Guia do iniciante para configurar email com o Zohomail

Se você administra uma empresa pequena ou média, serviço de e-mail com domínio personalizado pode ser bastante útil na simplificação da coordenação com sua equipe. Houve um tempo em que você pode receber um serviço de e-mail gratuito do Google Apps ou live.com com domínio personalizado. Contudo, assinando versões pagas desses serviços de email pode ser muito caro.

Felizmente, ainda existe um provedor que oferece serviço de e-mail gratuito com domínio personalizado, e uma série de recursos úteis, por exemplo, o Zoho Mail. Neste artigo, vamos guiá-lo através de diferentes aspectos do Zoho Mail e como incorporá-los. Então, vamos dar uma olhada no seguinte.

Por que usar um provedor de email em nuvem

Você pode estar se perguntando por que deveria usar outro serviço de e-mail enquanto web hosting também fornece serviço de email. Existem várias razões pelas quais você deve usar o provedor de e-mail, especialmente serviço de nuvem / SaaS, como o Zoho Mail, em vez daquele que a sua hospedagem na Web oferece.

Melhor confiabilidade e disponibilidade. Os provedores de email em nuvem são usados por muitas organizações e mais confiável do que o servidor de e-mail que a sua hospedagem na web oferece
Mais espaço na caixa de entrada por usuário. Se você usa o serviço de e-mail do seu provedor de hospedagem na Web, a caixa de entrada será apenas uma parte do espaço total em disco que eles fornecem. Se você tiver 10 GB de espaço em disco no servidor e já usar 5 GB para o seu site, banco de dados e conteúdo, só poderá usar espaço de 5 GB para toda a empresa. Com o Zohomail você pode dar 5GB de espaço na caixa de entrada para cada usuário.
Apps de colaboração. Não é só email, você também pode usar Zoho Docs e CRM e muitos aplicativos Zoho para colaboração dentro da sua empresa.
Usuários adicionais por meio de referências. Por padrão, você pode obter 10 contas de usuário no Zoho Mail, no entanto, se alguém se registrar no Zoho Mail de sua indicação, você pode obter até 15 contas adicionais para 3 referências.

Registrando o Zoho Mail

Abra o Zoho Mail e clique em Comece agora
Escolher Inscrever-se no pacote GRÁTIS do Zoho Mail
Digite seu nome de domínio e clique em Adicionar domínio. Se você ainda não tem domínio, também pode comprar domínio via Zoho Mail.
Insira seus detalhes nesta página. Seu Zoho Mail ID será sua conta de administrador. Depois de preencher este formulário, clique em Inscrever-se
Sua conta do Zoho Mail está quase pronta. Agora é hora de confirmar a propriedade do domínio. Clique em Prossiga para verificar a propriedade do domínio
O Zoho Mail fornecerá o nome do host que você precisa crie como alias de zmverify.zoho.com
Abaixo está uma amostra de criação de alias / CNAME no painel DNS do Namecheap.
Depois de criar o alias / CNAME no painel DNS, clique em Verificar, e Prosseguir

Configurando o Zoho Mail

Depois de registrando a conta do Zoho Mail em seu domínio e verificando o domínio propriedade, agora é hora de configurar sua conta.

Crie sua primeira conta com o nome do seu domínio. Este também é o seu administrador para sua conta.
Você pode adicionar usuários nesta etapa se você já tem usuários.
Grupos são útil para endereço genérico como [email protected] ou [email protected], isso garante que os clientes em potencial ou clientes enviem é sempre lido por alguém da sua equipe. Você pode criar grupos nesta página, no entanto, neste artigo, vou pular esta etapa.
Registro de troca de email ou registro MX é um valor de DNS que informa os servidores de email quem é responsável por manipular seu email. Nesta página, você verá a entrada MX que você deve criar para o seu domínio. o hostname deve ser @, que significa yourdomain.com e não seu subdomínio. Talvez você não consiga alterar a prioridade para 10 e 20. Não há problema em usar outro número, como 1 e 5 ou 5 e 10, desde que número de prioridade para mx.zoho.com é menor que mx2.zoho.com
Abaixo está uma amostra de Entrada MX no painel Namecheap DNS
Você pode migrar seu e-mail do seu provedor de hospedagem na web para o Zoho Mail. você pode usar POP ou IMAP para migrar e-mails do seu antigo servidor de e-mail para o Zohomail. Como sugerido por Zoho Mail é melhor migrar o e-mail depois de alterar os registros MX.
Nesta página, você pode ver links para tutoriais para configuração do cliente de email. Se você preferir usar um cliente de e-mail do desktop, poderá seguir o manual do seu cliente de e-mail.
Através desta página, você pode configurar o acesso do seu dispositivo móvel. No entanto, neste artigo, vamos pular esta etapa.
Para a etapa final, você pode clicar Prossiga para o Access Zoho Mail

