Como configurar uma resposta fora do escritório no Outlook para Windows
Quando você souber que ficará fora do escritório por alguns dias, poderá configurar o Assistente de Ausência Temporária para responder automaticamente, permitindo que as pessoas saibam que você está aproveitando suas férias enquanto elas estão presas no trabalho.
Para criar uma resposta de ausência temporária no Outlook, criaremos um modelo de email com a mensagem que queremos usar e, em seguida, criaremos uma regra que enviará uma resposta com essa mensagem para todos os emails que recebermos durante um período específico.
NOTA: O Outlook deve estar aberto para que a regra seja executada e a resposta fora do escritório seja enviada. Portanto, certifique-se de deixar o computador ligado e o Outlook em execução enquanto estiver fora do escritório.
Etapa 1: criar um modelo de mensagem
Para criar um modelo de mensagem no Outlook, verifique se a guia "Página inicial" está ativa e clique no botão "Novo e-mail" na seção Nova.
Digite a mensagem que você deseja enviar como uma resposta automática na caixa de mensagem. Não insira um endereço de e-mail ou um assunto. Em seguida, clique na guia "Arquivo".
Clique em "Salvar como" na lista de opções no lado esquerdo da tela do backstage.
Na caixa de diálogo Salvar como, selecione “Modelo do Outlook (* .oft)” no menu suspenso “Salvar como tipo”..
Você é levado para a pasta de modelos do usuário. Digite um nome para o modelo na caixa "Nome do arquivo", mantendo a extensão ".oft" e clique em "Salvar".
Se você deseja copiar o modelo de e-mail de resposta de ausência do escritório para outro computador ou fazer o backup, o caminho completo para a pasta de modelos do usuário é C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Substituir com o seu nome de usuário do Windows.
Feche a janela da mensagem clicando no botão "X" no canto superior direito.
Uma caixa de diálogo é exibida perguntando se você deseja salvar um rascunho da mensagem. Você não precisa porque você salvou como um modelo, mas você pode, se você quiser. Clique em "Sim" se você quiser salvar o rascunho, ou "Não" se você não quiser.
Etapa 2: Criar uma regra para responder automaticamente a novas mensagens de email
Agora que temos nosso modelo de e-mail de resposta de ausência temporária, criaremos uma regra para usar esse modelo para responder a todas as mensagens recebidas durante um período específico. Certifique-se de que a guia "Home" esteja ativa.
Na seção Mover, clique no botão "Regras" e selecione "Gerenciar regras e alertas" na lista suspensa.
Você também pode clicar na guia "Arquivo" para acessar a tela do backstage. Verifique se a tela "Informações" está ativa (clique em "Informações" à esquerda, se necessário) e clique no botão "Gerenciar regras e alertas".
Na caixa de diálogo Regras e alertas, verifique se o endereço de e-mail para o qual você deseja aplicar essa regra está selecionado na lista suspensa "Aplicar alterações a esta pasta". Se você quiser que essa regra se aplique a todas as suas contas no Outlook, mostraremos como fazer isso posteriormente neste artigo. Clique na guia "Regras de e-mail", se ainda não estiver ativa, e clique no botão "Nova regra".
Na primeira tela da caixa de diálogo do Assistente de regras, clique em “Aplicar regra às mensagens que recebo” na seção “Iniciar de uma regra em branco”. A opção é adicionada à caixa “Etapa 2: Editar a descrição da regra (clique em um valor sublinhado)”. Não há nada para editar nesta parte da regra, então clique no botão "Next" para continuar.
A segunda tela na caixa de diálogo Assistente de regras permite selecionar as condições para verificar quando você recebe emails. Para que sua resposta fora do escritório seja enviada durante um período específico, marque a caixa "Recebido em uma data específica" na caixa "Etapa 1: Selecionar condições". A condição é adicionada à caixa "Etapa 2: editar a descrição da regra (clique em um valor sublinhado)" como antes, mas, desta vez, há parte da descrição a ser editada. Para adicionar um período, clique no link "em um período específico" na caixa Etapa 2.
