Iniciante Como criar e gerenciar tarefas no Outlook 2013
Se você é uma daquelas pessoas que tem um quadro branco ou bloco de notas com uma lista de tarefas em constante evolução, ou sua mesa e monitores são adornados com Post-its® lembrando-lhe de eventos importantes, então este artigo para você.
O Outlook permite que você faça listas de tarefas consistentes de tarefas, que você pode fazer todo tipo de coisas, como definir datas de vencimento, lembretes, categorias e muito mais. O ponto principal é criar um tipo de lista de tarefas mais ativo com o qual você possa interagir e mantê-lo honesto.
Trabalhando na visão de tarefas
Temos discutido as várias complexidades do Outlook 2013 recentemente, por isso, se você é novo, recomendamos que você leia nossa introdução.
Caso contrário, abra o Outlook até a visualização Tarefas e dê uma olhada. À primeira vista, você notará que é bastante vazio e estéril. Isso porque ainda temos que preenchê-lo com a infinidade de coisas que precisamos fazer e recados para executar.
Vamos analisar e mostrar como usar as Tarefas como um profissional e organizar ainda mais sua vida com o Outlook. Com um pouco de tempo e trabalho, você terá um conjunto abrangente de tarefas, que poderá configurar para lembrá-lo do vencimento ou até mesmo atribuí-las a outra pessoa.!
Adicionando Tarefas
Para começar, você vai querer adicionar tarefas. Você notará que há o painel de pastas familiar no lado esquerdo. Você pode adicionar novas pastas a essa visualização, organizando efetivamente suas tarefas em categorias. Você pode até criar um novo grupo de pastas para que você possa novamente separar suas tarefas entre sua vida profissional e pessoal, se necessário.
Para começar, você notará que há uma chamada de grupo de pastas de tarefas, Minhas Tarefas, e duas pastas de subatividades: Lista de Tarefas Pendentes e Tarefas. Se clicarmos com o botão direito do mouse na pasta mais alta, podemos criar um “Novo Grupo de Pastas” que nomearemos Tarefas de Trabalho.
Você pode adicionar uma tarefa rápida, clicando em "Clique aqui para adicionar uma nova tarefa" ou você pode clicar em "Nova tarefa" na faixa de opções Início. Confira a seguinte tarefa sem título, à qual você pode aplicar várias opções, mostrar a Tarefa, seus Detalhes, bem como gerenciá-la.
Vamos preencher um pouco a nossa tarefa com alguns detalhes básicos e clicar em "Salvar e Fechar". Você pode escolher sua data de início, data de término (se aplicável), o status, a prioridade e a porcentagem de conclusão. Você também pode marcar a caixa "Lembrete" e ter o Outlook informando quando a sua tarefa está chegando..
Exibindo, modificando e atualizando tarefas
Depois de criar algumas tarefas, podemos vê-las listadas em nossa visão Tarefas. Você pode fazer alguns ajustes básicos aqui, como alterar a data de vencimento ou atribuir uma categoria, mas se você realmente deseja visualizar e editar, é necessário clicar duas vezes para abri-la..
Aqui está a nossa tarefa mais uma vez. Podemos fazer alterações, como o status ou a prioridade, ou podemos clicar no botão "Detalhes".
Se houver outros detalhes associados à tarefa, você poderá preenchê-los aqui. Embora isso possa não ser pertinente para a maioria das pessoas, se você lida com contratados ou consultores independentes, esse é um ótimo lugar para acompanhar o quanto eles estão custando aproximadamente.
Há algumas outras coisas que podemos mencionar antes de passar para as recorrências. Enquanto você está bisbilhotando na interface da tarefa, reserve um momento para observar que você pode excluir ou encaminhar a tarefa se decidir que não vale a pena prosseguir, ou se você precisar de uma entrada de outra pessoa, respectivamente.
Você também pode gerenciar a tarefa, como marcá-la como concluída, atribuí-la e enviar um relatório de status. Falaremos mais sobre isso em breve. Por enquanto, vamos verificar brevemente como configurar tarefas recorrentes.
Trabalhando com Tarefas Recorrentes
Criar uma tarefa recorrente é o mesmo que criar um compromisso recorrente ou uma reunião recorrente. A caixa de diálogo que você vê quando clica no botão "Recorrência" provavelmente parecerá bastante familiar.
Então aqui está a nossa tarefa de “falar sobre coisas de trabalho”, recorrendo toda semana na quarta-feira, sem fim à vista. Observe também que, mesmo se você não concluir a tarefa no momento em que a tarefa se repetir, outra ainda será gerada.
Você pode substituir isso selecionando a opção "regenerar nova tarefa", que, em vez de recorrer automaticamente em x dia, não regerará a tarefa até que a atual seja marcada como concluída.
