Principiante Como criar, gerenciar e compartilhar calendários no Outlook 2013
A menos que você esteja vivendo uma vida livre de responsabilidades, o sol provavelmente se ergue e se instala no seu calendário diário. Se você não sabe o que está acontecendo diariamente, você pode rapidamente se encontrar perdido em um labirinto de compromissos perdidos e reuniões surpresa.
Vamos falar sobre os Calendários do Outlook porque fora do e-mail (talvez até mais vezes), a organização e a produtividade dependem da capacidade de gerenciar eventos e realizar tarefas. Uma das coisas que o Outlook faz com grande desenvoltura, talvez melhor que a maioria das outras aplicações, é o calendário. As funções de calendário do Outlook são incomparáveis quando se trata de criar, modificar e compartilhar eventos.
Este artigo irá focar principalmente as coisas simples. Mostraremos como criar e gerenciar seus calendários, adicionar compromissos, reuniões e também compartilhá-los com outras pessoas em seu catálogo de endereços para facilitar a colaboração. Quando terminarmos, mostraremos como, além de usar o Outlook para o básico, como e-mail ou contatos e catálogos de endereços, você pode incorporar o calendário à sua vida ocupada e melhorar sua casa ou seu pequeno escritório..
Noções básicas do calendário
Sempre que você usar o Outlook, terá seus recursos de agendamento à sua disposição. Mesmo se você não tiver uma conta de e-mail configurada, ainda poderá usar o Outlook para o restante de seus recursos. No entanto, o calendário funciona melhor se você puder aproveitar seus recursos de colaboração, portanto, o uso de uma conta de e-mail garante que você possa enviar convites para reuniões e receber notificações de participantes.
Independentemente disso, aqui está seu calendário básico e diário, ou seja, o calendário padrão associado ao seu perfil padrão do Outlook. Essa é a exibição mensal, mas você pode usar as funções na guia Organizar para alterar a exibição.
Por exemplo, abaixo está a visualização da semana de trabalho (versus a exibição da semana inteira). É muito simples, com o tempo (você pode configurá-lo para sua cidade) e uma caixa de pesquisa. Se você tiver reuniões ou compromissos, você os verá aqui e poderá pular para a semana anterior ou seguinte clicando nos botões "Compromisso anterior" ou "Próximo compromisso", respectivamente, ao longo das bordas do calendário.
Vamos seguir em frente e nos concentrar em como mudar o arranjo do seu calendário para melhor atender às suas necessidades específicas ou particulares.
Flexionando o Músculo do Seu Calendário
Você pode fazer um pouco para mudar o arranjo e a aparência do seu calendário. Se você clicar na guia "Visualizar" abaixo, verá toda uma variedade de estilos que você pode empregar para um calendário que atenda às suas necessidades organizacionais.
Confira o calendário a seguir. Fizemos algumas pequenas alterações em sua aparência. Por um lado, você pode mudar a cor, que é um toque sutil, mas agradável.
A guia Exibir permite adicionar várias outras visualizações para acentuar o modo em que você está. Por exemplo, há a Barra de tarefas pendentes, que permite adicionar calendários, pessoas e tarefas à coluna da direita (veja acima). Essa Barra de Tarefas Pendentes é personalizável para o modo em que você está, portanto, mesmo se você tiver as tarefas e o calendário ativados, como na captura de tela acima, se você mudar para sua caixa de entrada, precisará reativar a opção -Do Bar.
É uma boa ideia brincar com a guia Exibir em cada modo, porque nem todos serão exatamente iguais. Por exemplo, o Painel de Leitura não é muito usado na exibição de calendário, mas é definitivamente um ótimo complemento para você na caixa de entrada.
Da mesma forma, confira uma exibição de calendário diária com a Exibição diária de tarefas ativada. Você pode ver aqui o seu calendário diário com as tarefas devidas abaixo.
Falaremos muito mais sobre tarefas em um artigo futuro, mas agora vamos nos concentrar em tudo o que você pode querer saber sobre compromissos e reuniões.
Adicionando compromissos e reuniões
Vamos analisar a configuração de compromissos e reuniões. No exemplo a seguir, estamos organizando uma festa de pizza. O assunto é claro, é a natureza do compromisso, e enquanto uma festa de pizza não é necessariamente um “compromisso”, você começa a idéia. Em seguida, você pode adicionar outros detalhes, como onde a festa da pizza está ocorrendo, e seus horários de início e término.
