Como gerenciar anexos no Outlook 2013

Chega uma hora, procura de emprego ou compartilhamento de fotos com membros mais velhos da família, onde você pode precisar enviar coisas da maneira antiga - como um anexo de e-mail. Se você envia e-mails no trabalho, isso pode fazer parte do seu repertório de e-mails.

O problema dos anexos é que existe um código não escrito para enviá-los. Por exemplo, embora você possa enviar um arquivo enorme por e-mail (depende de quanto o serviço ou ISP que você está usando permitirá), não é necessariamente eficiente. Da mesma forma, o envio de vários arquivos é geralmente melhor realizado compactado em um arquivo contêiner.

Claro, dependendo do tipo de arquivo, pode ou não chegar ao seu destino. Arquivos como aqueles que terminam em .EXE, .BAT e outros tipos executáveis, geralmente (geralmente) serão bloqueados ou removidos por causa de sua associação com malware. Se você quiser enviar um arquivo como este, provavelmente precisará colocá-lo em um arquivo .ZIP.

Compor um e-mail e gerenciar contatos no Outlook é bastante simples e, embora a adição e o gerenciamento de anexos devam ser de segunda natureza, muitos usuários podem não perceber que poderiam estar fazendo isso melhor.

Adicionando um anexo

Para adicionar um anexo, você pode arrastar um arquivo ou arquivos para uma mensagem de e-mail em branco e ele será colado como um anexo. Ou clique no botão "Anexar arquivo" na faixa de opções, na seção Incluir.

Você precisará procurar o local onde o arquivo que deseja anexar está localizado e, em seguida, selecionar o arquivo ou arquivos que deseja incluir na mensagem e clicar em "Inserir". Alternativamente, clique na pequena seta e selecione "Inserir como Text ”e o seu anexo será inserido em linha, o que significa que aparecerá na sua mensagem em vez de um ficheiro separado.

Uma vez anexado, você poderá vê-lo no campo Anexado abaixo da linha Assunto.

Finalmente, digamos que você tenha seu apego preso e perceba que é o errado. Não tem problema, você pode simplesmente selecionar o anexo no botão "Excluir" no seu teclado, ou você pode clicar com o botão direito e selecionar "Remover".

Os arquivos não são a única coisa que você pode anexar à mensagem, mas também pode anexar itens e assinaturas.

Anexando outras coisas

Os itens podem incluir cartões de visita (arquivos .VCF, discutidos anteriormente), calendários e itens do Outlook, que podem ser anotações, tarefas, contatos e outras coisas abertas no Outlook.

Calendários são outra coisa que você possivelmente vai querer compartilhar de tempos em tempos, e se você clicar no botão "Anexar item", verá que é fácil fazer exatamente isso. Compartilhar seu calendário não significa que você precisa compartilhar cada item em todos os dias. Você pode querer compartilhar apenas alguns dias ou uma semana, como para uma viagem de negócios ou itinerário de férias em família.

Partilhar um calendário dá-lhe opções para escolher o calendário real, o intervalo de datas, detalhes e outras opções avançadas.

Ao clicar em "OK", você verá que o calendário será anexado à mensagem de e-mail para que possa ser aberto e visualizado, mas também será colado na mensagem real para que os destinatários possam visualizá-lo de maneira conveniente.

Itens do Outlook são basicamente tudo o que você pode criar no Outlook, que pode ser anexado e enviado para outros usuários do Outlook. Na captura de tela a seguir, você vê como isso funciona. Você escolhe a fonte e, a partir daí, escolhe o item ou itens (você pode escolher mais de um) que deseja anexar.

Observe que você pode decidir se deseja que o item chegue como um anexo físico real ou incorporado apenas como texto. Isso é o mesmo que discutimos anteriormente, onde você pode “Inserir como texto” e ele aparecerá como parte da mensagem física..

Os cartões de visita podem ou não ser uma daquelas coisas que você usa ou precisa, mas é uma maneira realmente conveniente de compartilhar seus detalhes imediatos em um pacote simples e conveniente. Se você quiser compartilhar o seu cartão de visita (ou de qualquer outra pessoa), basta selecioná-lo no menu Anexar item e seus contatos aparecerão

Escolha o cartão ou cartões que você deseja anexar e clique em "OK" e os cartões aparecerão como texto e também serão anexados como um arquivo .VCF, o que significa que ele pode ser importado para qualquer catálogo de endereços que suporte tais arquivos..