Atribuindo uma tarefa a outra pessoa
Temos a nossa tarefa de “falar sobre coisas de trabalho!”, Agora só precisamos penhorar em outra pessoa! Clique no botão "Atribuir tarefa" na seção Gerenciar tarefa da faixa de opções.
Isso abrirá a tarefa como um e-mail, que você poderá endereçar para outras pessoas. Neste caso, vamos apenas atribuir a tarefa para falar sobre coisas de trabalho para outra pessoa, então nós enviaremos um e-mail para elas.
Se você quiser digitar o endereço no campo "Para" você pode, ou você pode arrancar o nome da sorte do seu livro de endereços. Não tem um livro de endereços configurado? Leia sobre como criar e gerenciar contatos, incluindo como importar seus contatos do Gmail diretamente para o Outlook.
Esse destinatário receberá um e-mail com a opção "Aceitar" ou "Recusar". Não queremos deixar o chefe chateado, por isso vamos aceitar a tarefa. Além disso, falar sobre coisas de trabalho nunca é uma má ideia!
Finalmente, se os poderosos quiserem saber o progresso (ou a falta dele) em sua tarefa atualmente atribuída. Você pode enviar um relatório de status.
No geral, o usuário médio do Outlook em geral tem mais probabilidade de usar tarefas como meio de fazer recados ou marcar tarefas domésticas, mas é útil conhecer toda a gama de habilidades de criação de tarefas. Vamos seguir em frente para o resto da fita Home e falar sobre o que você pode fazer para gerenciar tarefas a partir daí.
Gerenciando Tarefas e Classificando por Visualização
Durante a semana, algumas tarefas serão concluídas e outras não. Os que você completa, você pode marcar como completo e esquecer. Mas os que você não precisa precisam ser gerenciados de alguma forma ou você terá uma lista cada vez maior de tarefas perdidas.
Existem algumas maneiras de gerenciá-los. Vamos olhar para essa área da fita e, em seguida, mostrar-lhe como aproveitar ao máximo essas ferramentas.
Clicar no botão "Remover da lista" marcará como concluído e o removerá da lista. Se o Outlook encontrar um problema, como se a tarefa for recorrente ou estiver incompleta, ele perguntará o que você deseja fazer.
Você também pode trabalhar diretamente com as tarefas que você vê na sua lista de tarefas. Confira a captura de tela a seguir para mais detalhes. Você vê que pode simplesmente clicar no ícone de sinalização para marcá-lo como concluído ou clicar com o botão direito do mouse para ver suas opções de acompanhamento.
Você vê aqui na próxima tela, que a nossa tarefa "ficar sentado assistindo futebol com os pés para cima" está marcada para amanhã, mas também marcamos para acompanhamento na próxima semana também. Criar uma tarefa de acompanhamento basicamente a duplica pelo tempo que melhor lhe convier para completá-la. Nesse caso, poderíamos marcar a tarefa de amanhã como concluída ou removê-la, mas essa tarefa duplicada ainda seria devida na próxima semana.
Note que você pode acompanhar tarefas de um dos cinco intervalos predefinidos ou criar um acompanhamento personalizado..
Finalmente, mudar sua visão pode ajudar a dividir um grande volume de tarefas. Se não aparecer na faixa de opções, você pode clicar no botão "Alterar visualização" e verá essas opções.
Veja como uma lista simples pode parecer. A visão não discrimina entre estados de conclusão ou categorias, ou qualquer outra coisa. Ele apenas apresenta todas as suas tarefas passadas, presentes e futuras em uma visão simples.
Por outro lado, se classificarmos nossa visão por tarefas ativas, vemos que as coisas são muito reduzidas para nós.
Lembre-se sempre de alterar a visualização da tarefa para classificar ou ocultá-los rapidamente para obter o máximo potencial de produtividade.!
Opções de Tarefas
Por fim, vamos nos familiarizar ou nos familiarizar com as opções de tarefa. As opções de tarefa permitem alterar as configurações e alterar o comportamento e a aparência delas. Você pode acessá-los no menu Arquivo, clicando em "Opções -> Tarefas".
Você pode definir opções para lembretes em tarefas com datas de vencimento, cores de tarefas vencidas e concluídas, horas de trabalho e outros ajustes simples. Então, agora, se você quiser que as tarefas atrasadas sejam exibidas em azul brilhante ou que você queira usar os lembretes padrão no final do dia, em vez de começar, faça as alterações aqui.
Como você pode ver, o Outlook está se mostrando um aplicativo muito completo, e ainda nem conversamos sobre calendários e anotações! Esperamos que você consiga usar o Tasks para aprimorar suas habilidades na organização em alguns pontos. Eles são muito fáceis de configurar e atribuir, e é bom ter esses lembretes e assistir todas as coisas na sua lista serem verificadas lentamente.
Enquanto isso, estamos interessados em ouvir você. Tem alguma dúvida ou comentário que gostaria de deixar conosco? Entre no nosso fórum de discussão e mande embora.
