Restringindo e protegendo documentos e modelos

Restringir e proteger um documento garante que você seja a autoridade máxima sobre seu progresso.

NAVEGAÇÃO ESCOLAR

1. Usando modelos para garantir layout e formatação comuns
2. Mantendo o controle das alterações feitas em um documento
3. Usando comentários para indicar alterações em um documento
4. Restringindo e protegendo documentos e modelos
5. Versionamento, comparação e combinação de documentos

Mesmo que você queira que outros revisores sugiram alterações e façam comentários em um documento, pode haver momentos em que você queira impedi-los de editar e alterar a formatação..

Além disso, você pode querer forçar todo o rastreamento de alterações ou limitar os revisores a apenas comentar. Todo o objetivo de fazer isso é garantir que o documento não possa ser alterado de tal maneira que não esteja de acordo com sua visão ou estilo..

Nesta lição, mostraremos como restringir a formatação e os tipos de edição que outros revisores podem executar em seu documento. Quando o documento estiver próximo do estado final, você poderá marcá-lo como final para evitar alterações inadvertidas.

Além disso, você pode limitar o acesso ao seu documento para incluir apenas sua equipe de revisores. Mostraremos a você como proteger seu documento com senha. Então, você pode informar apenas à sua equipe a senha e ninguém mais poderá abrir o documento.

Vamos começar as coisas, introduzindo-lhe a restrição de formatação em um documento.

Restringir a formatação em um documento

Quando você distribui um documento para outro revisar, talvez você não queira que ele altere a formatação do documento. O Word permite restringir todos ou alguns dos temas e estilos, bem como permitir que os revisores alterem alguns dos temas e estilos. Para fazer isso, clique em "Restringir edição" na seção "Proteger" da guia "Revisão"..

O painel “Restringir edição” é exibido à direita do texto principal. Na seção "Restrições de formatação", selecione "Limitar a formatação a uma seleção de estilos" e clique no link "Configurações ...".

Na caixa de diálogo "Restrições de formatação", todos os estilos da caixa "Estilos selecionados são permitidos atualmente" são selecionados por padrão. Para selecionar apenas determinados estilos a serem usados ​​no documento, você pode usar o botão "Nenhum" para desmarcar todos os estilos e selecionar aqueles que deseja permitir. Você também pode usar os estilos mínimos recomendados do Word para permitir, clicando em "Mínimo Recomendado". Escolha restrições adicionais na seção "Formatação" na parte inferior da caixa de diálogo, se desejar, e clique em "OK" quando terminar.

A caixa de diálogo a seguir exibe perguntando se você deseja remover estilos que não são permitidos. Nós recomendamos que você não faça isso. Pode acontecer que você queira usar esses estilos no documento no futuro. Outros revisores não poderão alterá-los ou aplicá-los.

Clique em "Não" para manter os estilos que não são permitidos no seu documento.

Antes que essas restrições possam ser aplicadas, você deve começar a aplicar proteção. Vamos discutir isso depois de mostrar como restringir a edição.

Restringir a edição em um documento

Além de restringir a formatação para revisores de um documento, você também pode restringir o tipo de revisão que os revisores podem executar em um documento. No painel “Restringir edição”, marque a caixa de seleção “Permitir apenas este tipo de edição no documento” e selecione uma opção na lista suspensa para indicar o tipo de edição que deseja permitir em seu documento. Você pode permitir que outros revisores acompanhem somente alterações, insiram comentários ou preencham formulários. Você pode até restringir o documento para que outras pessoas possam lê-lo e não fazer alterações.

Você pode perguntar qual é a diferença entre restringir a edição apenas às alterações controladas e manter bloqueadas as “Controlar Alterações”, conforme discutido na Lição 2. Na verdade, não há diferença; a funcionalidade é a mesma. Você pode usar o método que for mais fácil para você.

Você pode especificar exceções para a formatação e edição restritas ou para pessoas que têm permissão para editar livremente o documento. Clique no link “Mais usuários…” na seção “Exceções (opcional)” do painel “Restringir edição”.

Na caixa de diálogo “Adicionar usuários”, você pode adicionar usuários do computador atual, de um domínio do qual o computador atual faz parte ou inserindo o endereço de e-mail de alguém. Separe todos os usuários e endereços de e-mail com um ponto-e-vírgula e clique em "OK" quando terminar.

As pessoas que você adicionou na caixa de diálogo “Adicionar usuários” são exibidas na caixa “Indivíduos” na seção “Exceções (opcional)” do painel “Restringir edição”. Selecione a totalidade ou parte do documento que você deseja que uma pessoa possa editar e marque a caixa de seleção para essa pessoa na caixa "Indivíduos"..

Agora que você restringiu a formatação e a edição do documento conforme desejado, deve informar ao Word para começar a impor a proteção para que ele entre em vigor. Na seção "Início da aplicação" do painel "Restringir edição", clique em "Sim, iniciar a aplicação da proteção".

Na caixa de diálogo “Start Enforcing Protection”, verifique se a opção “Password” está selecionada, digite uma senha duas vezes e clique em “OK”.

Observe que uma senha não é necessária e não protege totalmente o documento (o documento não é criptografado). Isso simplesmente ajuda a impedir que as pessoas desativem as restrições de formatação e edição.

Se você escolher "Autenticação do usuário", provavelmente verá o seguinte erro:

“Sua máquina não está configurada para Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM). Para configurar o IRM, entre no Office, abra uma mensagem ou documento protegido por IRM ou entre em contato com o suporte técnico. ”

Recomendamos usar uma senha. É muito mais simples.

Depois que as restrições forem aplicadas, o painel "Edição restrita" exibirá o texto apropriado, permitindo que o revisor realize apenas as tarefas de edição e formatação permitidas.