Por que você precisa de fórmulas e funções?

Esta classe How-To Geek School é destinada a pessoas que usam o Excel, ou tentam usar o Excel, mas são intimidadas pelo conceito de fórmulas e funções. Seu objetivo é torná-lo um profissional do Excel ou pelo menos um amador competente em apenas algumas lições.

NAVEGAÇÃO ESCOLAR

1. Por que você precisa de fórmulas e funções?
2. Definindo e Criando uma Fórmula
3. Referência de célula relativa e absoluta e formatação
4. Funções úteis que você deve conhecer
5. Pesquisas, gráficos, estatísticas e tabelas dinâmicas

Nota: para os não iniciados, esta é a primeira lição da primeira série do How-To Geek School. Nós estaremos realizando uma nova aula todos os dias da semana, de segunda a sexta-feira, a partir de agora até cobrirmos todos os assuntos. Então fique ligado para mais, e nós vamos fazer um anúncio formal sobre como funciona na próxima semana.

O que é o Excel e por que precisamos dele??

Se você é um administrador do escritório, provavelmente usa o Excel. Ditto se você é um vendedor. Se você é um analista financeiro, é claro, você precisar Excel. Para estas e muitas outras profissões, trabalhar com planilhas é uma ferramenta essencial na rotina diária..

As pessoas que são assistentes de matemática provavelmente farão isso imediatamente no Excel e o usarão como uma extensão natural de seus processos computacionais. A maioria do resto de nós ... provavelmente precisa de ajuda nesse departamento.

Se você não prestou atenção na aula de álgebra do ensino médio, não se preocupe! Tudo o que você precisa fazer é aprender alguns conhecimentos básicos de fórmulas e funções desta série How-To Geek School e aplicá-los ao seu trabalho..

Se você não sabe se precisa ou não do Microsoft Excel, provavelmente não foi mostrado o que ele pode fazer. Uma vez que você sabe, então você pode encontrar maneiras de usá-lo em seu trabalho para facilitar tarefas complicadas e tediosas.

O Microsoft Excel é mais do que apenas um programa para inserir nomes e números. Por exemplo, se você quiser simplesmente listar os nomes dos alunos em sua turma, basta criar um documento do Word. O Word é bom para escrever ensaios e fazer listas, mas para fazer cálculos, você precisa de fórmulas e funções do Excel.

Uma breve visita à interface do Excel

Antes de mergulharmos, vamos revisar rapidamente a interface do Excel. Você pode já saber tudo isso, mas nunca é demais rever.

Quando você abre uma planilha em branco do Excel, ela é conhecida como "pasta de trabalho" ou "livro" e cada planilha em um livro é conhecida como "planilha" ou "planilha".

A parte superior do aplicativo é dominada pela "fita" (cinza), que é subdividida em "guias" (vermelho), que depois são subdivididas em "seções" (azul).

Abaixo da faixa de opções está a "caixa de nome", que permite renomear "células" e, à direita, uma área que permite criar suas "fórmulas" importantes. Se você passar o mouse sobre cada ícone, poderá ver a finalidade de cada botão, mas o que mais nos interessa é a ampla área em que nossas fórmulas e funções serão exibidas.

Finalmente, a planilha é organizada em “colunas” (denotadas por letras) e “linhas” (indicadas por números). Cada local é uma “célula” e um grupo de células é conhecido como “intervalo”. Se você tiver várias folhas em um livro, poderá percorrê-las rapidamente usando as guias vistas abaixo da folha. Abaixo disso, na barra de status cinza, você pode ajustar suas visualizações de página e o nível de zoom.

É isso, muito simples, e apenas uma breve visão geral de algumas das terminologias que você encontrará nesta série HTG School.

O que é uma função?

Uma função é um cálculo ou operação que retorna um resultado. As entradas em uma função são chamadas de "argumentos".

Todas as funções começam com um sinal de igual [=]. Dessa forma, o Excel não sabe tratar os argumentos como texto. Por exemplo, = AVERAGE (2,4) é uma função, mas AVERAGE (2,4) é apenas uma string de texto. Sem um sinal de igual, o Excel não calculará um resultado. Os argumentos nesta função são 2 e 4.

Observe que o Excel usa letras maiúsculas para listar funções, mas você pode usar letras maiúsculas ou minúsculas ao escrevê-las.

No Excel, a “Biblioteca de Funções” pode ser encontrada na guia “Fórmulas”.

Existem 13 categorias de funções, algumas das quais são:

• Matemático: AVERAGE () - calcula a média de uma série de números.
• Data e hora: DATEVALUE () - converte uma string de texto como “30 de novembro de 2013” ​​em um número para que você possa usar esse número em outras funções de data e hora. Você não pode fazer contas com datas, a menos que as converta em números primeiro. Nós explicamos isso em detalhes na lição 4.
• Texto: LEN () - retorna o comprimento de uma string. Por exemplo = LEN (“Excel”) é 5.
• Lógico: IF () - a função IF () é escrita como = IF (, depois A, mais B). Então, se “teste” é verdadeiro, então o resultado é A; se “teste” não for verdade, então B.
• Pesquisa e referência: são necessários para pesquisar valores em outro lugar da planilha. Por exemplo, o VLOOKUP procura em uma tabela de valores para encontrar uma célula.

