidos na Lição 3) em pequenos balões, e as barras verticais que indicam as alterações controladas são exibidas em vermelho. Clique na barra novamente para alternar para a visualização "Todas as marcações" e ver todas as alterações controladas por linha.

Você também pode alterar as visualizações de marcação usando o menu suspenso "Exibir para revisão" na seção "Rastreamento" da guia "Revisão".

Além das visualizações “Marcação simples” e “Todas as marcações”, você também pode escolher “Sem marcação” para visualizar a versão final do documento, como se todas as alterações rastreadas fossem aceitas (discutiremos aceitar e rejeitar alterações posteriormente esta lição) ou “Original” para ver a versão original do documento. As opções "Sem marcação" e "Original" ocultam a marcação inline.

NOTA: As opções “Sem marcação” e “Original” também ajudam na impressão de um documento que tenha marcado alterações nele. Se você ocultar as alterações controladas, elas não serão impressas.

Mostrar revisões em balões em vez de inline

Por padrão, a maioria das revisões é exibida em linha, com o próprio texto sendo marcado. No entanto, você pode optar por mostrar as revisões em balões, o que move a maioria das revisões para a margem direita. Isso pode tornar o documento mais fácil de ler e os balões fornecem informações mais detalhadas sobre algumas marcações.

Para mostrar revisões em balões, clique na guia "Revisão" e, em seguida, clique em "Mostrar marcação" na seção "Rastreamento". Selecione "Balões" e depois "Mostrar revisões em balões" no menu suspenso.

A maioria das revisões é exibida na "Área de marcação" na margem direita. No entanto, qualquer texto adicionado ainda é exibido em linha.

Para ver as marcações em linha novamente, selecione Balões no menu suspenso "Mostrar marcação" novamente e, em seguida, selecione "Mostrar todas as revisões em linha" ou "Mostrar somente comentários e formatação em balões".

NOTA: Ocultar as alterações controladas não se livra delas. Você deve aceitar ou rejeitar cada alteração para removê-las completamente antes de distribuir seu documento final. Discutiremos aceitar e rejeitar as mudanças um pouco mais adiante nesta lição.