Criar um índice de vários documentos do Word 2010

Você está criando um documento muito longo, mas odeia o pensamento de lidar com o recurso de documento mestre do Word? O recurso de documento mestre no Word tem sido conhecido no passado para corromper documentos.

Existe uma maneira de contornar usando um documento mestre. Você pode manter um arquivo separado para cada seção do documento e criar um índice comum em outro arquivo. Requer alguma formatação manual, mas não é tão difícil. Para fazer isso, você deve usar os estilos de título internos no Word em todos os documentos da seção separada. Além disso, para simplificar o processo, recomendamos que você coloque todos os arquivos de seção separados e o arquivo de índice no mesmo diretório.

Crie um novo documento do Word para o índice, indicando no nome do arquivo que contém o índice.

Clique na guia Inserir na faixa de opções. No grupo Texto, clique em Partes rápidas e selecione Campo no menu suspenso.

A caixa de diálogo Campo é exibida. Na caixa Escolha um campo, role para baixo na lista Nomes de campos e selecione RD, que significa Documento de referência.

Na caixa de propriedades do campo, digite o nome do primeiro documento do Word a ser incluído no sumário. Se o arquivo do Word não estiver no mesmo diretório que o arquivo do índice, assegure-se de incluir o caminho completo para o arquivo.

Observação: isso é onde é útil se você manter todos os arquivos do Word para ser incluído no índice no mesmo diretório como o arquivo do Word do sumário.

Se o arquivo do Word que você está incluindo estiver no mesmo diretório do arquivo de índice, marque a caixa de seleção O caminho é relativo ao documento atual na caixa Opções de campo..

Clique OK.

Se você não vir o código de campo no documento, clique na guia Início e clique no botão de símbolo de parágrafo para exibir o texto oculto.

Siga as instruções acima para cada documento do Word que você deseja incluir no índice.

Queremos inserir o índice no início do documento antes dos códigos de campo, portanto coloque o cursor antes do primeiro código de campo e pressione Enter. Em seguida, clique na guia References na faixa de opções e clique em Table of Contents no grupo Table of Contents. Selecione uma das opções da Tabela Automática.

O índice é inserido no cursor. Se você visualizar apenas um código de campo (semelhante aos códigos RD que inseriu), coloque o cursor no código de campo e pressione Alt + F9 para ver o índice..

Você notará que todas as páginas são numeradas como “1”. Cada um de nossos documentos é apenas uma página e começa com “1” como o primeiro número da página. É aqui que o ajuste manual entra em ação. Você precisa alterar o número da página inicial para cada um dos documentos incluídos no índice.

NOTA: Isso pode ser demorado se você tiver muitos documentos. Toda vez que você atualiza um documento e as alterações de paginação, você deve atualizar todos os documentos depois daquele para começar com o número de página correto.

Abra o segundo documento incluído no índice. Se ainda não houver números de página no documento, clique na guia Inserir na faixa de opções e clique em Número da Página no grupo Cabeçalho e Rodapé. Selecione onde você deseja colocar o número da página no menu suspenso e selecione o estilo no submenu.

Para alterar o número da página inicial, clique em Número da Página novamente no grupo Cabeçalho e Rodapé e selecione Formatar Números de Página no menu suspenso.

Na caixa de diálogo Formatar Número de Página, insira o número da página inicial na caixa Iniciar na edição. Quando você insere um valor na caixa, o botão de opção Start at é selecionado automaticamente. Clique OK.

Repita as etapas acima para alterar o número da página inicial de cada um dos documentos incluídos no sumário. Quando todos os documentos tiverem sido atualizados, abra o arquivo do Word do índice novamente. Coloque o cursor no campo Índice. Algumas opções são exibidas acima do índice. Clique em Atualizar tabela.

Se você adicionou cabeçalhos adicionais a qualquer um dos documentos incluídos, a caixa de diálogo a seguir exibe perguntando se você deseja atualizar apenas os números de página da tabela inteira, o que inclui adicionar novos cabeçalhos e remover cabeçalhos excluídos. Selecione a opção desejada e clique em OK.

Os números de página são atualizados para refletir as alterações feitas nos documentos separados.

Esse é um processo tedioso se você tiver muitos documentos separados para incluir no sumário, mas é uma maneira de evitar o uso de documentos mestres. Esta solução não é perfeita, mas funciona.