Na caixa de diálogo Data de recebimento, marque a caixa “Depois”, clique na lista suspensa e clique na data após a qual você deseja enviar a resposta automática de ausência do escritório. Por exemplo, se você quiser que sua resposta de ausência temporária comece a ser enviada em 8 de fevereiro, selecione 7 de fevereiro para a data posterior..
Em seguida, marque a caixa “Antes”, selecione uma data na lista suspensa de data à direita da caixa de seleção Antes. A data que você seleciona deve ser o dia depois que você deseja que a resposta de ausência do escritório deixe de ser enviada. Por exemplo, se você quiser que 15 de fevereiro seja o último dia em que sua resposta de ausência do escritório seja enviada, selecione 16 de fevereiro como a data anterior..
As datas selecionadas são adicionadas à condição na caixa Etapa 2. Clique no botão "Avançar" na caixa de diálogo Assistente de regras para continuar.
Na terceira tela da caixa de diálogo Assistente de regras, você escolhe o que deseja fazer com os e-mails recebidos durante o período. Queremos responder a todos os e-mails usando o modelo que criamos na primeira seção, portanto, marcamos a caixa "responder usando um modelo específico" na caixa "Etapa 1: Selecionar ação (s)". Para selecionar o modelo que criamos, clique no link "um modelo específico" na caixa "Etapa 2: editar a descrição da regra (clique em um valor sublinhado)".
Na caixa de diálogo Selecionar um modelo de resposta, selecione "Modelos do usuário no sistema de arquivos" no menu suspenso "Examinar".
Selecione o template que você criou (no nosso caso, o modelo “Out of Office Reply”) e clique no botão “Open”.
O caminho completo para o modelo selecionado é adicionado à ação selecionada. Clique no próximo botão para continuar.
Na quarta tela do Assistente de regras, você pode selecionar as exceções que deseja aplicar à regra, como, por exemplo, excluir determinadas pessoas ou grupos (“exceto se de pessoas ou grupo público”). Não vamos adicionar exceções à nossa regra, então clique no botão "Avançar" para continuar.
Digite um nome para a regra na caixa "Etapa 1: Especifique um nome para esta regra". A caixa "Ativar esta regra" é marcada por padrão, portanto, a regra será ativada automaticamente. Não se preocupe, no entanto. Não será executado até depois da data posterior que você especificou.
Não queremos executar a regra das mensagens que já estão na nossa caixa de entrada, portanto, deixe a caixa "Executar esta regra agora em mensagens já na Caixa de entrada" desmarcada. Se você deseja executar essa regra em todas as suas contas de e-mail no Outlook, marque a caixa "Criar esta regra em todas as contas". Clique no botão "Finish".
A regra é adicionada à lista. Clique em "OK" para fechar a caixa de diálogo Regras e alertas..
Agora, quando alguém lhe enviar um e-mail durante a data especificada, eles receberão automaticamente a mensagem no modelo de e-mail que você criou.
Mesmo que o remetente receba uma resposta automática dizendo que você está fora do escritório, você ainda recebe o e-mail com um ícone indicando que uma resposta automática foi enviada. No entanto, você pode se sentir justificado em ignorá-lo até você voltar.
Depois que o período da regra for aprovado, a regra não será aplicada aos e-mails recebidos. No entanto, você ainda pode desativar a regra. Para fazer isso, abra a caixa de diálogo Regras e alertas novamente, conforme descrito anteriormente, e desmarque a caixa à esquerda da regra na lista. Clique em "OK" para fechar a caixa de diálogo.
Quando você usa essa regra para enviar uma resposta de ausência automática, a resposta é enviada uma vez para cada remetente durante uma única sessão do Outlook. Uma sessão é quando você abre o Outlook até sair do aplicativo. Isso evita que respostas duplicadas sejam enviadas ao mesmo remetente que envia várias mensagens. O Outlook rastreia quem recebeu uma resposta automática durante cada sessão, mas essa lista é redefinida quando você sai do Outlook. Portanto, deixe o Outlook aberto (não saia e reabra) para que a regra seja executada e a resposta automática de ausência do escritório seja enviada para todos que enviam e-mails para você e para que os remetentes não recebam várias respostas fora do escritório.