Configuração de registro SPF

Sender Policy Framework ou SPF é um registro de texto DNS associado ao domínio para identificar os servidores com permissão para enviar emails para o domínio específico. O destinatário usa o registro SPF para verificar se é um servidor permitido que envia e-mails para eles.

Para o Zoho Mail você pode criar uma nova entrada TXT para o seu domínio com a entrada abaixo:

v = spf1 mx incluem: zoho.com ~ all

Abaixo está uma captura de tela de Registro TXT para registro SPF.

Configuração DKIM

DomainKeys Identified Mail (DKIM) é um sistema de validação de email que foi projetado para evitar falsificação. O destinatário verificará a entrada DNS que contém a chave pública. Usando essa chave pública, o destinatário pode verificar se a mensagem, incluindo o anexo, não é modificada durante o transporte. Podemos usar o DKIM no Zoho Mail e, a seguir, mostraremos como executar sua configuração.

Do seu painel de mensagens, você pode escolher Painel de controle > Correio e documentos.
Escolher Configurações da organização debaixo Administração de email, e depois selecione Guia DomainKeys.
Entrada Nome do registro TXT, usando um nome único para identificar o Zoho Mail, como o zoho ou o zohomail (estou usando o zohomail aqui). Clique Gere novo registro para gerar novo valor TXT.
Com um novo valor TXT criado, você pode criar novo registro DNS com registro tipo TXT.
Abaixo está uma amostra de Entrada de DNS no painel DNS do Namecheap.
Depois de criar novos registros DNS, você pode clicar em Iniciar autenticação botão. Depois que a autenticação for bem-sucedida, o botão mudará para Parar autenticação

Acessando o Zoho Mail usando o URL personalizado

Você pode acessar o Zoho Mail em https://www.zoho.com/mail/login.html ou abrir o Zohomail.com e clicar em Login no canto superior direito da página. No entanto, para facilitar o acesso dos usuários ao Zoho Mail, você pode crie um URL personalizado para a página de login, por exemplo: mail.domain.com ou webmail.domain.com em vez do longo URL acima.

O que você precisa é criar um alias ou CNAME para seu URL personalizado para business.zoho.com. Abaixo está uma captura de tela da criação CNAME no gerenciamento de domínio Namecheap.

Configurando a autenticação de dois fatores

Para melhorar a segurança da sua conta de e-mail, você pode usar a autenticação de dois fatores ou TFA, para tem um método de segurança adicional ao lado da senha. Mesmo que alguém saiba sua senha, ela não poderá fazer login na sua conta contanto que eles não tenham acesso ao dispositivo TFA.

O seguinte é uma explicação sobre como configurar o TFA para o seu Zoho Mail conta.