Como você pode usar este último? Bem, para obter o dia da semana no texto de uma função de data. Você pode usar o VLOOKUP para digitalizar uma tabela para transformar esse número em algo mais fácil de entender, como "quarta-feira".

Existem também funções especiais para finanças, engenharia e estatística, listadas separadamente no menu “Mais Funções”..

O que é uma fórmula??

Uma fórmula é uma combinação de "operadores", "operandos" e "funções".

Por exemplo, a função = SUM adiciona uma lista de números (é tão comumente usada, listada no primeiro menu no Excel, abreviada pela letra grega Sigma (Σ), que é a notação que os matemáticos usam para somar uma série ).

Você usa uma fórmula como fazer um cálculo à mão. Por exemplo, você poderia colocar seu orçamento familiar em uma fórmula como esta:

Dinheiro restante = (4 * salário semanal) - hipoteca - comida - utilitários

Os operadores são múltiplos [*] e subtraem [-]. Os operandos são os valores “salário semanal”, “hipoteca”, “comida” e “utilitários”. O resultado é “dinheiro restante”.

Nomes e Endereços

Os valores para "comida" e os outros operandos são nomes que você define no Excel. Sem um "nome", você teria que usar o "endereço".

O endereço de uma célula é escrito usando notação de linha e coluna. As linhas recebem números e as colunas, letras. A primeira célula na planilha é A1. Quando você chegar ao final do alfabeto, as linhas serão numeradas como AA, AB, BA, BB e assim por diante..

As fórmulas podem ser mais complicadas do que o exemplo do orçamento familiar. No ensino médio você aprendeu que a área de um círculo é o raio vezes pi ao quadrado ou πr².

No Excel, você pode escrever isso usando a fórmula = PI () * radius ^ 2.

Aqui, PI () é o função que retorna o número 3.14 e “raio” é um “nome” dado a uma célula que contém o raio; os “operadores” são o expoente (^) e multiplicador (*).

Ordem e Precedência

Parênteses são usados ​​para indicar a ordem e a precedência nos cálculos.

A área de um círculo também pode ser escrita πrr mas não (πr)², então você precisa entender a ordem e a precedência para obter a resposta correta. Os exponentes são avaliados antes da multiplicação, portanto, os parênteses não são necessários neste caso. A função quadratura do raio primeiro, em seguida, multiplica isso por Pi.

Se você quisesse eliminar qualquer dúvida, você poderia ser explícito e escrever = Pi * (radius ^ 2).

Vamos explorar a ordem e a precedência na Lição 2.

A seguir…

Para o restante desta série, vamos nos concentrar em quatro áreas principais:

Lição 2: Definindo e Criando Fórmulas

Para começar, o primeiro item a explorar é como criar fórmulas e entender as regras básicas:

• Como criar uma fórmula
• Operadores de cálculo
• Ordem e precedência
• Demonstrar como uma função é usada dentro de uma fórmula

Lição 3: Referência e Formatação da Célula

Nesta lição, discutimos os três tipos de referência de célula (relativa, absoluta e mista), formatação, como mover ou copiar e fórmula e referências circulares.

Suponha que você tenha uma fórmula na célula B1 que diga = A1 * 2. Se você copiar essa fórmula para a célula B2 (uma célula à direita), a referência da célula também será alterada.

A nova fórmula diz B1 * 2. Você pode usar o cifrão ($) para ancorar a referência da célula, de forma que a cópia não mude para onde aponta (não se preocupe, nós cobrimos isso daqui a pouco).

Lição 4: Funções úteis que você deve conhecer

Esta lição explica algumas das funções mais usadas e como podemos aplicá-las em cálculos úteis e como "aninhar" funções.

Aninhar uma função significa colocar uma função dentro de outra. Por exemplo, se você quiser saber o dia de hoje, escreva = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () fornece a data de hoje e WEEKDAY () a transforma em um número de 1 a 7. NOW () está “aninhada” dentro de WEEKDAY ().

Lição 5: Funções avançadas: se, aninhado-se e pesquisas

Se você quiser criar modelos complexos ou algoritmos, você precisará saber como combinar funções lógicas e de pesquisa, incluindo instruções e pesquisas IF IF e aninhadas, incluindo VLOOKUP e HLOOKUP..

Um exemplo de função de pesquisa seria = COLUMN (). Isso fornece o número da coluna de uma referência de célula, por exemplo, A = COLUMN (A1).

Também abordaremos brevemente as tabelas dinâmicas. Uma tabela dinâmica é usada para extrair significado dos dados. Por exemplo, você pode obter uma lista de vendas e agrupá-las por região ou vendedor para obter os totais de cada.