Há muito espaço (tecnicamente ilimitado) para adicionar notas, instruções ou instruções ao evento. Claro, não é muita festa se você não tem outras pessoas lá. Então, precisamos convidar alguns participantes. Depois de convidar pessoas, não é mais considerado um compromisso. Em vez disso, o Outlook altera para uma reunião. Na captura de tela a seguir, vemos nosso novo compromisso virar reunião.
Você pode digitar nomes manualmente ou clicar no botão "Para" para adicionar participantes do seu catálogo de endereços. Se você ainda não configurou um catálogo de endereços, podemos informar como adicionar e gerenciar contatos, além de importar contatos de outras fontes, como o Gmail..
Você pode ir direto ao assunto e simplesmente clicar em "Nova reunião" na guia Início da faixa de opções. Quando você está convidando participantes, você tem a opção de solicitar mais opções de resposta.
Se você solicitar uma resposta (em vez de simplesmente colocar a palavra e deixá-la assim), os convidados terão uma chance de confirmar presença. Observe que isso funciona maravilhosamente com um produto da Microsoft, como uma conta de e-mail do Outlook.com, em que você recebe as opções de resposta diretamente na mensagem..
No Gmail, você poderá participar de um convite praticamente da mesma maneira. No entanto, você responde, ele será enviado para o organizador do evento e automaticamente adicionado ao Outlook..
Agora que estamos claros em compromissos e reuniões, passaremos a modificá-los e cancelá-los, porque a mudança é inevitável e, às vezes, nossos melhores planos passam por.
Modificando ou cancelando reuniões e respostas de rastreamento
Algo surgiu e precisamos mover nossa festa para a noite de sábado. Isso não é problema para nós, mas e os nossos participantes? Bem, seus planos são inteiramente deles, mas o Outlook, pelo menos, torna mais fácil alertá-los para mudanças.
Para modificar uma reunião e alertar seus participantes, primeiro abra o evento no calendário do Outlook e faça as alterações necessárias. Nesse caso, estamos apenas mudando a reunião de volta um dia. Observe que você pode clicar em "Enviar atualização" e seus convidados serão atualizados sobre a alteração.
Nesse ponto, se algum participante já tiver aceitado seu convite, ele precisará aceitá-lo novamente.
Agora pode ser uma boa hora para mostrar como acompanhar o progresso da sua reunião. Clique no botão "Tracking" e, a partir daqui, você pode ver o progresso da sua reunião. No momento, apenas um convidado aceitou, então talvez este sábado não seja um bom momento.
Uh, novamente algo acaba de surgir e precisamos cancelar a reunião. Basta clicar no botão "Cancelar reunião". Seu convite será alterado agora e você receberá um botão "Enviar cancelamento" para clicar e enviar as más notícias.
É tão fácil quanto isso, seus convidados anteriores receberão um email atualizado e o evento será removido do calendário do Outlook.
Eventos
Com seus compromissos transformados em reuniões digitados e salvos, você os verá no seu calendário. Quando você passa por cima, você verá os detalhes pertinentes. Neste ponto, se tudo estiver bem, você pode deixá-lo e passar para outras coisas.
Se, no entanto, você quiser alterá-lo ou excluí-lo, poderá abri-lo clicando duas vezes nele ou usando a ação apropriada na Faixa de Opções, que aqui é o botão "Abrir".
Você também pode acessar muitos dos mesmos controles de faixa de opções no menu de contexto do botão direito do mouse.
Com sua reunião ou compromisso aberta, observe a guia Opções, que permitirá que você afete algumas alterações, como alterar seu status (Ocupado, Tentativa, Fora do Escritório, etc.), definir um lembrete, alterar o fuso horário e, por fim, definir o evento como um recorrente.
Eventos recorrentes são comuns, como reuniões semanais ou eventos trimestrais, ou apenas almoçar com um amigo, por isso é bom saber como defini-los. Como você pode ver na captura de tela, isso deve ser bem fácil de se resolver. Você pode definir a hora do compromisso, o padrão e, claro, o intervalo ou quanto tempo a recorrência irá ocorrer.