Clique no seu avatar no canto superior direito e escolha Minha conta
Clique Configure para proteger agora
Escolher Google Authenticator, clique Próximo
Você pode digitalizar QR code apresentado por Zoho Mail com a ajuda de Google Authenticator. Está disponível para Android no Google PlayStore, para o dispositivo iOS no iTunes e também para o Blackberry. Você também pode precisar de um leitor de códigos de barra. Para o Android, eu uso o sugerido pelo Google Authenticator Scanner de código de barras por ZXing Team
Aqui, você também será mostrado como criar dispositivo MFA usando smartphone Android. Abra o Leitor de códigos de barra para que possamos escanear o código QR que o Zoho Mail forneceu.
eu tenho dois aplicativos do autenticador no meu telefone então eu recebo essa tela para escolher entre Google Authenticator e Duo Mobile. Para isso, vou escolher o Google Authenticator.
Você receberá a confirmação para salvar a chave da sua conta. Toque em OK
Se vocês acabou de começar a usar o Google Authenticator, Ele mostrará apenas uma conta. Desde que eu tenho várias contas usando este software, será o último da lista. O número mostrado aqui é o código de verificação que você deve inserir na próxima etapa. Insira o código de verificação e clique em Verificar. Se você estiver usando seu próprio computador, você também pode clicar Navegadores Confiáveis então você não será solicitado novamente para o TFA. e clique em Verificar
Insira sua senha atual e clique em Ligar
A configuração do TFA está quase concluída. Agora precisamos verifique o número de telefone. Este passo é opcional, embora.
Introduza o seu número de telefone e clique em Enviar código. O Zoho Mail enviará um mensagem de texto contendo o código de verificação.
Introduza o código de verificação que o Zoho Mail enviou e clique em Verificar
Você terá o Códigos de verificação de backup.
Você pode salve esses códigos como texto ou imprima-os. Você pode usar esses códigos de backup como autenticadores, se você perder seu telefone.
Caso você esteja usando a autenticação de dois fatores, você precisa criar senhas específicas do aplicativo para cada aplicativo que você usa para acessar o Zoho Mail, incluindo o seu cliente de e-mail de desktop. Para fazer sp, clique em Continuar nesta etapa.
A configuração da autenticação de dois fatores está concluída. Você pode clicar Mostrar minhas preferências para ir para a sua página de preferências.
Na página Preferências, você pode ver seu Códigos de verificação de backup, configurando Senhas Específicas do Aplicativo, bem como o seu atual Navegador Confiável.

Configurando Senhas Específicas do Aplicativo

Como mencionei anteriormente, se você estiver usando o TFA em sua conta, precisará gerar senhas específicas de aplicativos para cada aplicativo que você usa para acessar o Zoho Mail. Nas etapas a seguir, aprenderemos como executá-lo.

Clique Gerenciar senhas específicas do aplicativo
Introduza o nome para este senhas específicas do aplicativo e também sua senha atual
Um novo senha específica do aplicativo será gerada pelo Zoho Mail. Você só pode ver isso uma vez, então certifique-se de mantenha a senha salva.
No canto inferior direito, você pode clicar Mostrar senha gerada ligação. Você pode ver a lista de senha específica do aplicativo aqui e também remover a senha se necessarry.

Gerenciar navegadores confiáveis

De accounts.zoho.com, escolha Segurança, selecionar Autenticação de dois fatores e clique Gerenciar navegadores confiáveis
Nesta página, você pode ver uma lista de navegadores nos quais você confia. Aqui você pode remover apenas um navegador específico.

Teste de envio de email

Depois de terminar todos os passos anteriores, sua conta do Zoho Mail está pronta para uso. Agora você pode teste sua nova conta do Zoho Mail enviando um email de teste. No exemplo a seguir, enviei um email de amostra para minha conta do Gmail. O email foi recebido com sucesso pela minha conta do Gmail.

Agora vamos verifique nossas configurações de SPF e DKIM. Clique no triângulo da face inferior ao lado do botão de resposta, escolhendo Mostrar original.

Você pode ver aqui que o Google mostrou seu Configuração de SPF e DKIM.

Conclusão

Neste artigo informativo, tentei mostrar a você como registrar novo Zoho Mail, configurar o Zohomail MX, SPF e DKIM, criar URL personalizado para acessar o Zoho Mail, configurar a autenticação de dois fatores, bem como testar o envio de e-mail do Zoho Mail.

Agora você pode colocar seu endereço de e-mail com seu próprio domínio com confiança e se comunicar perfeitamente com seus clientes ou equipe.

Nota do editor: Este post foi escrito por Muhammad Panji para Hongkiat.com. Muhammad é engenheiro de sistemas especializado em Linux, Virtualização e Cloud Computing. Ele brinca com novas tecnologias em seu tempo livre, e mantém um blog sobre tecnologia em língua indonésia. Você pode encontrá-lo no Twitter.