Como criar e gerenciar contatos no Outlook 2013

O Outlook não é muito útil se você não tiver contatos. Claro, você pode inserir endereços de e-mail durante o processo, mas isso é demorado e propenso a erros. É melhor ter seus contatos já no Outlook, para que você possa enviar uma mensagem rápida em apenas alguns cliques.

Em um artigo recente, discutimos como começar a usar o Outlook, e hoje queremos estender isso para incluir o trabalho com contatos. Seus contatos serão o centro da sua experiência do Outlook, aqueles com quem você corresponde e como você usa o aplicativo.

Como você pode esperar, você pode fazer um monte de gerenciamento de contatos com o Outlook, e ter um catálogo de endereços configurado antes de começar a usá-lo faz muito sentido.

Criando um catálogo de endereços

Para começar a gerenciar seus contatos, a primeira coisa que você deseja fazer é abrir o modo Pessoas para que você possa começar a trabalhar. Existem algumas maneiras de adicionar contatos ao seu catálogo de endereços. No começo, é provável que você importe seu catálogo de endereços de outra fonte, como seu webmail ou outro programa de e-mail..

Observe que, para cada conta de email que você possui, você terá um catálogo de endereços. Nesta situação específica, temos um catálogo de endereços local para nosso arquivo de dados do Outlook local e temos outro associado à nossa conta de e-mail.

Em qualquer caso, vamos cobrir o básico para que, se você não tiver um catálogo de endereços para importar, possa começar a adicionar contatos manualmente. Na captura de tela a seguir, vemos uma parte do nosso novo catálogo de endereços, que está completamente vazio, por enquanto.

Para começar, basta clicar no botão "Novo contato" e ele abrirá uma nova janela de contato. A primeira coisa que pode saltar em você é o quão ocupado ele aparece, mas não tenha medo, se você olhar além dos muitos recursos na Faixa de Opções, verá que é um formulário de contatos bastante padronizado e comum..

Vamos direto ao ponto e fazer um contato para o How-To Geek, preenchendo os valores apropriados. Você também pode adicionar uma imagem, que é desnecessária, mas ainda assim um toque agradável para o livro de endereços sem graça e entediante.

Depois que você terminar de inserir seu contato ou contatos, você vai querer clicar em "Salvar e Fechar" ou você pode clicar em "Salvar e Novo" para gerar outro contato. Vamos fazer isso. Podemos escolher entre criar um novo contato ou um novo contato para a mesma empresa.

Neste caso, escolheremos o último para poupar tempo na digitação, após o qual clicaremos em "Salvar e Fechar" para revelar nossas novas entradas no catálogo de endereços.

Nada mal, já temos dois contatos que podemos enviar por e-mail, mas, cara, isso é demorado. Seria muito mais fácil se pudéssemos mover as informações de contato de outra fonte para o Outlook.

Se você usar um serviço de webmail ou outro, provavelmente seus contatos estarão lá e precisarão ser importados para o Outlook. Se você quiser inserir cada contato um por um, é certamente bem-vindo, mas recomendamos que você importe sua lista de contatos principais, seja do Thunderbird, do Gmail ou de outro serviço de e-mail..

Importando e Exportando Registros de Contato

Independentemente de você usar o Gmail ou o Yahoo Mail !, ou ter uma conta de e-mail de 1997 que você cuidadosamente manteve e manteve, contatos e tudo, inevitavelmente você pode precisar colocar contatos em seus contatos do Outlook em massa.

Para fazer isso, você pode exportar contatos de outra fonte e importá-los para o Outlook. Normalmente, isso é facilmente realizado simplesmente acessando as configurações ou opções de sua conta de e-mail ou cliente e, em seguida, escolhendo a opção de exportação de contatos.

Normalmente, então, tudo que você precisa fazer é importá-los para o Outlook. Este é um processo bastante simples, e será semelhante na maioria dos aplicativos de e-mail. Recomendamos que você leia nosso artigo, que explica como exportar e importar contatos para o Outlook e vice-versa..

vCard? O que é um vCard?

