Como salvar emails (e outros itens) como arquivos no Microsoft Outlook

Você pode salvar seus e-mails, contatos e compromissos do Outlook como arquivos individuais. Salvar esses itens pode ajudá-lo a acessá-los mais rápida e facilmente depois. É uma maneira conveniente de fazer backup ou compartilhar determinadas mensagens ou apenas torná-las facilmente acessíveis.

Como salvar uma mensagem de email como um arquivo

Primeiro, vamos dar uma olhada em como salvar mensagens como arquivos no Outlook. Isso pode ser útil se você quiser uma cópia de backup do email em seu computador (ou copiar para outro computador) ou se quiser usar a mensagem como um modelo para futuras mensagens posteriormente.

Comece abrindo a mensagem que você deseja salvar. Na janela de e-mail, clique no menu "Arquivo" na faixa de opções.

Selecione o comando "Salvar como".

No menu "Salvar como", navegue até o local onde deseja salvar o arquivo e digite um nome para o arquivo. Por padrão, o Outlook o nomeia com a linha de assunto da mensagem, mas você pode alterá-la para o que quiser.

Você também pode salvar uma mensagem como tipos diferentes de arquivos usando o menu suspenso "Salvar como tipo". O padrão é o formato de mensagem do Outlook. Se você escolher, basta clicar duas vezes no arquivo para abri-lo novamente no Outlook. Mas existem algumas outras opções que você pode escolher também:

• Apenas texto: Quando você salva sua mensagem como um arquivo somente texto, você está apenas salvando as palavras, não qualquer formatação ou imagens.
• Modelo do Outlook: Salvar sua mensagem como um modelo do Outlook significa que você pode aplicar a formatação a futuros emails. Quando você abre o arquivo, o Outlook cria uma nova mensagem com o conteúdo do arquivo que você pode endereçar e enviar a caminho.
• HTML: Salvar sua mensagem como um documento HTML significa que você está salvando seu e-mail para ser visualizado em uma página da web. Você poderá abrir a mensagem em qualquer navegador da web.
• MHT: Um arquivo MHT é um arquivo archive de página da web. Como um arquivo HTML, ele foi projetado para ser visualizado em um navegador da web. Ao contrário de um arquivo MHT, um arquivo HTML salva todo o texto, código, imagens e outras mídias em um único arquivo.

Quando terminar, clique no botão "Salvar".

E sua mensagem agora é salva como um arquivo.

Como salvar uma mensagem de email como um PDF

Você também pode salvar seu e-mail como PDF usando a impressora PDF integrada do Microsoft Office. Salvar como PDF é uma ótima maneira de salvar uma cópia de backup de uma mensagem que você poderá ler com toda a formatação adequada..

Na janela de mensagens, clique no menu "Arquivo" na Faixa de Opções.

Clique no comando "Imprimir".

Clique no menu suspenso "Impressora" e escolha a opção "Microsoft Print to PDF".

Observe que, se você tiver outro aplicativo de criação de PDF instalado em seu computador (ou se estiver usando o macOS), as opções aqui podem ser diferentes. Por exemplo, se você tiver o Adobe instalado, provavelmente verá uma opção “Adobe PDF”. Isso vai funcionar tão bem.

Em seguida, clique no botão "Imprimir".

Na janela “Salvar PDF como” que é aberta, selecione onde deseja salvar seu PDF, digite um nome de arquivo e clique no botão “Salvar”..

Você salvou seu e-mail como PDF.

E observe que, como você está imprimindo apenas em um mecanismo de processamento de PDF, esse mesmo truque funciona exatamente da mesma maneira para salvar qualquer item no Outlook (contatos, compromissos e assim por diante) em PDF..

Como salvar um contato como um arquivo

Você também pode salvar contatos como arquivos usando o Outlook. Funciona quase da mesma forma que salvar mensagens e pode ser útil para fazer o backup de contatos individuais ou movê-los para um novo computador. Os contatos também são salvos como arquivos Vcard (CVF) - um formato usado por muitos outros aplicativos que funcionam com contatos. Isso também facilita a transferência de um contato para outro aplicativo ou o envio de informações de um contato para outra pessoa, para que ele possa ser importado para qualquer aplicativo que ele use.

Na janela de contato, clique em "Arquivo" na faixa de opções principal.

Clique no comando "Salvar como".

Na janela "Salvar como", navegue até o local onde deseja salvar o arquivo de contato e altere o nome se quiser.

Assim como com as mensagens, você pode escolher alguns formatos de arquivo diferentes aqui no menu suspenso "Salvar como tipo":

• Apenas texto: Quando você salva seu contato como um arquivo somente texto, você está salvando as palavras, não qualquer formatação ou imagens.
• Formato de texto rico: Salvar seu contato como um arquivo Rich Text significa que você pode salvar vários tipos diferentes de formatação, como negrito e itálico, junto com imagens, em seu arquivo. Este formato pode ser útil se você tiver uma foto com seu cartão de contato.
• Formato de mensagem do Outlook: Quando você salva seu contato no formato de mensagem do Outlook, você pode abri-lo no Outlook (mesmo em outro computador) e ele funcionará como qualquer outro contato do Outlook. Mas então, ele se comportará da mesma maneira se você salvá-lo no formato VCF padrão, então não há muita vantagem aqui.

Quando terminar, clique no botão "Salvar".

Você salvou seu contato como um arquivo.

Como salvar um compromisso (ou seu calendário inteiro) como um arquivo

E assim como com outros itens do Outlook, você também pode salvar seus compromissos como arquivos. Embora não seja tão útil fazer backup de cópias salvas de compromissos individuais, o Outlook oferece suporte ao padrão vCalendar, o que significa que você pode salvar um compromisso, enviá-lo para outra pessoa e importá-lo para outro aplicativo compatível..

Abra o compromisso que você deseja salvar. Na janela de compromissos, clique no menu "Arquivo" na Faixa de Opções.

Clique no comando "Salvar como".

Navegue até onde deseja salvar o arquivo de compromisso e, em seguida, nomeie-o.

Assim como com mensagens e contatos, você pode escolher alguns formatos de arquivo diferentes aqui no menu suspenso "Salvar como tipo":

• Apenas texto: Quando você salva seu compromisso como um arquivo somente texto, você está apenas salvando as palavras, não qualquer formatação ou imagens.
• Modelo do Outlook: Salvar seu compromisso como um modelo do Outlook significa que você pode aplicar a formatação a futuros calendários ou compromissos do calendário.
• Formato de mensagem do Outlook: Quando você salva seu compromisso no formato de mensagem do Outlook, você pode abri-lo no Outlook novamente, mesmo em outro computador.
• HTML: Salvar sua mensagem como um documento HTML significa que você está salvando seu compromisso para ser exibido em uma página da Web.
• MHT: Um arquivo MHT é um arquivo archive de página da web. Como um arquivo HTML, ele foi projetado para ser visualizado em um navegador da web. Ao contrário de um arquivo MHT, um arquivo HTML salva todo o texto, código, imagens e outras mídias em um único arquivo.
• Formato iCalendar: O iCalendar é outro padrão de calendário que permite transferir informações de calendário para diferentes aplicativos de calendário.

Selecione se você deseja salvar um único compromisso ou todo o seu calendário. Salvar seu calendário inteiro salvará todos os dados em seu calendário atual do Outlook.

Quando terminar, clique no botão "Salvar".

E agora você salvou seu compromisso ou calendário.