Filtros de Correio e o Sistema Star

A lição da Escola de Geeks de hoje ampliará nossa discussão de marcadores no Gmail para incluir filtros e depois seguir para o rastreamento de e-mails importantes com estrelas.

NAVEGAÇÃO ESCOLAR

1. Conhecendo o Gmail
2. O aplicativo móvel, redigindo mensagens e conversas
3. Gerenciamento de caixa de entrada e rótulos
4. Filtros de Correio e o Sistema Star
5. Anexos, assinaturas e segurança
6. Convites e Respondentes de Férias
7. Use o Gmail como uma lista de tarefas
8. Múltiplas Contas, Atalhos de Teclado e Logout Remoto
9. Use sua conta do Gmail para acessar outras contas
10. Dicas de energia e Gmail Labs

Os rótulos são ótimos, mas podem ser usados ​​de forma muito mais eficaz com a incorporação de filtros, para que as mensagens que chegam a atender determinados critérios tenham um rótulo ou rótulos aplicados automaticamente. Isso ajuda muito na organização e pode reduzir muito o caos da caixa de entrada.

Criar um novo filtro usando a caixa de pesquisa

Para criar um novo filtro, especificaremos as opções de pesquisa na caixa "Pesquisar" e criaremos um filtro a partir da pesquisa. Para fazer isso, clique na seta para baixo na caixa "Pesquisar"..

Digite seus critérios de pesquisa na caixa de opções de pesquisa. Você pode optar por pesquisar mensagens de uma pessoa específica ou de um domínio inteiro (@ example.com), com determinadas palavras no assunto, além de outras condições.

Para criar um filtro com base nessa pesquisa, clique no link "Criar filtro com esta pesquisa".

As opções de filtro são exibidas. Marque as caixas de seleção que indicam o que você deseja fazer com mensagens que correspondem aos critérios de pesquisa.

Por exemplo, selecionamos marcar sempre as mensagens que chegam do endereço de e-mail especificado com o rótulo "HTG School" e marcar sempre essas mensagens como "importantes". Também decidimos aplicar o filtro a todos os e-mails existentes dessa pessoa.

OBSERVAÇÃO: se você deseja que suas etiquetas funcionem como pastas, selecione "Ignorar a Caixa de entrada (Arquivar)" para mover automaticamente os e-mails para rótulos conforme eles chegam. Isso mantém seus e-mails mais organizados, embora você corra o risco de perder uma mensagem importante porque ela não aparecerá automaticamente na sua caixa de entrada..

Depois de especificar seus critérios de filtro, clique em "Criar filtro".

NOTA: Quando você escolhe encaminhar uma mensagem como uma ação em um filtro, somente novas mensagens serão afetadas. Todas as mensagens existentes às quais o filtro se aplica não serão encaminhadas.

Uma mensagem é exibida dizendo que seu filtro foi criado. Observe nessa captura de tela que todas as mensagens dessa pessoa estão marcadas com o rótulo “HTG School”.

As mensagens também foram marcadas como importantes automaticamente (os ícones de tags à esquerda dos remetentes são preenchidos com amarelo).

Criar um novo filtro usando a tela de configurações

Você também pode criar um filtro em "Configurações".

Acesse a tela "Configurações" conforme descrito anteriormente e clique no link "Filtros" na parte superior.

Clique no link "Criar um novo filtro".

Especifique seus critérios de pesquisa e filtro da mesma maneira mencionada no método anterior e clique em "Criar filtro" na caixa de diálogo de opções de filtro.

Em vez de voltar à sua caixa de entrada, você retorna à tela "Filtros" e o novo filtro é listado. Você pode editar, excluir ou selecionar para ser exportado (a exportação de filtros será discutida mais adiante nesta lição).

Clique no marcador "Caixa de entrada" para retornar à sua caixa de entrada.