Você vê na imagem a seguir, nós criamos um evento recorrente para todas as segundas-feiras às 13:00, que continuará indefinidamente.
É importante lembrar que, embora as reuniões e os compromissos tenham várias diferenças importantes, eles ainda parecem e podem ser modificados da mesma maneira. Assim, todas as opções exibidas para os compromissos serão as mesmas para as reuniões..
Anexando um arquivo ou documento a um item do calendário
Vamos imaginar que você tenha marcado uma consulta, como levar seu animal ao veterinário, ou trocar o óleo, e em ambos os casos, você tem um documento ou imagem que deseja anexar para não esquecer.
No exemplo a seguir, estamos finalmente mudando nosso óleo, e temos um cupom para isso. Você pode imprimir o cupom e tentar lembrá-lo de antemão, ou pode simplesmente anexá-lo ao compromisso para que, quando o Outlook o lembrar, o cupom esteja disponível para que você possa imprimi-lo enquanto pensa nele..
Para fazer isso, você deseja clicar em “Anexar arquivo” e, em seguida, navegue até o local onde ele está salvo. Você pode inserir o arquivo como está, colá-lo como texto ou inserir o local do arquivo como um hiperlink. Neste caso, vamos anexar o PDF como está.
É claro que esse será um recurso muito útil se você precisar compartilhar documentos para uma reunião de negócios, enviar materiais de estudo para os alunos ou sempre que a situação exigir informações suplementares..
Gerenciando e compartilhando calendários
O gerenciamento de calendários permitirá que você realize duas coisas. Você pode abrir calendários de várias fontes e pode criar e salvar grupos de agendas.
Se você clicar no botão "Abrir calendário", poderá criar um calendário a partir de várias fontes, inclusive da Internet, ou criar um calendário em branco. Uma vantagem de criar um calendário em branco é que você é capaz de manter seu trabalho e sua vida doméstica separados.
Na captura de tela a seguir, você vê vários calendários criados e também criamos um grupo especial para o trabalho. Você pode realmente arrastar eventos de um calendário para outro; você vê como temos uma entrada para uma reunião semanal nos dois calendários que selecionamos para mostrar.
Ser capaz de arrastar eventos através de calendários significa que, se você gastou tempo adicionando um compromisso ou reunião, se posteriormente decidir que precisa estar em um calendário diferente, não será necessário recriar os eventos.
Finalmente, você pode compartilhar calendários, que devem ser bastante auto-explicativos, mas a capacidade de enviar um calendário por e-mail. Cobrimos isso brevemente em um artigo anterior, isso é simplesmente outra maneira de realizá-lo. Aqui na captura de tela a seguir, você vê o que acontece quando você usa essa opção.
Pode especificar o calendário que partilha, o intervalo de datas (de um único dia a todo o calendário), o nível de detalhes a partilhar (disponibilidade simples, detalhes limitados e completos) e, em seguida, algumas opções avançadas que pode utilizar.
Compartilhar dessa forma significa que você pode divulgar suas informações de calendário de maneira rápida, fácil e transparente com outros usuários do Outlook, bem como integrar calendários enviados a você.
Opções de calendário
Há algumas opções de calendário para classificar (embora não tanto quanto com e-mail). A maioria dessas opções destina-se a configurar o calendário para funcionar de forma mais eficaz com suas necessidades profissionais e pessoais.
Por exemplo, você pode alterar suas horas de trabalho e semana de trabalho, adicionar feriados, alterar o fuso horário, definir a cor padrão e até mesmo escolher entre Fahrenheit e Celsius. Trabalhe o seu caminho através deles em seu lazer e experimente o que funciona melhor para você.
Os recursos de calendário no Outlook são de alto nível e, se você trabalha em uma organização com um servidor central do Exchange, provavelmente conhece como pode colaborar em calendários compartilhados, ver eventos e muito mais. Tudo isso funciona perfeitamente dentro de sua própria instalação local do Outlook para maior potência e conveniência.
Em casa, é bom ter um calendário com tantos recursos no mesmo programa. Não há necessidade de mudar de um aplicativo de e-mail para seu aplicativo de calendário, você pode agendar eventos e rapidamente convidar os participantes com apenas alguns cliques do botão do mouse e muito mais.
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