Como nunca enviar um documento novamente por fax

Máquinas de fax ainda estão circulando em escritórios ao redor do mundo. Agências do governo, advogados, médicos e outras organizações que se movem lentamente ainda precisam de fax - na melhor das hipóteses, é um mal necessário.

O fax é frequentemente visto como mais seguro que o e-mail, embora na verdade não seja. As máquinas de fax se comunicam por linhas telefônicas sem nenhuma criptografia e as máquinas de fax são frequentemente mantidas em áreas ocupadas onde os documentos podem ser facilmente capturados por qualquer pessoa..

Alternativas ao envio de fax

Existem muitas alternativas ao envio de faxes. Se você não estiver limitado por leis ou porque a pessoa do outro lado exige que você use o fax, tente uma destas alternativas:

• Documentos de email: Sim, o e-mail humilde pode substituir muitos faxes. Você provavelmente está enviando um documento digitado por fax de qualquer maneira, então por que se preocupar em usar um aparelho de fax? Anexe o arquivo a um email ou apenas inclua o texto importante em um email.
• Digitalização e email: Se você tiver um aparelho de fax que também funcione como um scanner, poderá usá-lo para digitalizar documentos em papel para o computador como arquivos PDF. Anexe os arquivos PDF a um email para enviá-los. Você pode até tentar usar seu telefone para escanear o documento - com certeza, não será da melhor qualidade, mas vimos alguns faxes de baixa qualidade.
• Upload de documentos: Algumas organizações podem permitir que você faça upload desses arquivos de documentos digitalizados na Web, em vez de simplesmente enviá-los por e-mail.
• Use o Snail Mail: O correio tradicional é uma alternativa mais lenta ao envio de fax, que é pior em muitos aspectos, mas nem sempre é ruim. Se você não tiver um aparelho de fax e o documento não for urgente, geralmente você pode enviar um documento para a maioria das organizações em vez de enviá-lo por fax. Claro, você tem que lidar com o sistema postal, mas pelo menos você não precisa enviar nada por fax.

Assine documentos sem imprimi-los

Você pode ter que assinar documentos e enviá-los para alguém, e uma vez impressos, você pode ser tentado a enviá-los por fax. Afinal, a alternativa seria imprimir o documento, assiná-lo, digitalizá-lo de volta para o seu computador e enviá-lo por e-mail. Em vez de desperdiçar seu tempo fazendo isso, você pode usar o software para aplicar sua assinatura real a um documento em seu computador. Basta capturar sua assinatura uma vez e ela será armazenada como uma imagem que você pode aplicar aos documentos. Você pode facilmente assinar documentos futuros sem imprimi-los.

Se você tiver um tablet com uma caneta, pode até usar a caneta para assinar um documento diretamente na tela.

Enviar um documento on-line por fax

Os serviços de fax online permitem que você envie um documento por fax sem precisar de uma máquina de fax própria ou até mesmo de uma linha telefônica. Você usa uma interface baseada na Web para enviar um documento e digitar o número de telefone do destinatário. O serviço em si cuida de todas as coisas de última milha, enviando seu documento por fax para o aparelho de fax remoto através de suas próprias linhas telefônicas..

Se você só precisar enviar faxes raramente, esses serviços permitirão que você envie algumas páginas aqui e ali sem gastar um centavo. Se você tiver que enviar documentos por fax com mais frequência, poderá ter que pagar alguma coisa - mas terá que pagar por um aparelho de fax e por uma linha telefônica, de qualquer forma.

Esses serviços envolvem tecnicamente o envio de fax, mas, pelo menos, eles não têm vontade de usar um aparelho de fax antigo e não exigem que você tenha um telefone fixo..

Receba um fax online

Receber um fax pode ser uma dor de cabeça se você tiver um escritório em casa. Seu aparelho de fax precisa estar ligado e escutando faxes o tempo todo. Você precisa de uma linha dedicada para receber faxes para não perder nenhum fax quando estiver no telefone. Você pode tentar pedir para as pessoas enviarem um documento por fax em um horário específico, quando você tiver certeza de que seu telefone fixo não está preso.

Em vez de lidar com todo esse absurdo, peça às pessoas que digitalizem e enviem documentos por e-mail para você. Você também pode usar outras ferramentas se não quiser confiar em e-mail - por exemplo, você poderia usar o JotForm junto com o Dropbox para criar uma página da web onde as pessoas poderiam fazer upload de arquivos PDF e elas apareceriam em uma pasta no Dropbox..

Você também pode tentar usar um serviço que forneça um número de fax dedicado e permita que você receba faxes lá. Estes geralmente custam dinheiro - afinal, o serviço de fax tem que pagar por um número de telefone fixo dedicado e monitorá-lo para você. O eFax oferece 10 páginas de entrada gratuitas por mês, embora não ofereçam páginas de saída gratuitas. O HelloFax permite enviar cinco páginas gratuitas, mas é só isso. Cada serviço de envio de fax on-line gratuito tem uma pegadinha como essa - a oferta gratuita existe para atraí-lo, enquanto você precisa pagar pelos recursos mais importantes. O envio de fax envolve interface com máquinas de fax e números de telefone fixo, e isso não é gratuito. Também é frequentemente usado para fins comerciais, e as empresas estão dispostas a gastar dinheiro com esse tipo de coisa.

O último recurso: usar uma máquina de fax real sem possuir um

Se você não deseja lidar com serviços on-line ou correio tradicional e não tem outra alternativa a não ser enviar um documento ocasional como fax, ainda existe uma alternativa para comprar sua própria máquina de fax e usar um telefone fixo. Você provavelmente pode visitar uma loja local que oferece cópias e eles permitem que você pague alguns centavos para enviar um fax. Isso não é ideal se você envia faxes com frequência, mas se você precisar enviar algo por fax uma vez por ano, isso pode ser uma boa opção..

Claro, isso ainda envolve o uso de uma máquina de fax. Algumas organizações exigem apenas faxes e você pode não se sentir à vontade para fazer o upload de documentos extremamente confidenciais para um serviço de fax baseado na Web. Não há muito o que fazer se tiver que lidar com uma organização que exige faxes.

O envio de fax ainda estará conosco por um tempo, ainda que apenas por causa de regulamentações que incentivem organizações de assistência médica e jurídicas a continuar usando o sistema de fax mais antigo em vez de alternativas modernas..

Crédito de imagem: Abhisek Sarda no Flickr, contos de um youkai errante no Flickr, AuthenticEccentric no Flickr