Você pode ter ouvido vCards (Virtual Card File ou .VCF), talvez você tenha recebido um ou até mesmo um. vCards, é um formato padrão de cartão de visita eletrônico que você pode trocar com outras pessoas, como por meio de uma assinatura de e-mail ou anexo.

Independentemente disso, existem várias maneiras de lidar com vCards no Outlook. O cenário mais provável é onde você pode precisar importar um contato ou exportar para um vCard. O How-To Geek tem uma descrição completa desse processo, que rapidamente lhe mostrará a velocidade.

Às vezes, você pode ter muitos vCards armazenados em um único arquivo vCard. Se você tentar converter esse arquivo, somente o primeiro vCard do arquivo será importado. Para superar essa limitação, primeiro você precisa converter em um arquivo .CSV e importá-lo no Outlook. Recomendamos que você leia este artigo para uma descrição completa desse processo..

Finalmente, você pode exportar todos os seus contatos para vCards individuais ou um único vCard mestre, conforme descrito no parágrafo anterior. Mais uma vez, temos um ótimo tutorial sobre como fazer isso, então, com isso, você deve estar pronto para obter informações sobre como obter o vCards dentro e fora do Outlook com relativa facilidade..

Criar e gerenciar grupos de contatos

Vamos discutir grupos agora, já que ser capaz de eliminar rapidamente uma mensagem para um grupo seleto de almas garante que você não se esqueça de incluir alguém e evita que você digite cada nome no campo Para:.

Para configurar um grupo de contatos, clique em "Novo Grupo de Contatos" na Faixa de Opções..

Uma vez aberto, você precisará primeiro decidir o que deseja chamar seu grupo (aqui nós nomeamos nosso “CES 2015”) e depois clicar em “Adicionar Membros” e selecionar “De Contatos do Outlook”. Você também pode criar um novo contato no voar ou escolher outro catálogo de endereços, como se você quisesse incluir pessoas do diretório de sua empresa.

Na lista, selecionamos os membros do nosso grupo. Lembre-se, você pode selecionar membros segurando “CTRL” e clicando com o botão esquerdo em cada membro. Independentemente, sempre que você quiser adicionar novos membros, selecione o nome ou os nomes e clique no botão "Membros ->", que os adicionará ao grupo.

Quando terminar, clique em "OK".

Você retornará à tela de gerenciamento de grupos, onde poderá analisar os membros do novo grupo e fazer outras alterações. Por exemplo, você pode encaminhar o grupo como um contato Vcard ou Outlook, adicionar notas sobre o grupo, enviar um email para todo o grupo ou criar uma reunião apenas com os membros do grupo..

No nosso caso, vamos apenas clicar em “Salvar e Fechar” para criar oficialmente o grupo e retornar à janela principal do Outlook. Nós vemos agora nosso novo grupo em nossa lista de contatos, indicado pelo ícone do grupo. À direita, você pode ver o membro do grupo e os ícones para os quais realizar ações. Neste exemplo, apenas o ícone de e-mail está disponível, assim como o botão "Editar".

Você deve observar que a maneira mais rápida de enviar um email a um grupo é simplesmente digitar o nome dele no campo Para: então, nesse caso, poderíamos digitar “CES 2015” e o Outlook saberia enviar a mensagem para todos nesse grupo.

Opções de pessoas

Se você clicar em "Arquivo -> Opções", poderá configurar o Outlook de várias maneiras em várias categorias diferentes.

Aqui estão as opções do seu pessoal. Ao contrário de outras categorias nas opções do Outlook, as opções de pessoas são poucas e muito fáceis de resolver.

As opções que você encontrará aqui permitirão que você decida como os nomes serão arquivados, se exibirá um índice adicional e exibirá status e fotografias on-line..

Gerenciar contatos do Outlook é bastante simples, mas como você viu, você pode fazer muito mais para mantê-los adequadamente mantidos. Ele empresta muito mais para completar sua experiência do Outlook se você tiver mais informações em seus contatos do que apenas um nome e endereço de e-mail.

Dito isso, se você ainda preferir usar algo como o Gmail como seu principal provedor de e-mail, ainda poderá usar o Outlook para ajudar a gerenciar seus contatos, mantendo-os sincronizados com sua conta do Gmail.