Principiante Como criar, gerenciar e atribuir categorias no Outlook 2013

O Outlook 2013 permite atribuir categorias a coisas e personalizar essas categorias. A coisa sobre categorias é que elas são universais no Outlook e você pode atribuir cada categoria a uma combinação de teclado. Assim, você pode categorizar e-mails, eventos de calendário e notas com alguns toques de teclas rápidas.

Nos últimos meses, falamos muito sobre o Outlook 2013 e suas várias partes. Falamos sobre como dominar seus recursos mais importantes, como compor e enviar e-mails, além de criar e gerenciar contatos e até mesmo importar seus contatos do Gmail. Nós também cobrimos outras coisas do Outlook, como você pode criar listas de tarefas para mantê-lo bem, na tarefa. E, claro, há o calendário todo importante, que é essencial para quem quer efetivamente manter um cronograma.

O que isso tudo significa é que você pode fazer muito para ajudá-lo a administrar melhor seu trabalho ocupado e até mesmo sua vida pessoal. Antes de fecharmos nosso olhar para o Outlook 2013, no entanto, sentimos que deveríamos apenas cobrir brevemente dois aspectos remanescentes que sentimos que merecem ser destacados: categorias e pesquisa.

Sobre essas categorias

Para personalizar suas categorias, clique no botão "Categorizar" e escolha "Todas as categorias ..." no menu suspenso. Usando essa caixa de diálogo, você pode criar novas categorias, excluir antigas, renomear, alterar cores e atribuir teclas de atalho.

Observe na captura de tela a seguir como atribuímos "CTRL + F2" à categoria azul.

Agora, por exemplo, você pode aplicar categorias ao que quiser. Veja o nosso exemplo bobo abaixo, temos a nossa tarefa de “viver a nossa vida” e marcamos com as categorias Pessoal (roxo) e Urgente (vermelho).

Lembre-se desta dica muito útil: depois de atribuir as teclas de atalho às suas categorias e as suas categorias na memória, elas podem acelerar a organização de emails, compromissos e outros itens do Outlook..

Por exemplo, aqui está um cabeçalho de e-mail de uma mensagem em nossa caixa de entrada, nós o marcamos com a categoria "Trabalho". De agora em diante, se precisarmos procurar por essa mensagem específica, poderemos usar categorias para filtrar mensagens não relacionadas.

Esteja ciente também de que você pode rapidamente marcar tarefas, emails e outros itens do Outlook rapidamente com uma categoria padrão, como na captura de tela a seguir. Aqui marcamos várias tarefas como URGENT simplesmente clicando na pequena caixa na coluna CATEGORIAS.

É claro que as categorias podem ser muito úteis e são um recurso amplamente desconhecido no Outlook. Aprenda a usá-los de forma eficaz e você poderá manter todas as suas coisas organizadas em suas áreas de categorias relacionadas.

Pesquisa simples no Outlook

Vamos resumir isso falando brevemente sobre a busca de itens no Outlook. Queremos dizer que isso se aplica principalmente ao correio, mas a pesquisa se estende por todo o aplicativo. Quando você clica no painel de pesquisa, como na caixa de entrada (ou em qualquer outra pasta de email), a Faixa de Opções muda para oferecer uma infinidade de ferramentas de pesquisa..

Por que tudo isso é aqui? Simplesmente, quanto mais maneiras de pesquisar uma mensagem, maiores as chances de encontrá-la. Veja aqui na imagem seguinte, clicamos no botão “Assunto” e podemos preencher o espaço apropriado com o que queremos que o assunto contenha. Neste caso, queremos encontrar quaisquer assuntos referentes ao "Trabalho".

Observe que os resultados exibidos são, na verdade, Tasks, que demonstra como o Outlook retorna resultados de pesquisa de tudo o que armazena.

Se maximizar suas habilidades de pesquisa no Outlook lhe interessa, você pode eliminar rapidamente a desordem tomando um pouco de tempo e testando as opções da faixa de opções de pesquisa. Lembre-se de que, se os resultados forem muito amplos e variados, você poderá refinar seu escopo usando as ferramentas de escopo adequadamente intituladas..

Finalmente, se você sentir a necessidade de poder e controle final sobre sua pesquisa, tente usar o formulário de Localização Avançada encontrado clicando no botão "Ferramentas de Pesquisa" na seção Opções.

Usando o formulário de busca avançada é de longe a melhor maneira, sem sentido de procurar o Outlook, mas qualquer que seja o método que você usa, temos certeza que você vai descobrir como encontrar suas coisas em nenhum momento a todos.

Opções de busca

O Outlook funciona com o Windows Search, no qual escrevemos uma série inteira daqui a pouco. Essas opções afetam como os itens são pesquisados ​​no Windows e no Outlook.

Observe que, se você clicar em "Opções de indexação ...", você abrirá o painel de controle Opções de indexação, onde poderá ajustar como ou se o Outlook está indexado pelo indexador do Windows Search. O restante dessas opções lida principalmente com resultados de pesquisa, como eles são exibidos e de onde os resultados são exibidos.

As categorias e a pesquisa são dois recursos não anunciados que você pode adicionar ao seu repertório do Outlook, o que arredondará muito bem nossa experiência no Office. Se você usa o Outlook extensivamente, recebe muitos e-mails, cria muitos compromissos do calendário ou gera listas de tarefas longas, é possível não apenas organizá-los, mas também ter a capacidade de pesquisar qualquer coisa, especialmente se souber o que você está procurando é inestimável.