Guia do iniciante para usar o recurso de anotações no Outlook

Com a quantidade de e-mails que você recebe em um determinado dia, é difícil mantê-los todos em dia, independentemente de como você organiza sua caixa de entrada. Hoje mostramos como usar o recurso Notas para ajudar a organizar melhor.

Um dos recursos do Outlook que não é muito falado e talvez subutilizado é o Notes. O uso de anotações no Outlook pode ajudá-lo a lembrar de ideias importantes e organizar seu trabalho. Aqui, analisamos o uso do Notes no Outlook 2010, mas o recurso está disponível no Office 2002 e posterior.

Usando anotações no Outlook 2010

Para acessar o recurso Anotações no Outlook 2010, clique no botão Anotações no Painel de Navegação..

Você também pode clicar no botão de seta para mostrar mais ou menos itens. Dessa forma, você pode ter o Notes como um botão maior para facilitar o acesso, se você usá-lo muito.

O recurso do Notes é aberto e para criar um novo clique da nota Nova nota da fita.

Depois de criar sua nota, feche-a e ela será salva automaticamente na sua lista.

Sob a aba Home na Current View, você pode alterar as opções de visualização de suas anotações. Aqui nós temos isso definido para Lista de notas para que possamos ver facilmente o conteúdo da nota e outras informações detalhadas.

Se você os exibe como ícones, você pode passar o mouse sobre a nota e ver uma prévia do seu conteúdo.

Você também pode classificar suas anotações em ordem alfabética na Visualização de ícones. Clique com o botão direito em uma área vazia na janela e selecione Classificar no menu de contexto.

Na tela Classificar selecione Ordenar itens por assunto e se você quiser que seja Ascendente ou Descendente e clique em OK.

Ai está! Suas anotações são classificadas alfabeticamente. Você também pode classificá-los por cor, contato, ícone ... etc.

Se você tiver algumas notas abertas no Windows 7, poderá acessá-las facilmente a partir da barra de tarefas, juntamente com tudo o mais que você tenha aberto no Outlook..

Adicionar novo botão de nota à barra de ferramentas de acesso rápido

Se você achar que está usando muito o recurso do Notes, convém adicioná-lo à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para adicioná-lo, clique no menu suspenso e selecione Mais comandos.

Opções do Outlook abrirá… suspenso no menu de comandos e selecione Todos os Comandos.

Em seguida, role para baixo e destaque Nova anotação e clique no botão Adicionar.

Você deve vê-lo na seção Personalizar Acesso Rápido da Barra de Ferramentas, clicar em OK para fechar as Opções do Outlook..

Agora você verá o ícone Nova Nota na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Clique nele e você poderá criar uma nova nota enquanto olha pela Caixa de entrada sem entrar na seção "Notas".

Notas de e-mail

Outro recurso interessante com o Notes no Outlook é que você pode enviá-las também. Clique com o botão direito do mouse na nota que você deseja enviar e selecione Encaminhar.

Agora envie como você faria com qualquer outro email.

Você também pode vincular o Notes aos seus contatos. Abra uma nota e clique no ícone no canto superior esquerdo e selecione Contatos..

Agora digite o nome do contato para o qual você deseja vincular a anotação ou clique no botão Contatos para navegar pela sua lista de contatos.

Mover ou copiar anotações para o calendário ou outras pastas

Às vezes você pode querer mover ou copiar suas anotações para outro local no Outlook. Aqui, vamos analisar a cópia de uma nota no Calendário. Selecione o menu suspenso Mover na Faixa de Opções e selecione para movê-lo ou copiá-lo para outro local.

Escolha onde você deseja mover ou copie-o para… neste caso, o Calendário, depois clique em OK.

O calendário será aberto e você poderá agendar e agendar como quiser.Notas

Personalize suas anotações

Se você não está feliz com a aparência do típico amarelo das anotações, elas podem ser personalizadas. Clique na guia Arquivo para acessar o Backstage View e clique em Opções.

Clique no Notes e no Journal e, nas opções do Notes, você pode personalizar a cor, a fonte e o tamanho..

Aqui está um exemplo de uma nota depois que personalizamos a cor, o tamanho e a fonte.

Conclusão

Se você vive no Outlook durante o dia útil e deseja uma maneira rápida e fácil de anotar seus pensamentos, o uso do recurso Anotações pode ser útil. Este guia deve ajudá-lo a entender e usar o Notes no Outlook. E se você? Você usa o recurso Notas? Você acha que eles são uma ferramenta útil para organizar melhor seu trabalho? Deixe um comentário e deixe-nos saber.