Como usar a limpeza da caixa de correio para limpar suas pastas de lixo do Outlook

Limpeza de caixa de correio no Outlook é um conjunto de ferramentas projetado para se livrar do lixo de sua caixa de correio. Você pode usá-lo para revisar o tamanho da sua caixa de correio, limpar itens automaticamente por tamanho e data e executar algumas outras funções. Vamos passar por eles e dar uma olhada.

Primeiro, você precisa abrir a ferramenta. Vá para Arquivo> Ferramentas e clique em Limpeza da Caixa de Correio.

Existem algumas ferramentas disponíveis e começaremos analisando a quantidade de dados em sua caixa de correio.

Revise o tamanho da sua caixa de correio

Sua caixa de correio do Outlook é composta de pastas - Caixa de Entrada, Itens Enviados, Arquivo e assim por diante - e saber o tamanho das pastas ajuda a ver onde estão todos os seus e-mails. Para descobrir, clique em "Exibir tamanho da caixa de correio".

Isso abre a janela Tamanho da pasta, que mostra o tamanho de cada pasta. Por padrão, ele é aberto na guia Dados locais. Dados locais são os dados armazenados em seu computador em seus arquivos .pst e.ost.

As colunas mostram o nome, o tamanho e o tamanho total da pasta (que é o tamanho, incluindo todas as subpastas). A melhor parte dessa visão é que ela mostra pastas que você normalmente não considera, como o calendário. Se você tem vários anos de compromissos e solicitações de reuniões, você pode facilmente ter um pedaço decente de kilobytes no calendário que pode ser limpo excluindo eventos antigos.

Se você quiser ver o tamanho das pastas no servidor de e-mail, clique na guia "Dados do servidor". Na primeira vez que você abrir essa guia, poderá demorar um pouco para que os dados sejam preenchidos. Isso ocorre porque o Outlook está entrando em contato com o servidor Exchange, solicitando os dados em seus arquivos (que são calculados rapidamente) e, em seguida, baixando e exibindo os resultados..

Toda vez que você abrir essa guia, a recuperação de dados será muito mais rápida, pois o Exchange só precisa executar uma análise de diferenças e a maioria das pastas não altera muito o tamanho. Depois que a guia for carregada, você verá os tamanhos das pastas no servidor Exchange. Isso pode não ser o mesmo que o tamanho na guia Dados locais porque o Outlook não necessariamente baixa todas as mensagens para o seu computador.

Por exemplo, na minha guia Dados locais, o Tamanho total da pasta Arquivo é 116805 kb, mas na guia Dados do servidor, o Tamanho total é 363399 kb, uma diferença de 246594 kb (265 MB). Isso é um monte de e-mail não visível nos dados locais. O que está acontecendo?

Por padrão, o Outlook mantém apenas uma certa quantidade de email em seu cliente local para garantir que seu email não ocupe muito espaço. Em computadores com um disco rígido maior do que 64GB (que é a maioria deles hoje em dia), o Outlook manterá apenas emails do ano passado no seu computador. Os e-mails mais antigos são mantidos no servidor de e-mail e você pode acessá-los. Você pode baixar os e-mails mais antigos e alterar esse padrão, se quiser. Tenha em mente que você pode alterar o padrão para que ele seja baixado Menos e-mail também, por isso, se você está lutando por espaço, você pode querer alterar o padrão de 1 ano para 6 meses (ou menos).

(Nota: Isso afeta apenas as contas que usam um servidor Microsoft Exchange, como Hotmail, Live.com, O365 e algumas contas corporativas. Se você estiver usando o Outlook para baixar e-mails de outros provedores como Google ou Yahoo, essa configuração será ignorada e email é baixado.)

Agora que você sabe quantos dados suas pastas contêm, você pode priorizar quais dados você limpa.

Procurando por mensagens antigas ou grandes

Se você tiver um e-mail em várias pastas diferentes, poderá pesquisar em toda a caixa de correio por e-mails maiores ou mais antigos.

Isso é muito útil se você deseja encontrar e-mails com anexos grandes que você pode excluir ou mover do Outlook para um disco rígido ou serviço de nuvem. Por exemplo, se você quiser encontrar todos os e-mails com mais de 5 MB, você pode alterar o campo "Encontrar itens maiores que" para 5000 kb e, em seguida, clicar no botão "Localizar".

O painel de pesquisa padrão do Outlook retorna com uma lista de e-mails com pelo menos 5 MB.

Esses resultados só retornam e-mails, mas você pode alterar o campo "Look" para qualquer tipo específico de arquivo se quiser converter uma rede mais ampla.

Nos resultados da pesquisa, você pode abrir cada um dos emails e excluí-los ou remover os anexos. Não esqueça de salvar os anexos antes de excluí-los ou removê-los se precisar salvá-los.

Iniciando um AutoArquivar

Você pode definir parâmetros de autoarquivo para cada pasta individual no Outlook, algo que abordamos anteriormente como parte de uma visão mais ampla de como manter o Outlook funcionando sem problemas. Se você tiver configurado regras de autoarquivo, poderá iniciá-las na Limpeza da Caixa de Correio clicando no botão "AutoArquivar".

Esse processo percorre todas as pastas no Outlook e aplica as regras de arquivamento automático que você configurou. Se você não configurou nenhum, então você pode estar preocupado em apertar este botão por acidente, mas não se preocupe - a regra de autoarquivo padrão é não fazer nada.

Visualizar e esvaziar os itens excluídos

Se você gosta de “apagar soft” seu e-mail, movendo-os para a pasta Itens Excluídos e você raramente esvaziá-lo, esta opção é para você.

NotaAlgumas pessoas gostam de usar sua pasta Deleted Items como uma espécie de arquivo, jogando coisas lá e nunca esvaziando a pasta. Isso não é uma boa idéia, porque há muitas maneiras de esvaziar a pasta Itens Excluídos com muita facilidade. Em vez disso, se você precisar manter uma mensagem, configure um arquivo!

Clique em "Visualizar o tamanho dos itens excluídos" para ver quanto espaço seus itens excluídos estão ocupando, depois respire fundo e clique em "Esvaziar".

Isso excluirá todos os itens da pasta Itens Excluídos. Se isso te assustar, então, por todos os meios, reserve um momento para mover qualquer e-mail importante para o seu Arquivo primeiro, mas você deve esvaziar seus itens excluídos regularmente e não use-o como um arquivo.

Ver e Excluir Mensagens de Conflito

A opção final na limpeza da caixa de correio é excluir mensagens de conflito. Estes são e-mails que o Outlook acha que entram em conflito com um e-mail existente porque eles têm as mesmas informações de cabeçalho. Normalmente, isso ocorre devido a problemas de sincronização temporários com o servidor Exchange, e você deve conseguir excluir esses e-mails sem problemas. Para ver se você recebeu algum e-mail na pasta Conflito, clique no botão Exibir tamanho de conflito para ver uma versão filtrada da janela Tamanhos de pasta..

Se houver algum email lá, feche a janela Folder Size e clique no botão “Delete” na janela Mailbox Cleanup.

Essa é a ferramenta de limpeza da caixa de correio. Não é particularmente chamativo, mas é eficaz e útil.