Use uma mensagem específica para criar um novo filtro

Você também pode criar um filtro com base em uma mensagem existente. Para fazer isso, selecione uma mensagem na sua lista de mensagens ou em um rótulo.

Clique no botão de ação "Mais" e selecione "Filtrar mensagens como essas" no menu suspenso.

Observe que o campo "De" na caixa de diálogo "Filtro" é preenchido automaticamente. Digite qualquer outro critério de filtro desejado e clique em "Criar filtro com esta pesquisa".

Especifique seus critérios de filtro selecionando as opções de filtro na próxima caixa de diálogo, conforme descrito anteriormente.

NOTA: Você pode usar esse método para configurar filtros para excluir automaticamente e-mails indesejados à medida que você os recebe.

Aplicar o mesmo filtro a muitos remetentes

Você pode usar um filtro para gerenciar mensagens de vários endereços de e-mail diferentes. Por exemplo, podemos especificar para rotular mensagens de várias pessoas com o rótulo “HTG School”. Para fazer isso, abra a caixa de diálogo de opções de pesquisa usando a seta para baixo na caixa "Pesquisar"..

Adicione cada endereço de e-mail no campo "De", separado com a palavra "OR" e clique em "Criar filtro com esta pesquisa".

Para aplicar o mesmo rótulo a mensagens de um desses endereços de e-mail, marque a caixa de seleção "Aplicar o rótulo" e selecione o rótulo desejado na lista pop-up. Aplique outras ações para este filtro e clique em "Criar filtro".

OBSERVAÇÃO: lembre-se de marcar a caixa de seleção "Aplicar também filtro às conversas correspondentes" se quiser aplicar esse filtro às mensagens que você já recebeu desses dois endereços de e-mail.

Exportar e Importar Filtros

Agora que você aprendeu a configurar filtros, provavelmente criou alguns filtros muito úteis que talvez queira usar em outras contas do Gmail. Você pode exportar filtros de uma conta e importá-los para outra.

Exportar um filtro

Para exportar um filtro, primeiro acesse a tela “Filtros” na tela “Configurações” (usando o botão de engrenagem “Configurações”). Em seguida, selecione o filtro que você deseja exportar na lista e clique em "Exportar".

NOTA: Você pode selecionar vários filtros para exportar de uma só vez.

Na caixa de diálogo "Salvar como", navegue para onde deseja salvar o filtro. O filtro é salvo como um arquivo XML com um nome padrão que você pode alterar se quiser, apenas certifique-se de deixar a extensão como .xml e clique em "Salvar".

Agora você tem um arquivo que pode fazer backup, transferir para outro computador, compartilhar com um amigo ou importar para outra conta do Gmail.

Importar um filtro

Para importar um filtro para sua conta do Gmail, acesse os "Filtros" na tela "Configurações" e clique no link "Importar filtros".

Em "Importar filtros", clique em "Escolher arquivo".

NOTA: Se você mudar de ideia sobre a importação do filtro, clique no link "Cancelar importação"..

Na caixa de diálogo "Abrir", navegue até o local onde você salvou o filtro exportado. Selecione o arquivo e clique em "Abrir".

O nome do arquivo é listado ao lado do botão "Escolher arquivo". Clique em "Abrir arquivo" para abrir o arquivo e importar os filtros nele.

Uma mensagem é exibida na caixa "Pesquisar" enquanto o arquivo de filtro está sendo aberto. Isso pode demorar um pouco, dependendo de quantos filtros estão no arquivo.

Todos os filtros no arquivo selecionado são listados em "Importar filtros". Selecione os filtros que você deseja importar. Se você quiser aplicar os filtros importados a mensagens de e-mail existentes (assim como faria ao criar um novo filtro), marque a caixa de seleção "Aplicar novos filtros ao e-mail existente" e clique em "Criar filtros".

Uma caixa de diálogo é exibida mostrando o progresso do processo de criação do filtro. Você pode cancelar a criação dos filtros clicando em "Parar".

