Como usar regras para gerenciar seu e-mail do Outlook.com

Se você é um usuário do Outlook.com, pode estar interessado em saber que configurar regras para gerenciar seus e-mails recebidos e enviados pode tornar sua vida muito mais simples.

Quais são as regras?

Em sua forma mais simples, as regras do Outlook são ações que sua conta de email executará automaticamente com base nas diretrizes especificadas. Existem duas categorias principais de regras que você pode criar. Estas são regras organizacionais e regras baseadas em notificações. Essas regras não serão retroativas, o que significa que elas se aplicarão somente a mensagens não lidas.

1. Organize seus e-mails - Essas regras se concentram em arquivar e organizar mensagens com base em remetentes, palavras-chave de assunto e pastas em sua conta do Outlook. Estes são úteis para colocar e-mails em pastas ou categorias relevantes.
2. Manter atualizado - essas regras enviarão notificações com base nas mensagens recebidas. Isso é útil se você quiser receber notificações de novos e-mails em seus dispositivos móveis.

Criando Novas Regras no Outlook.com

Uma vez conectado à sua conta de e-mail do Outlook.com, clique no botão "Configurações" e, em seguida, na opção "Gerenciar regras" para criar uma nova regra..

Agora, clique no botão "Novo" para criar sua primeira regra. Como você pode ver, existem duas seções principais. À esquerda, você atribuirá uma condição ou várias condições para identificar os e-mails aos quais sua nova regra será aplicada. O lado direito é onde você definirá qual ação o Outlook executará com seus e-mails.

Para este exemplo, escolheremos duas das nove condições que o email deve atender, bem como duas das oito ações.

ACÇÕES DE CONDIÇÕES

Primeiro, clicaremos no link de condições para adicionar uma segunda condição. Vamos dizer que qualquer e-mail de “[email protected]” que tenha a palavra “apple” na linha de assunto deve ser enviado para uma pasta chamada “Apple Emails” e deve ser categorizado como “IMPORTANTE !!!”

Faça isso editando sua regra até que as duas seções pareçam as imagens abaixo.

Por fim, clique em "Criar regra" e deixe-a entrar em vigor. A partir de agora, todos os emails de [email protected] que tiverem a palavra apple neles serão classificados como importantes e movidos para a sua pasta “Apple Emails”.

Se você quiser editar qualquer uma das regras criadas anteriormente, tudo o que você precisa fazer é clicar na regra e editá-la na janela que aparece. Para excluir uma regra, basta clicar na pequena lixeira ao lado da regra.

Criar regras a partir de mensagens de email

A página "Gerenciar regras" não é a única maneira de criar regras para seus e-mails. Como alternativa, se você quiser criar uma regra com base em um e-mail recebido, basta encontrá-lo na Caixa de entrada e clicar com o botão direito do mouse nele. Em seguida, selecione a opção "Criar regra".

Como alternativa, você pode clicar no e-mail para abri-lo e criar uma regra selecionando a opção no "Menu estendido".

Depois de ter feito isso, você verá uma janela pop-up como mostrada abaixo, na qual você pode personalizar a regra conforme necessário.

Organizando suas regras

É importante lembrar que o Outlook.com selecionará automaticamente as regras definidas e implementadas com base na ordem em que aparecem na sua lista de regras. É por isso que é importante organizar suas regras por ordem de importância. Basta clicar nas setas para cima e para baixo ao lado das regras para colocá-las em ordem, conforme necessário.

Limites de regras

Agora que você sabe como criar e organizar suas regras, você precisa saber que também há algumas limitações às regras no Outlook Web App. Há um limite de quantas regras você pode criar. Por algum motivo, você só recebe 64 KB para as regras do Outlook.com. Não há uma resposta definitiva sobre quantas regras você pode criar, pois o tamanho das regras varia de acordo com o tamanho da regra e quantas condições e ações você definiu. Quando você atingir seu limite, o Outlook.com informará que você não pode criar mais regras. É nesse momento que você precisará consolidar regras ou excluir regras antigas que não são mais necessárias.

Além do limite da quantidade de regras que você tem permissão para criar, se você também usar o aplicativo da área de trabalho do Microsoft Outlook com regras, poderá receber um aviso de que suas regras entram em conflito com as do aplicativo da área de trabalho. Você precisará verificar novamente se pode desabilitar as regras conflitantes ou excluí-las, se necessário.

Parabéns, agora você sabe praticamente tudo que precisa saber sobre como criar, manipular e usar regras no Microsoft Outlook Web App. Divirta-se gerenciando sua comunicação digital com facilidade no Outlook.com.