Compartilhar contatos como cartões de visita é uma maneira realmente rápida e conveniente de fornecer informações de contato a outras pessoas ou de importar informações de contato de terceiros sem precisar digitá-las no catálogo de endereços manualmente..

Manipulando Anexos

Claro que, com o email, há sempre a oportunidade de receber e dar. Então, o que você faz quando uma mensagem com anexos chega na sua caixa de entrada? Geralmente é bastante simples, como na imagem a seguir. Você vê a nossa mensagem de teste chegou com uma imagem anexada.

Se simplesmente clicarmos no anexo, você verá que as opções aparecem nas Ferramentas de Anexo da chamada da Faixa de Opções. A partir daqui você pode agir sobre isso. Observe também que, se você receber vários arquivos, poderá salvar todos os seus anexos de uma só vez e, se não tiver certeza sobre a conveniência de abrir o anexo, poderá removê-lo, embora seja mais prudente simplesmente excluir a mensagem se voce tem duvidas.

Você também pode clicar com o botão direito do mouse em qualquer anexo de uma mensagem e usar o menu suspenso resultante para executar as mesmas ações encontradas na Faixa de Opções..

Ao lidar com anexos, existem muitas ressalvas. Anexos podem ser perigosos, como qualquer um que tenha usado e-mail nos últimos vinte anos pode atestar. Em resumo, não abra nada que não seja de alguém que você não conhece nem confie, e sempre use um scanner de vírus / malware em seu computador..

Manipulando vários arquivos ou arquivos grandes como anexos

Conversamos um pouco sobre como lidar com um ou talvez alguns anexos, mas e se você quiser anexar dezenas ou até centenas de arquivos? Ou, e se você quiser anexar um arquivo grande?

O envio de anexos grandes não é legal, especialmente se alguém receber muitos emails no processo. O problema com o envio de arquivos grandes por e-mail não é muito se o servidor de e-mail permitirá ou não anexos com um determinado tamanho. Na maior parte, você provavelmente não enviará um arquivo muito maior que um megabyte ou dois, ou pelo menos você não deveria.

No entanto, haverá momentos em que você precisa enviar algo que é um pouco pesado. Se você usa um serviço de webmail como Yahoo, Gmail ou Microsoft, eles terão limites de tamanho (25Mb, 25Mb, 20Mb, respectivamente), assim como seu ISP, por exemplo, Comcast, Time Warner, AT & T, etc. também (geralmente cerca de 10 Mb).

Na maioria dos casos, quando os arquivos são excessivamente grandes ou numerosos, nós adiamos o uso de um serviço de nuvem, que é abundante e oferece espaço livre suficiente para enviar a grande maioria dos arquivos. Freqüentemente, simplesmente carregar seus arquivos em uma unidade de nuvem e depois compartilhá-la é mais rápido e confiável do que o e-mail. Temos um manual prático que explica exatamente como enviar arquivos grandes por e-mail, caso você queira saber mais.

No que diz respeito ao envio de vários arquivos, você não deve ter um problema, desde que seja um pouco, mas quando você começa a anexar dezenas de imagens ou documentos, as coisas podem ficar um pouco estranhas. Novamente, considere usar um serviço de nuvem. Independentemente disso, sugerimos que você definitivamente zipar vários arquivos antes de enviá-los. O Windows tem suporte nativo para arquivos zip, portanto, você não precisa se preocupar com o fato de o destinatário não conseguir abri-lo.

Por favor, confira este artigo, que explica tudo o que você precisa saber sobre arquivos zipados.

Este parece ser um ótimo lugar para terminar nossa discussão sobre anexos. Eles não são um assunto complicado, mas independentemente de você usar o Outlook, o Gmail ou qualquer outro e-mail, o envio de arquivos pode exigir alguns passos extras além de simplesmente anexá-los..

Por enquanto, nós cobrimos as partes mais básicas dos poderes de e-mail do Outlook - contatos, endereçamento, composição - tudo isso, coisas bem simples. Agora, com anexos, você tem um conhecimento bastante completo das coisas simples.

Agora é hora de intensificar o nosso jogo. À medida que você usa o Outlook e acumula e-mails, precisa aprender a gerenciá-los usando ferramentas como Etapas Rápidas e regras, sobre as quais falaremos em um recurso futuro. Enquanto isso, e como sempre, encorajamos você a nos dar sua opinião em nosso fórum de discussão.