Quando os filtros foram criados, eles são exibidos em sua lista na tela "Filtros".

Acompanhe emails importantes usando o sistema Star

O sistema principal do Gmail permite marcar seus e-mails mais importantes para que você possa encontrá-los mais tarde. Por padrão, as mensagens com estrela são marcadas com uma estrela amarela, mas você pode adicionar outras cores e tipos de estrelas.

Estrelas são exibidas à esquerda do nome do remetente na sua caixa de entrada.

Adicione uma estrela a uma mensagem

Para adicionar uma estrela a uma mensagem na sua caixa de entrada, clique no ícone de estrela ao lado do nome do remetente, como na foto acima.

Você também pode adicionar uma estrela a uma mensagem enquanto ela estiver aberta. Para fazer isso, clique no ícone de estrela no canto superior direito da mensagem à direita da data. Nas conversas, será à direita da primeira mensagem no topo da conversa.

Para adicionar uma estrela a uma mensagem que você está escrevendo, clique na seta "Mais opções" no canto inferior direito da janela "Compor"..

Mova o mouse sobre a opção "Label" e selecione "Add star" no submenu.

Em seu marcador "Enviados", a mensagem que você enviou é marcada com estrela.

Use múltiplos projetos de estrelas em suas mensagens

O Gmail permite que você use várias cores e tipos de "estrelas" para diferenciar as mensagens umas das outras.

Esse recurso é útil se você quiser marcar várias mensagens com níveis variados de importância. Por exemplo, você pode usar uma estrela roxa para as mensagens que deseja ler novamente e um ponto de exclamação vermelho para as mensagens que você precisa acompanhar.

Clique no botão "Configurações" e selecione "Configurações" no menu suspenso. Na guia "Geral", role para baixo até a seção "Estrelas". Arraste os ícones da seção "Não em uso" para a seção "Em uso" para adicionar diferentes tipos de estrelas. Se você tiver mais de um tipo de estrela em uso, clicar no ícone de estrela ao lado de uma mensagem de e-mail percorre todas as estrelas em uso. Se você marcar uma mensagem enquanto ela estiver aberta, somente o primeiro tipo de estrela será aplicado.

Encontrar mensagens marcadas com estrela

Para ver todas as suas mensagens marcadas com estrela, clique no marcador "Com estrela" no lado esquerdo da janela principal do Gmail. Você também pode pesquisar mensagens marcadas com estrela digitando "é: com estrela" na caixa "Pesquisar".

Encontre mensagens com um tipo particular de estrela

Se você usou vários tipos diferentes de estrelas para marcar suas mensagens, poderá pesquisar um tipo específico de estrela. Para isso, pesquise usando "has:" com o nome da estrela (por exemplo, "has: red-bang").

Para descobrir o nome de uma determinada estrela, acesse a guia "Geral" na tela "Configurações" e passe o mouse sobre o tipo de estrela desejado. O nome da estrela é exibido em um pop-up.

Há também uma lista de nomes de estrelas no tópico de ajuda da pesquisa avançada na ajuda do Gmail.

Manter as mensagens com estrela fora do separador principal

Se você organizar sua caixa de entrada usando as guias configuráveis ​​mencionadas anteriormente nesta lição, as mensagens de outras guias marcadas com uma estrela também serão incluídas na guia "Primário". Se não quiser ver as mensagens marcadas com estrela das outras guias na guia "Principal", é possível desativar isso.

Clique no ícone "+" à direita das guias.

Na caixa de diálogo "Selecionar guias para ativar", desmarque a caixa de seleção "Incluir com estrela no principal" e clique em "Salvar".

A seguir…

Estamos aqui agora no final da Lição 4, mas você já está no caminho certo para ser um profissional do Gmail! Em apenas quatro dias, agora você sabe o quanto precisa saber para deixar sua caixa de entrada realmente brilhar, e as mensagens agora encontrarão o caminho para as etiquetas designadas sem preencher sua caixa de entrada.

.